Virolaisen yhtiön rekisteröidyn osoitteen muuttaminen

Yhtiöt muuttavat tavallisista syistä: uusi toimisto, Virosta lähtevä perustaja, toimintansa lopettava osoitepalveluntarjoaja tai siirtyminen yhtiön rekisteröinnissä ilmoitetusta kotiosoitteesta ammattimaiseen osoitteeseen. Syystä riippumatta hallituksen on päivitettävä rekisteröity osoite, sillä virallinen posti menee vanhaan osoitteeseen, kunnes merkintä muutetaan. Tässä oppaassa kerrotaan, miten yhtiön osoite muutetaan Virossa: menettely on lyhyt, mutta asiakirjat vaihtelevat.

Kolme tilannetta, kolme asiakirjakokonaisuutta

Se, mitä e-Business Register pyytää rekisteröityä osoitetta muuttaessasi, riippuu siitä, minne yhtiö siirtyy. Ratkaiseva raja on paikallishallinnon yksikkö: kaupunki (linn) tai kunta (vald).

Muutto Tallinnan sisällä, esimerkiksi Kesklinnistä Lasnamäelle, vaatii muutaman klikkauksen ja allekirjoituksen. Muutto Tallinnasta Tarttoon muuttaa yhtiöjärjestystä, koska Commercial Coden mukaan siinä ilmoitetaan yhtiön kotipaikka. Ulkomainen osoite on myös sallittu Commercial Register Actin nojalla, kunhan yhtiöllä on toimiluvallinen yhteyshenkilö Virossa.

Yhtiön osoitteen muuttaminen e-Business Registerissä

1. Kirjaudu sisään ID-kortilla, e-Residency-kortilla, Mobile-ID:llä tai Smart-ID:llä, avaa My dashboard, valitse yhtiö ja napsauta Change data.
2. Korvaa Contacts-osiossa rekisteröity osoite. Virolaiset osoitteet valitaan kansallisesta osoitejärjestelmästä; ulkomainen osoite kirjoitetaan käsin. Jos myös yhteyshenkilö vaihtuu, poista vanha ja lisää uusi henkilön toimikauden päättymispäivän kanssa. Tarkista myös sähköposti: rekisteri lähettää ilmoituksensa sinne.
3. Jos kunta vaihtuu tai osoite siirtyy ulkomaille, lataa uusi yhtiöjärjestys Articles of association -osioon ja osakkaiden päätös Documents-osioon; molemmat digitaalisesti allekirjoitettuina. Molemmista tulee julkisia, kun ne on toimitettu.
4. Allekirjoita hakemus. Yhden hallituksen jäsenen allekirjoitus riittää, ellei rekisteristä ilmene, että hallituksen jäsenet voivat toimia vain yhdessä.
5. Maksa valtion maksu, jos se on maksettava, portaalin pankkilinkin kautta. Hakemus toimitetaan sen jälkeen automaattisesti.
6. Rekisterinpitäjä tekee päätöksen yhdessä–viidessä työpäivässä.

Hakemuksen tekeminen ilman e-Residency-korttia

Hallituksen jäsen, jolla ei ole virolaista digitaalista allekirjoitusta, ei voi toimittaa hakemusta verkossa. Vaihtoehtona on virolainen notaari, joka toimittaa sen yhtiön puolesta: allekirjoitat notaarin toimistossa, annat Virossa olevalle edustajalle valtakirjan tai allekirjoitat asiakirjat paperilla. Menettely lisää päiviä, ei viikkoja. Se on tavanomainen ja vakiintunut vaihtoehto eikä vararatkaisu: monet perustajat ilman e-Residencyä tekevät kaikki muutokset näin, ja järjestämme sen asiakkaillemme.

Mitä portaali ei pyydä

Lomake ei pyydä todistamaan oikeuttasi käyttää uutta osoitetta, eikä rekisterinpitäjä käytännössä juuri koskaan pyydä sitä jälkikäteen. Tämä ei tee osoitteesta muodollisuutta: tahallisesti virheellisten tietojen ilmoittaminen rekisteriin on rangaistavaa, ja siitä vastaa hallituksen jäsen. Säilytä vuokrasopimus, omistajan kirjallinen suostumus tai sopimus juridisen osoitteen palveluntarjoajan kanssa, koska pankki pyytää varmasti jonkin niistä.

Jos yhtiötä ei tavoiteta osoitteesta, rekisterinpitäjä voi poistaa sen rekisteristä, merkitä yhteydenpito-ongelmat yhtiön rekisterikorttiin ja, jos mitään ei korjata, määrätä yhtiön purettavaksi. Oppaamme virolaisen yhtiön osoitetodistuksesta kertoo, mitkä asiakirjat pankit hyväksyvät.

Osoitepalveluntarjoajan vaihtaminen

Monet osoitteenmuutokset eivät ole muuttoja lainkaan, vaan siirtymisiä yhdeltä juridisen osoitteen palveluntarjoajalta toiselle. Et tarvitse vanhan palveluntarjoajan lupaa lähteäksesi; sinun tarvitsee vain päättää sopimus sen ehtojen mukaisesti, joten tarkista irtisanomisaika ennen hakemuksen toimittamista. Pidä vanha palvelu voimassa, kunnes uusi merkintä näkyy rekisterissä, sillä muutoin yhtiöllä ei ole toimivaa osoitetta muutamaan päivään.

Jos uudesta palveluntarjoajasta tulee myös yhteyshenkilösi, yhteyshenkilömerkintä muuttuu samassa hakemuksessa. Muutoksesta peritään 25 €:n valtion maksu, vaikka uusi osoite olisi samassa kaupungissa. Maksu veloitetaan hakemuksesta, ei muutoksesta, joten jos hallituksen jäsen tai sähköpostiosoite muuttuu samalla, kokonaissumma on silti 25 €.

Vielä yksi seikka ulkomaisen osoitteen omaaville yhtiöille. Jos vanha palveluntarjoaja oli yhteyshenkilösi ja vetäytyy tehtävästä, rekisterinpitäjä asettaa määräajan uuden henkilön nimittämiselle ja voi poistaa yhtiön rekisteristä kolmen kuukauden kuluttua määräajan päättymisestä. Järjestä siis korvaaja ennen kuin vanha merkintä poistuu.

Merkinnän jälkeen: kenen muun on saatava uusi osoite

Valtion viranomaiset, mukaan lukien Tax and Customs Board, saavat yhtiön osoitteen Viron kaupparekisteristä (Äriregister), joten niille ei tarvitse tehdä erillistä ilmoitusta. Pankillesi, asiakkaillesi, toimittajillesi ja postille sinun on ilmoitettava asiasta, ja pankki haluaa yleensä asiakirjan, joka osoittaa uuden osoitteen.

Osoitteen muuttaminen Eesti Firma -palvelulla

Olipa uusi osoite samassa kaupungissa, toisessa kunnassa tai ulkomailla, laadimme päätöksen ja muutetun yhtiöjärjestyksen sekä toimitamme muutoksen puolestasi. Jos kenelläkään hallituksen jäsenistä ei ole e-Residency-korttia, järjestämme notaarimenettelyn. Jos tarvitset itse osoitteen, juridisen osoitteen palvelumme sijoittaa yhtiösi Kadrioru Plazaan Tallinnaan, ja ulkomailla rekisteröidylle yhtiölle toimimme toimiluvallisena yhteyshenkilönä. Tallinnan virtuaalitoimistomme lisää palveluun postinkäsittelyn: saapuva posti vastaanotetaan, skannataan ja välitetään sinulle.

Lähetä pyyntö

Usein kysytyt kysymykset