Verslo kelionių išlaidos ir dienpinigiai: ką Estijos įmonė gali apmokėti neapmokestinant

Kelionės yra viena iš nedaugelio sričių, kuriose Estijos įmonė gali be jokių mokesčių padengti savininko asmenines išlaidas, įskaitant maitinimą, todėl steigėjai apie tai taip dažnai klausia. Taisyklės yra trumpos ir nustatytos Pajamų mokesčio įstatyme bei Vyriausybės nutarime Nr. 110 dėl tarnybinių komandiruočių. Jose nurodyta, kas yra verslo kelionė, kiek galima neapmokestinant mokėti dienpinigių ir kurios verslo kelionės išlaidos atlyginamos pagal dokumentus.

Mūsų praktikoje taisyklės retai būna problema. Problema kyla pačioje kelionėje: viskas apmokama įmonės kortele, kvitai neišsaugomi, o kliento vakarienė tame pačiame išraše yra šalia šeimos pietų. Tuomet buhalteris gauna krūvą kortelės mokėjimų, už kurių nėra sprendimo dėl kelionės. Šiame vadove paaiškinama, kurias verslo kelionės išlaidas Estijos OÜ gali apmokėti neapmokestinant, kas tampa apmokestinama nauda ir kaip taisyklės taikomos užsienyje gyvenančiam valdybos nariui. Pabaigoje pateikiama tvarka, padedanti palaikyti apskaitos tvarką, kad EMTA klausimas nieko nepakeistų.

Kas Estijoje laikoma verslo kelione

Verslo kelionė prasideda iš jūsų įprastos darbo vietos, todėl pirmiausia reikia ją nustatyti. Darbuotojo darbo vieta yra nurodyta darbo sutartyje ir turi būti sutarta bent miesto ar savivaldybės lygmeniu. Taline esanti įmonė, siunčianti darbuotoją į Tartu ar Berlyną, siunčia jį į verslo kelionę. Darbuotojas, kurio sutartyje darbo vieta nurodyta „Estija“, negali būti verslo kelionėje šalies viduje, tik užsienyje. Kelionės tarp namų ir įprastos darbo vietos niekada nėra verslo kelionės.

Tos pačios taisyklės ir mokesčių limitai taikomi valdybos (juhatus) nariams. Kad įmonė galėtų padengti valdybos nario keliones, jam nereikia darbo sutarties, atlygio už valdybos nario pareigas ar darbo užmokesčio. EMTA gairėse dėl verslo kelionių nurodyta, kad neapmokestinami limitai taikomi neatsižvelgiant į tai, ar asmuo gauna atlygį. Vienintelis skirtumas tas, kad valdybos narys neturi įstatyminės teisės reikalauti dienpinigių, todėl sprendimas, ar įmonė juos mokės, priklauso nuo susitarimo. Steigėjui, valdančiam savo OÜ, tai reiškia, kad įmonė gali apmokėti jo keliones, net jei niekada nemokėjo atlygio valdybos nariui ar ko nors kito.

Rašytinis sprendimas, nuo kurio priklauso viskas

Prieš kelionę įmonė priima rašytinį sprendimą, kuriame nurodo, kas keliauja, kur, kiek laiko, kokiu tikslu, kurios išlaidos bus kompensuojamos ir kokio dydžio dienpinigiai mokami. Oficialios formos nėra; pakanka vieno puslapio, datuoto ir įmonės vardu valdybos nario pasirašyto dokumento. Vieno asmens įmonėje valdybos narys pasirašo sprendimą dėl savo kelionės – pirmą kartą tai gali atrodyti keista, tačiau tai visiškai įprasta.

Sprendimas yra pirmas dokumentas, kurio ieško buhalteris ar mokesčių inspektorius. EMTA pozicija aiški: be rašytinio sprendimo arba jei paaiškėja, kad kelionė apskritai nebuvo verslo kelionė, pagal kvitus apmokėtos išlaidos apmokestinamos kaip papildoma nauda, o pinigų pervedimai asmeniui – kaip darbo užmokestis. Taip pat traktuojamos ir atostogos, pateiktos kaip verslo kelionė. Po kelionės surašytas sprendimas yra geriau nei jokio, tačiau jis turi atitikti bilietus, datas ir realų darbo tikslą, o buhalteris daug labiau pageidautų jį turėti prieš pervedant pinigus.

Neapmokestinami dienpinigiai už keliones į užsienį

Dienpinigiai skirti maitinimui ir smulkioms išlaidoms, patiriamoms ne namuose, padengti. Jie mokami už dieną be kvitų, o kelionės į užsienį metu įmonė gali juos mokėti neapmokestinant, laikydamasi šių limitų.

Įmonė gali mokėti daugiau nei limitas, tačiau perviršis apmokestinamas kaip darbo užmokestis. Limitai nustatomi teisės aktais ir kartkartėmis keičiasi; šiame vadove pateikti skaičiai galiojo paskutinio jo atnaujinimo metu. Vidaus kelionėms taikoma kita tvarka: už verslo kelionę Estijoje neapmokestinamų dienpinigių nėra, o jei įmonė juos vis tiek moka, jie apmokestinami kaip darbo užmokestis. Maitinimas vidaus kelionėje taip pat negali būti kompensuojamas neapmokestinant, net pagal kvitus. Viešbučiai, bilietai ir transportas Estijoje pagal dokumentus kompensuojami visiškai, kaip ir bet kurioje kitoje kelionėje.

Dienpinigiai ir maitinimas, kuriam jie skirti, negali būti apmokami du kartus. Jei įmonė moka dienpinigius ir dar padengia keliautojo restorano sąskaitas, restorano sąskaitos yra papildoma nauda. Į viešbučio kainą įskaičiuoti pusryčiai yra apgyvendinimo išlaidų dalis ir lieka neapmokestinami, taip pat ir į bilieto kainą įskaičiuotas maitinimas. Jei kelionės vietoje maitinimas suteikiamas nemokamai, pavyzdžiui, konferencijos organizatoriaus, įmonė gali sumažinti dienpinigius iki 70%.

Kurios kelionės išlaidos kompensuojamos neapmokestinant

Visos kitos verslo kelionės išlaidos kompensuojamos pagal dokumentą, kuriame nurodyta, kas, iš ko ir už kiek buvo nupirkta. Įstatymas šioms išlaidoms nenustato viršutinės ribos; reikalaujama tik to, kad jos būtų reikalingos kelionei.

Nuosavo automobilio naudojimas

Jei verslo kelionėje vairuojate savo automobilį, įmonė gali pasirinkti vieną iš dviejų būdų. Ji gali kompensuoti faktines kelionės išlaidas pagal dokumentus, t. y. degalus, stovėjimą, kelių mokesčius ir kelto bilietus, be viršutinės ribos, bet ne remonto ir priežiūros išlaidas. Arba ji gali mokėti bendrą kompensaciją už asmeninio automobilio naudojimą: iki €0.50 už kilometrą ir ne daugiau kaip €550 per mėnesį. Tam reikia kelionės žurnalo, kuriame būtų nurodyta kiekvienos kelionės data, maršrutas ir kilometrai. Tie patys kilometrai negali būti reikalaujami pagal abu būdus, o visa suma, viršijanti mėnesio ribą pagal antrąjį būdą, yra papildoma nauda. Valdybos nariai gali naudotis abiem būdais taip pat kaip darbuotojai.

Užsienyje gyvenantys valdybos nariai ir savininkai

Dauguma užsienio savininkams priklausančių Estijos įmonių valdomos iš savininko gyvenamosios šalies, o savininkas kelis kartus per metus atvyksta į Estiją susitikti su buhalteriu, banku ar partneriu. Ar toks vizitas yra verslo kelionė, priklauso nuo to, kur yra savininko darbo vieta, o Pajamų mokesčio įstatymas į tai atsako steigėjams netikėtu būdu.

Valdybos nario darbo vieta EMTA laiko vietą, kurioje asmuo paprastai vykdo savo pareigas. Steigėjo, kuris valdo įmonę iš Lisabonos, darbo vieta yra Lisabona, todėl kelionė į Taliną jam yra verslo kelionė į užsienį. Tuomet Pajamų mokesčio įstatymas taiko šalies, kurioje atliekamas darbas, neapmokestinamus limitus, o ne Estijos tarifą. EMTA savo paskelbtuose atsakymuose dėl verslo kelionių patvirtino, kad įmonė negali pasirinkti Estijos limitų. Skrydžiai, viešbutis ir taksi kaip įprasta visiškai kompensuojami pagal dokumentus; tik dienpinigiai nustatomi pagal gyvenamosios šalies tarifus. Kaip ta šalis apmokestina šiuos dienpinigius, yra atskiras klausimas, kurį prieš pirmą mokėjimą verta aptarti su vietos konsultantu.

Kai kuriuose e-residents skirtuose vadovuose teigiama priešingai: kad Estija yra įmonės namai ir vizitas į Taliną niekada negali būti verslo kelionė. Toks aiškinimas ignoruoja vietą, kurioje atliekamas darbas. Saugiau darbo vietą nustatyti vieną kartą, įrašyti ją į sprendimus dėl kelionių ir vienodai taikyti kiekvienai kelionei. Kur savininkas iš tiesų dirba, taip pat lemia nuolatinės buveinės klausimą, kurį aiškiname straipsnyje apie Estijos įmonės valdymą gyvenant užsienyje.

Kas nutinka pažeidus taisykles

Patikrinimo neišlaikiusios išlaidos iš apskaitos nedingsta; pasikeičia jų mokesčių kvalifikavimas. Lentelėje parodyta, ką įmonė moka už €100 kiekvienu atveju. Papildoma nauda yra brangiausia, nes pirmiausia nuo naudos skaičiuojamas pajamų mokestis, o tada socialinis mokestis skaičiuojamas nuo naudos ir pajamų mokesčio kartu.

Visa tai deklaruojama TSD už mėnesį, kurį pinigai buvo sumokėti, kiekviena suma atskirame priede, o mokestis sumokamas iki kito mėnesio tos pačios 10 dienos. Papildoma nauda ir su verslu nesusijusios išlaidos yra mokėjimai, kuriuos Pajamų mokesčio įstatymas laiko apmokestinamais paskirstymais, kaip aiškinama mūsų vadove apie pelno mokestį Estijoje. Todėl įmonė, kuri niekada nemokėjo dividendų, vis tiek gali būti skolinga mokesčių dėl prastai dokumentuotos kelionės.

Išsamus trijų dienų kelionės pavyzdys

Talino įmonės valdybos narys pirmadienį skrenda į Berlyną ir trečiadienio vakarą grįžta susitikti su klientu bei apsilankyti prekybos mugėje. Sprendimas dėl kelionės pasirašytas savaitę prieš tai, jame nurodytos datos, tikslas ir €75 dienpinigiai.

Paskutinė eilutė yra ta, kurios dauguma steigėjų nesitikėtų. Pietūs įmonei kainuoja €60 ir dar €42.31 mokesčių, nors tie patys €60 nebūtų kainavę nieko, jei valdybos narys už pietus būtų mokėjęs iš €225 dienpinigių. Sprendimas paprastas: jei maitinimas apmokamas įmonės kortele, toms dienoms sumažinkite dienpinigius ta pačia suma ir bendra suma neviršys neapmokestinamo limito. Kliento vakarienės taip išspręsti negalima, tačiau ją galima planuoti, nes mėnesį, kai mokamas atlygis valdybos nariui ar darbo užmokestis, reprezentacinių išlaidų limitas yra didesnis.

Kodėl įmonės kortelė sukelia daugiausia problemų

Mūsų praktikoje klientai, kuriems už keliones tenka mokesčių sąskaita, nėra tie, kurie neteisingai suprato dienpinigius. Tai tie, kurie visą kelionę ir dažnai likusią mėnesio dalį apmokėjo įmonės kortele ir nieko neišsaugojo. Metų pabaigoje buhalteris turi banko išrašą, pilną užsienio restoranų, parduotuvių ir viešbučių, bet neturi sprendimo dėl kelionės, kvitų ar būdo atskirti kliento vakarienę nuo šeimos atostogų. Šie mokėjimai negali būti apskaitoje registruojami kaip verslo sąnaudos. Jie tampa papildoma nauda, su verslu nesusijusiomis išlaidomis arba savininko gautina suma, o pastarasis variantas yra problemos, aprašytos mūsų vadove apie dalyvio paskolas iš Estijos įmonės, pradžia.

Tvarka, palaikanti apskaitos švarą

1. Pasirašykite sprendimą dėl kelionės prieš išvykdami arba vėliausiai tą dieną, kai užsakote bilietus, ir pateikite kopiją buhalteriui.
2. Sprendime nustatykite dienpinigius ir po kelionės išmokėkite juos vienu pervedimu; neleiskite, kad įmonės kortelė juos pakeistų.
3. Įmonės kortele mokėkite tik už viešbutį, bilietus, transportą ir kitas pirmiau pateiktoje lentelėje nurodytas išlaidas, o kiekvieną kvitą nufotografuokite tą pačią dieną. Kortelės išrašo eilutė nėra kvitas.
4. Asmenines išlaidas apmokėkite savo kortele, įskaitant maitinimą, kai mokami dienpinigiai, ir visas kartu su jumis keliaujančių asmenų išlaidas.
5. Per savaitę nuo grįžimo pateikite buhalteriui vieną išlaidų ataskaitą už kiekvieną kelionę: sprendimą, kvitus, dienpinigių apskaičiavimą ir pastabą apie visus susitikimus su klientais.

Taip sutvarkytą kelionę buhalteris užregistruos per kelias minutes, o EMTA neturės ką perkvalifikuoti.

Kelionių išlaidų tvarkymas su Eesti Firma

Verslo kelionių išlaidas verta tvarkyti tinkamai, nes tai vienas aiškiausių būdų Estijos įmonei padengti realias savininko išlaidas. Mūsų buhalteriai parengia sprendimus dėl kelionių, apskaičiuoja dienpinigius ir registruoja išlaidų ataskaitas, o viskas, kas vis dėlto nepatenka į limitus, tinkamai deklaruojama TSD. Jei tik planuojate įmonę, išlaidų tvarką nustatome kaip įmonės steigimo Estijoje dalį.

Pateikti užklausą

Dažnai užduodami klausimai