Ngân hàng đóng tài khoản công ty của bạn: Việc cần làm tiếp theo

Thông báo rằng tài khoản công ty của bạn sắp bị đóng có thể đến từ ngân hàng truyền thống hoặc nhà cung cấp dịch vụ thanh toán như Wise hoặc Revolut. Thông báo này thường đến không báo trước và không nêu rõ lý do. Nếu bạn điều hành một công ty Estonia từ nước ngoài, chẳng hạn với tư cách người có e-Residency, bạn có thể cảm thấy như doanh nghiệp đột ngột bị cắt khỏi tiền và khách hàng của mình.

Đây là tình huống phổ biến: vô số công ty trên khắp châu Âu đã trải qua và vẫn tiếp tục hoạt động. Trong đa số trường hợp, vấn đề có thể được giải quyết vì công ty có nhiều cách quản lý tài chính ngoài ngân hàng truyền thống. Hầu hết các bước dưới đây áp dụng cho mọi công ty trong EU, còn các điểm về thuế, cơ quan giám sát tài chính và ngân hàng Estonia là riêng cho Estonia.

Bình tĩnh: Tài khoản ngân hàng bị đóng không phải là dấu chấm hết cho công ty của bạn

Đừng hoảng sợ: việc đóng tài khoản chấm dứt quan hệ giữa ngân hàng với công ty của bạn, chứ không chấm dứt chính công ty. Công ty vẫn còn trong sổ đăng ký kinh doanh, các hợp đồng vẫn có hiệu lực và tiền trong tài khoản vẫn thuộc về công ty. Giữ bình tĩnh giúp bạn có thời gian hành động hợp lý thay vì vội nộp đơn ở nơi khác rồi cũng bị từ chối.

Ngân hàng và nhà cung cấp dịch vụ thanh toán thường xuyên rà soát khách hàng và đóng các tài khoản không còn phù hợp với chính sách rủi ro của họ, một thực hành thường gọi là giảm rủi ro. Theo kinh nghiệm của chúng tôi, quyết định như vậy thường liên quan đến cả một nhóm khách hàng hơn là một cá nhân.

Dùng thời hạn thông báo để bảo vệ tiền và hồ sơ của bạn

Thư đóng tài khoản nêu ngày tài khoản sẽ ngừng hoạt động. Thời hạn thông báo tùy thuộc điều khoản tài khoản, và ngân hàng Estonia thường cho hai tháng. Trong một số trường hợp, ví dụ khi khách hàng không cung cấp thông tin ngân hàng yêu cầu, tài khoản có thể bị đóng ngay. Cho đến ngày đóng, tài khoản thường hoạt động bình thường, vì vậy hãy dùng thời gian này để:

• tải sao kê cho toàn bộ thời kỳ, vì quyền truy cập trực tuyến chấm dứt cùng tài khoản và kế toán của bạn sẽ cần chúng cho báo cáo thường niên;
• mở một tài khoản khác đứng tên công ty, nếu bạn chưa có, và chuyển số dư sang đó (các phần dưới đây giúp bạn chọn nơi mở);
• gửi thông tin tài khoản mới cho khách hàng, nhà cung cấp và các nền tảng thanh toán như Stripe hoặc Amazon;
• chuyển các khoản ghi nợ trực tiếp và gói đăng ký thẻ sang tài khoản mới.

Đừng chuyển tiền của công ty vào tài khoản cá nhân, kể cả trong thời gian ngắn. Theo quy định thuế Estonia, tiền chuyển từ công ty cho chủ sở hữu mà không có căn cứ pháp lý có thể bị coi là phân phối lợi nhuận ngầm và bị đánh thuế.

Vì sao ngân hàng đóng tài khoản doanh nghiệp của bạn?

Bạn có thể hỏi ngân hàng về lý do, nhưng hãy chờ đợi câu trả lời ngắn gọn và chung chung: ngân hàng thường viện dẫn chính sách rủi ro và không phải lúc nào cũng được phép nói thêm theo quy định chống rửa tiền. Tại Estonia, bạn cũng có thể khiếu nại với ngân hàng rồi tới Finantsinspektsioon, cơ quan giám sát tài chính, nhưng cơ quan này không giải quyết tranh chấp cá nhân, nên bạn nên dành thời gian mở tài khoản mới.

Kể cả không có giải thích, bạn thường có thể tự thu hẹp nguyên nhân. Điều này quan trọng vì nếu nguyên nhân nằm ở công ty của bạn, vấn đề tương tự có thể theo bạn đến nhà cung cấp tiếp theo. Phần lớn các trường hợp đóng tài khoản chúng tôi thấy thuộc một trong bốn nhóm.

Lĩnh vực của bạn không còn phù hợp với mức độ chấp nhận rủi ro của ngân hàng

Mỗi ngân hàng đặt ra mức độ chấp nhận rủi ro, tức các loại rủi ro họ sẵn sàng chấp nhận, và rà soát thường xuyên. Khi ngân hàng thận trọng hơn, họ có thể ngừng phục vụ toàn bộ lĩnh vực như crypto, cờ bạc, dịch vụ thanh toán hoặc một số loại hình thương mại trực tuyến, và đóng tài khoản của mọi công ty trong các lĩnh vực đó.

Ngân hàng ngừng phục vụ khách hàng từ một số quốc gia nhất định

Ngân hàng cũng có thể ngừng phục vụ các công ty có chủ sở hữu hoặc thành viên ban quản lý là công dân hoặc người cư trú của một số quốc gia, do lệnh trừng phạt, đánh giá rủi ro riêng hoặc yêu cầu từ các ngân hàng đối tác ở nước ngoài. Cùng với việc rà soát theo lĩnh vực, đây là lý do phổ biến nhất đằng sau các trường hợp đóng tài khoản mà khách hàng của chúng tôi gặp phải.

Thông tin của bạn không khớp với những gì ngân hàng thấy

Hãy so sánh những gì bạn đã nói với ngân hàng khi mở tài khoản, như hoạt động dự kiến, doanh thu, quốc gia và khách hàng, với cách tài khoản thực tế được sử dụng. Nếu bạn nói công ty sẽ bán phần mềm tại EU nhưng các khoản thanh toán lại bắt đầu đến từ một châu lục khác cho hàng hóa khác, ngân hàng sẽ thấy thay đổi không được giải thích và rủi ro cao hơn. Điều tương tự áp dụng khi thông tin không đầy đủ ngay từ đầu, hoặc khi thông tin công ty trong sổ đăng ký kinh doanh, chẳng hạn chủ sở hữu hưởng lợi, khác với hồ sơ của ngân hàng.

Giao dịch và đối tác của bạn làm phát sinh câu hỏi

Cuối cùng, hãy xem ai gửi tiền cho công ty và ai nhận tiền từ công ty. Chỉ một khoản thanh toán liên quan đến cá nhân hoặc công ty mà ngân hàng coi là rủi ro cao cũng có thể đủ để ngân hàng chấm dứt quan hệ, ví dụ khi đối tác liên quan đến lệnh trừng phạt hoặc hoạt động trong lĩnh vực ngân hàng không phục vụ. Bạn có thể không biết mọi thứ về đối tác, nhưng ngân hàng sàng lọc mọi khoản thanh toán.

Mở tài khoản mới ở đâu sau khi bị đóng?

Một công ty Estonia không cần dùng ngân hàng Estonia. Ngoài ngân hàng, công ty có thể sử dụng nhà cung cấp dịch vụ thanh toán, tức tổ chức thanh toán và tổ chức tiền điện tử (EMIs). Đây là các công ty được cấp phép, tách biệt tiền của khách hàng khỏi tiền của chính họ, cấp cho công ty IBAN riêng và thực hiện chuyển tiền, nhưng không thể nhận tiền gửi như ngân hàng. Mở tài khoản với nhà cung cấp dịch vụ thanh toán thường mất từ vài ngày đến hai tuần, và trên thực tế lựa chọn gồm ba hướng.

Ngân hàng Estonia khá thận trọng với các công ty có chủ sở hữu và thành viên ban quản lý sống ở nước ngoài, nên với phần lớn nhà sáng lập nước ngoài, đây hiếm khi là hướng dễ nhất. Bài viết của chúng tôi về mở tài khoản tại ngân hàng Estonia giải thích những gì họ kiểm tra.

Nhà cung cấp đại chúng là nơi phần lớn nhà sáng lập bắt đầu. Quy trình tiếp nhận của họ nhanh vì phần lớn tự động hóa, nhưng chính sự tự động hóa đó áp dụng các giới hạn cố định: một số lĩnh vực và một số quốc gia về quốc tịch hoặc nơi cư trú bị từ chối ngay từ đầu, với ít cơ hội giải thích. Hướng dẫn của chúng tôi về mở tài khoản doanh nghiệp cho công ty Estonia ở đâu so sánh các đơn vị này, và chúng tôi có các bài đánh giá riêng về Wise và Revolut Business.

Các nhà cung cấp có tiếp nhận cá nhân, như Bilderlings, phù hợp với những công ty không qua được các bộ lọc tự động đó, vì một người thực sẽ rà soát hồ sơ và có thể nghe giải thích của bạn. Đổi lại là giá: phí của họ thường cao hơn ngân hàng hoặc nhà cung cấp đại chúng.

Khi tài khoản mới hoạt động, hãy cân nhắc một tài khoản thứ hai tại nhà cung cấp khác. Tài khoản dự phòng ít tốn kém và giúp việc rà soát tại một nhà cung cấp không làm ngừng toàn bộ thanh toán của bạn.

Cách chuẩn bị cho nhà cung cấp mới

Hãy bắt đầu từ những gì bạn đã xác định về lý do đóng tài khoản, và xử lý hàng tương ứng trong bảng lý do. Trên hết, hãy bảo đảm đơn đăng ký, website và hợp đồng của bạn mô tả cùng một doanh nghiệp.

Hãy trả lời trung thực mọi câu hỏi trong đơn, vì bất kỳ sai khác nào cũng có thể lộ ra sau này và gây rắc rối hơn nhiều so với một câu trả lời khó xử lúc này. Đồng thời, chỉ trả lời đúng những gì được hỏi. Thông tin thêm hiếm khi giúp ích cho đơn đăng ký và thường làm phát sinh câu hỏi mới. Theo kinh nghiệm của chúng tôi, nhà cung cấp mới hiếm khi hỏi về việc đóng tài khoản trước đó, nhưng nếu họ hỏi, hãy nói rõ chuyện đã xảy ra và điều gì đã thay đổi kể từ đó.

Hãy sẵn sàng cho các yêu cầu bổ sung, vốn là phần bình thường của quá trình kiểm tra chứ không phải dấu hiệu bị từ chối. Nhà cung cấp thường yêu cầu:

• sao kê từ các tài khoản khác của công ty, ví dụ trong năm vừa qua;
• thông tin chi tiết về các đối tác chính: họ là ai và vì sao bạn làm việc với họ;
• hóa đơn mẫu cho hoạt động bán hàng và mua hàng, cùng hợp đồng với khách hàng hoặc nhà cung cấp chủ chốt;
• bằng chứng về nguồn tiền, tức tiền đến từ đâu, khi dự kiến có khoản tiền lớn.

Bài viết của chúng tôi về vì sao mọi người đều lưu hồ sơ KYC về bạn giải thích lý do mọi nhà cung cấp đều lặp lại các kiểm tra biết khách hàng (KYC) này.

Xin ý kiến thứ hai trước khi nộp đơn lại

Nếu bạn không thể xác định lý do tài khoản bị đóng, hoặc không chắc cách trình bày doanh nghiệp với nhà cung cấp mới, bạn nên trao đổi trước. Tránh bị từ chối dễ hơn khắc phục sau đó. Hãy viết cho chúng tôi mô tả ngắn về tình huống của bạn và, nếu có, thư của ngân hàng; chúng tôi sẽ cùng bạn xem xét.

Gửi yêu cầu

Câu hỏi thường gặp