Työmatkakulut ja päiväraha: mitä virolainen yritys voi maksaa verovapaasti

Matkustaminen on yksi harvoista alueista, joilla virolainen yritys voi kattaa omistajansa henkilökohtaiset kulut, ateriat mukaan lukien, täysin verovapaasti, minkä vuoksi perustajat kysyvät siitä niin usein. Säännöt ovat lyhyet, ja ne sisältyvät Income Tax Actiin sekä Government Regulation No 110 -asetukseen työmatkoista. Niissä määritellään, mikä on työmatka, kuinka paljon päivärahaa voidaan maksaa verovapaasti ja mitkä työmatkakulut korvataan tositteita vastaan.

Käytännössämme säännöt ovat harvoin ongelma. Ongelma on se, mitä itse matkalla tapahtuu: kaikki veloitetaan yrityskortilta, kuitteja ei säilytetä ja samalla tiliotteella on asiakkaan illallinen sekä perheen lounas. Kirjanpitäjälle jää silloin kasa korttimaksuja ilman matkasta tehtyä päätöstä. Tässä oppaassa kerrotaan, mitä työmatkakuluja virolainen OÜ voi maksaa verovapaasti, mikä muuttuu veronalaiseksi eduksi ja miten säännöt toimivat ulkomailla asuvan hallituksen jäsenen kohdalla. Lopuksi annamme rutiinin, joka pitää tositteet kunnossa, jotta Estonian Tax and Customs Boardin (EMTA) kysymys ei muuta mitään.

Mikä katsotaan työmatkaksi Virossa

Työmatka alkaa tavanomaisesta työpaikastasi, joten se on määriteltävä ensin. Työntekijän työpaikka on työsopimukseen merkitty paikka, joka on sovittava vähintään kaupungin tai kunnan tarkkuudella. Tallinnassa toimiva yritys, joka lähettää työntekijän Tarttoon tai Berliiniin, lähettää hänet työmatkalle. Työntekijä, jonka sopimuksessa työpaikaksi on merkitty ”Estonia”, ei voi olla työmatkalla maan sisällä, vain ulkomailla. Kodin ja tavanomaisen työpaikan väliset matkat eivät koskaan ole työmatkoja.

Samat säännöt ja samat verorajat koskevat hallituksen jäseniä. Hallituksen jäsen ei tarvitse työsopimusta, hallituspalkkiota eikä palkkaa, jotta yritys voi kattaa hänen matkansa. EMTA:n työmatkaohjeistuksessa todetaan, että verovapaita rajoja sovelletaan riippumatta siitä, saako henkilö korvausta. Ainoa ero on, ettei hallituksen jäsenellä ole lakisääteistä oikeutta vaatia päivärahaa, joten sen maksamisesta sovitaan erikseen. Omassa OÜ:ssään toimivalle perustajalle tämä tarkoittaa, että yritys voi maksaa hänen matkansa, vaikka se ei olisi koskaan maksanut hänelle hallituksen jäsenen palkkiota tai mitään muuta.

Kaiken ratkaiseva kirjallinen päätös

Ennen matkaa yritys tekee kirjallisen päätöksen, jossa nimetään matkustaja, kohde, kesto, tarkoitus, korvattavat kulut ja päivärahan määrä. Virallista lomaketta ei ole; yksi sivu, joka on päivätty ja jonka hallituksen jäsen allekirjoittaa yrityksen puolesta, riittää. Yhden henkilön yrityksessä hallituksen jäsen allekirjoittaa päätöksen omasta matkastaan, mikä voi tuntua ensi kerralla oudolta mutta on täysin normaalia.

Päätös on ensimmäinen asia, jota kirjanpitäjä tai verotarkastaja etsii. EMTA:n kanta on selvä: ilman kirjallista päätöstä tai jos matka ei tosiasiassa ole työmatka, kuitteja vastaan maksetut kulut verotetaan luontoisetuna ja henkilölle tehdyt rahasiirrot palkkana. Työmatkaksi naamioitu loma käsitellään samoin. Matkan jälkeen laadittu päätös on parempi kuin ei päätöstä lainkaan, mutta sen on vastattava lippuja, päivämääriä ja todellista työtarkoitusta; kirjanpitäjä haluaa sen mieluummin ennen kuin raha liikkuu.

Verovapaa päiväraha ulkomaanmatkoilla

Päiväraha kattaa ateriat ja kotoa poissaolosta aiheutuvat pienet kulut. Se maksetaan päivää kohden ilman kuitteja, ja ulkomaanmatkalla yritys voi maksaa sen verovapaasti seuraavissa rajoissa.

Yritys voi maksaa rajan ylittävän määrän, mutta ylimenevä osa verotetaan palkkana. Rajat asetetaan asetuksella ja muuttuvat ajoittain; tämän oppaan luvut ovat voimassa sen viimeisimmän päivityksen aikaan. Kotimaanmatkat ovat erilaisia: Viron sisäisestä työmatkasta ei makseta verovapaata päivärahaa, ja jos yritys maksaa sitä silti, se verotetaan palkkana. Kotimaanmatkan aterioita ei myöskään voi korvata verovapaasti, ei edes kuitteja vastaan. Hotellit, liput ja kuljetukset Virossa korvataan asiakirjoja vastaan täysimääräisesti kuten muillakin matkoilla.

Päivärahaa ja sillä katettavia aterioita ei voi maksaa kahdesti. Jos yritys maksaa päivärahan ja lisäksi matkustajan omat ravintolalaskut, ravintolalaskut ovat luontoisetu. Hotellin hintaan sisältyvä aamiainen on majoituskulu ja pysyy verovapaana, samoin lippuun sisältyvä ateria. Jos kohteessa tarjotaan ilmaisia aterioita, esimerkiksi konferenssin järjestäjän toimesta, yritys voi pienentää päivärahaa enintään 70%.

Mitkä matkakulut korvataan verovapaasti

Jokainen muu työmatkakulu korvataan asiakirjaa vastaan; asiakirjasta on käytävä ilmi, mitä ostettiin, keneltä ja millä hinnalla. Laissa ei aseteta näille kuluille ylärajaa, vaan edellytetään, että ne olivat matkan kannalta tarpeellisia.

Oman auton käyttö

Jos ajat omalla autollasi työmatkalla, yritys voi valita kahdesta vaihtoehdosta. Se voi korvata matkan todelliset kulut asiakirjoja vastaan: polttoaineen, pysäköinnin, tietullit ja lauttaliput ilman ylärajaa, mutta ei korjauksia eikä huoltoa. Vaihtoehtoisesti se voi maksaa henkilöauton käytön yleiskorvausta: enintään €0.50 kilometriltä ja enintään €550 kuukaudessa. Tämä vaihtoehto edellyttää ajopäiväkirjaa, johon merkitään jokaisen matkan päivämäärä, reitti ja kilometrit. Samoja kilometrejä ei voi hakea molemmilla tavoilla, ja toisen vaihtoehdon kuukausirajan ylittävä osa on luontoisetu. Hallituksen jäsenet voivat käyttää kumpaakin vaihtoehtoa samoin kuin työntekijät.

Ulkomailla asuvat hallituksen jäsenet ja omistajat

Useimpia ulkomaalaisomisteisia virolaisia yrityksiä johdetaan omistajan kotimaasta, ja omistaja käy Virossa muutaman kerran vuodessa tapaamassa kirjanpitäjää, pankkia tai kumppania. Se, onko käynti työmatka, riippuu omistajan työpaikasta, ja Income Tax Act vastaa tähän tavalla, jota perustajat eivät odota.

Hallituksen jäsenen osalta EMTA katsoo työpaikan olevan siellä, missä henkilö tavallisesti hoitaa tehtäviään. Perustajalla, joka johtaa yritystä Lissabonista, työpaikka on Lissabonissa, ja matka Tallinnaan on hänelle ulkomaan työmatka. Income Tax Actissa sovelletaan tällöin työntekomaassa voimassa olevia verovapaita rajoja, ei Viron verokantaa. EMTA on vahvistanut julkaistuissa työmatkoja koskevissa vastauksissaan, ettei yritys voi valita sen sijaan Viron rajoja. Lennot, hotelli ja taksit korvataan tavalliseen tapaan kokonaisuudessaan tositteita vastaan; vain päivärahaan sovelletaan kotimaan taksoja. Se, miten kotimaa verottaa kyseistä päivärahaa, on erillinen kysymys, josta kannattaa kysyä paikalliselta neuvonantajalta ennen ensimmäistä maksua.

Joissakin e-resident-henkilöille kirjoitetuissa oppaissa väitetään päinvastaista: että Viro on yrityksen kotipaikka eikä Tallinnan-käynti voi koskaan olla työmatka. Tällainen tulkinta sivuuttaa sen, missä työ tehdään. Turvallisempaa on päättää työpaikka kerran, kirjata se matkapäätöksiin ja soveltaa sitä samalla tavalla jokaiseen matkaan. Omistajan todellinen työntekopaikka liittyy myös kiinteään toimipaikkaan, jota käsittelemme artikkelissamme running an Estonian company while living abroad.

Mitä tapahtuu, kun sääntöjä rikotaan

Tarkastusta läpäisemätön kulu ei katoa kirjanpidosta, vaan sen verokohtelu muuttuu. Taulukosta näet, mitä yritys maksaa kussakin tapauksessa €100:sta. Luontoisetu on kallis, koska ensin edusta peritään tulovero ja sen jälkeen edusta sekä tuloverosta yhdessä sosiaalivero.

Kaikki nämä ilmoitetaan TSD:llä siinä kuussa, jona raha maksettiin, kukin omalla liitteellään, ja vero maksetaan seuraavan kuukauden samana 10. päivänä. Luontoisedut ja yritystoimintaan kuulumattomat kulut kuuluvat maksuihin, joita Income Tax Act käsittelee veronalaisina voitonjakoina, kuten oppaamme yhteisöverosta Virossa selittää. Yritys, joka ei ole koskaan maksanut osinkoa, voi siis silti olla verovelvollinen huonosti dokumentoidusta matkasta.

Kolmen päivän matka käytännössä

Tallinnalaisen yrityksen hallituksen jäsen lentää maanantaina Berliiniin ja palaa keskiviikkoiltana tapaamaan asiakasta ja vierailemaan messuilla. Matkapäätös allekirjoitetaan edellisellä viikolla, ja siinä ilmoitetaan päivämäärät, tarkoitus ja €75:n päiväraha.

Viimeinen rivi on se, jota useimmat perustajat eivät odottaisi. Lounaista aiheutuu yritykselle €60 sekä €42.31 veroa, kun taas sama €60 ei olisi maksanut mitään, jos hallituksen jäsen olisi maksanut lounaan €225:n päivärahasta. Ratkaisu on yksinkertainen: jos ateriat päätyvät yrityskortille, pienennä päivärahaa kyseisiltä päiviltä samalla määrällä, jolloin kokonaisuus pysyy verovapaan rajan sisällä. Asiakasillallista ei voi pelastaa samalla tavalla, mutta sen voi suunnitella, sillä kuukautena, jolloin maksetaan hallituksen jäsenen palkkiota tai palkkaa, edustusraja on suurempi.

Miksi yrityskortti aiheuttaa eniten ongelmia

Käytännössämme matkustamisesta verolaskun saavat asiakkaat eivät ole niitä, jotka tulkitsevat päivärahan väärin. He ovat niitä, jotka maksoivat koko matkan ja usein myös muun kuukauden kulut yrityskortilla eivätkä säilyttäneet mitään. Tilikauden lopussa kirjanpitäjällä on tiliote täynnä ulkomaisia ravintoloita, kauppoja ja hotelleja, ilman matkapäätöstä, kuitteja tai mahdollisuutta erottaa asiakasillallinen perhelomasta. Näitä maksuja ei voi kirjata liiketoimintakuluiksi. Niistä tulee luontoisetu, yritystoimintaan kuulumaton kulu tai omistajalta oleva saaminen; viimeksi mainittu aloittaa ongelman, jota kuvaamme oppaassamme osakaslainoista virolaisesta yrityksestä.

Rutiini, joka pitää kirjanpidon siistinä

1. Allekirjoita matkapäätös ennen lähtöä tai viimeistään sinä päivänä, jolloin varaat liput, ja toimita kopio kirjanpitäjälle.
2. Määritä päiväraha päätöksessä ja maksa se yhtenä siirtona matkan jälkeen; älä käytä yrityskorttia sen korvikkeena.
3. Maksa yrityskortilla vain hotelli, liput, kuljetukset ja muut yllä olevan taulukon kulut, ja kuvaa jokainen kuitti samana päivänä. Tiliotteen rivi ei ole kuitti.
4. Pidä yksityiset kulut omalla kortillasi, mukaan lukien ateriat, kun päiväraha maksetaan, sekä kaikki mukanasi matkustaviin henkilöihin liittyvät kulut.
5. Lähetä kirjanpitäjälle yksi kuluraportti matkaa kohti viikon kuluessa paluusta: päätös, kuitit, päivärahalaskelma ja tieto mahdollisista asiakastapaamisista.

Näin hoidettu matka vie kirjanpitäjältä vain muutaman minuutin kirjata eikä jätä EMTA:lle mitään uudelleenluokiteltavaa.

Pidä matkakulut järjestyksessä Eesti Firman kanssa

Työmatkakulut kannattaa hoitaa oikein, sillä ne ovat yksi selkeimmistä tavoista, joilla virolainen yritys voi kattaa omistajansa todelliset kulut. Kirjanpitäjämme valmistelevat matkapäätökset, laskevat päivärahan ja kirjaavat kuluraportit, ja kaikki rajojen ulkopuolelle jäävä ilmoitetaan oikein TSD:llä. Jos vasta suunnittelet yritystäsi, rakennamme kulurutiinin osaksi yrityksen perustamista Virossa.

Lähetä pyyntö

Usein kysytyt kysymykset