Kako promijeniti naziv postojećeg estonskog društva

Društva mijenjaju naziv iz uobičajenih razloga. Brend je prerastao naziv odabran na brzinu pri registraciji, novi vlasnik želi ukloniti ime prethodnog vlasnika ili je poslovanje preraslo riječ koja ga je nekoć opisivala. Bez obzira na razlog, estonski sudski registar (Äriregister) novi naziv ne smatra pojedinosti koju uređujete u profilu društva. Naziv je naveden u društvenom ugovoru, stoga promjena naziva znači njegovu izmjenu, a izmjena zahtijeva formalnu odluku članova društva.

Sam je postupak kratak i isti je kao za svaku drugu izmjenu društvenog ugovora, od sjedišta do veličine uprave. Više razmišljanja zahtijeva pitanje tko potpisuje koji dokument kada nemaju svi karticu e-Residency te što novi naziv mijenja izvan registra, a toga je manje nego što većina osnivača očekuje.

Zašto novi naziv zahtijeva izmjenu društvenog ugovora

Commercial Code (äriseadustik) zahtijeva da društveni ugovor (põhikiri) estonskog društva s ograničenom odgovornošću (OÜ) navodi njegovo poslovno ime (ärinimi). Društveni ugovor javni je dokument podnesen registru i samo ga članovi društva mogu izmijeniti. Član uprave to ne može učiniti sam, bez obzira na veličinu izmjene, a portal neće prihvatiti novi naziv ako izmijenjeni društveni ugovor i odluka članova društva nisu priloženi prijavi.

Za odluku o izmjeni društvenog ugovora potrebne su najmanje dvije trećine danih glasova, osim ako Vaš društveni ugovor određuje viši prag. Način glasovanja prepušten je članovima društva: na sastanku, pisanim glasovanjem bez sastanka ili tako da svi potpišu jednu jednoglasnu odluku, što čini većina malih društava. Jedini član društva jednostavno potpisuje odluku. Izmjena stupa na snagu tek kada je registrator upiše u estonski sudski registar (Äriregister), pa društvo između glasovanja i upisa i dalje posluje pod starim nazivom.

Kako promijeniti naziv društva u Estoniji: korak po korak

Ovo je postupak za estonsko društvo s ograničenom odgovornošću (OÜ) čiji član uprave može digitalno potpisati; varijante za društva bez kartice e-Residency navedene su u nastavku.

1. Provjerite novi naziv. Pretražite ga putem upita za naziv u e-Business Registeru u nekoliko načina pisanja te provjerite estonske i EU žigove, baš kao prije registracije društva u Estoniji. Naš vodič za odabir i provjeru naziva društva vodi Vas kroz provjere.
2. Donesite odluku članova društva. Odluka evidentira odluku o promjeni poslovnog imena i odobrava novi tekst društvenog ugovora. Registar radi na estonskom jeziku i objavljuje predloške za sastanak, pisano glasovanje i jednoglasnu odluku.
3. Pripremite cjeloviti novi tekst društvenog ugovora. Registar želi cijeli dokument s novim nazivom, a ne izvadak s izmijenjenom odredbom. Sve ostalo može ostati potpuno isto, a ako je ostatak društvenog ugovora godinama trebalo urediti, sada je trenutak da to učinite uz istu pristojbu.
4. Podnesite prijavu. Prijavite se u e-Business Register s osobnom iskaznicom, karticom e-Residency, Mobile-ID ili Smart-ID, otvorite društvo i odaberite Change data. Unesite novi naziv u polje poslovnog imena, učitajte društveni ugovor u odjeljak Articles of association s datumom odluke i priložite odluku pod Documents. Obje datoteke postaju javne. Dovoljan je potpis jednog člana uprave na prijavi, osim ako registar navodi da članovi uprave mogu djelovati samo zajednički.
5. Platite državnu pristojbu. Pristojba iznosi 25 €, a plaća se putem poveznice na banku u portalu. Naplaćuje se po prijavi, pa promjena člana uprave ili adrese podnesena istodobno ne košta dodatno.
6. Pričekajte upis. Registrator prijavu za promjenu pregledava u roku od pet radnih dana. Novi naziv vrijedi od datuma upisa, a portal šalje obavijest na e-poštu društva. Tog dana preuzmite novu registracijsku karticu: banka će je tražiti.

Tko što potpisuje kada nemaju svi karticu e-Residency

Odluka i prijava dva su različita dokumenta i ne moraju biti potpisani na isti način. U našoj praksi način potpisivanja svodi se na jedan od tri obrasca.

Drugi obrazac iznenađuje osnivače. Samo prijava mora imati digitalni potpis; odluka članova društva može biti potpisana na papiru, pod uvjetom da izvornik stigne registracijskom odjelu Tartu County Courta. To na portalu znači odbiti ubrzani postupak u fazi plaćanja kako bi papirnati izvornik mogao uslijediti. Treći obrazac uobičajen je za društva u stranom vlasništvu: mnoga svaku izmjenu podnose preko javnog bilježnika, članovi društva ručno potpisuju odluku i šalju nam je, a javnom bilježniku je sa strane društva potrebna samo punomoć člana uprave.

Ako registrator prigovori novom nazivu

Registrator provjerava novi poslovni naziv prema istim pravilima kao pri registraciji, a najvažnije je da se on jasno razlikuje, u pisanju i zvuku, od svakog registriranog i rezerviranog naziva. U našoj je praksi neodgovarajući naziv najčešći razlog vraćanja prijave. Naziv se također uspoređuje s glavnim područjem djelatnosti društva, pa naziv koji upućuje na novu poslovnu djelatnost treba pratiti ažurirani EMTAK kod. Ako naziv ne prođe, ne dobivate odbijenicu nego rješenje koje navodi nedostatak i određuje rok za njegovo otklanjanje, obično dva tjedna, a druga državna pristojba se ne naplaćuje.

Razlika u odnosu na registraciju jest u onome što se mora ponoviti. Budući da se novi naziv nalazi u odluci članova društva i društvenom ugovoru, drukčiji naziv zahtijeva novu odluku i novi tekst društvenog ugovora, a ne samo ispravljeni obrazac. Sudovi podržavaju procjenu registratora o sličnosti: Tartu Circuit Court potvrdio je odbijanje preimenovanja Bono Made OÜ u Bono OÜ jer je Pono OÜ već bio u registru. Jedno je slovo bilo dovoljno da se prijava vrati, a društvo se moralo vratiti svojim članovima po novu odluku.

Ako će promjena naziva pričekati, primjerice dok članovi društva ne mogu potpisati, društvo može rezervirati novi poslovni naziv na šest mjeseci uz državnu pristojbu od 150 € i kasnije ga usvojiti istom prijavom za promjenu. Za promjenu naziva koju planirate podnijeti ovaj mjesec dovoljan je upit za naziv.

Što se mijenja, a što ostaje isto

Društvo je ista pravna osoba prije i nakon upisa, pa sve što je uz njega vezano ostaje. Ono što sami morate ažurirati navedeno je u desnom stupcu.

Obavještavanje banke, pružatelja platnih usluga i partnera

Državna tijela preuzimaju naziv društva iz estonskog sudskog registra (Äriregister), pa njima ne treba ništa podnositi. Banke i platne institucije drugo su pitanje. Promjena naziva pokreće njihove timove za usklađenost, a u našoj praksi osobito europski pružatelji platnih usluga traže cjelovit novi komplet korporativnih dokumenata: registracijsku karticu s novim nazivom, izmijenjeni društveni ugovor i često samu odluku, ponekad prevedene i s apostilleom. Za klijente pripremamo ove korporativne dokumente kako bi račun nastavio raditi bez prekida.

Kupcima, dobavljačima i platformama preko kojih prodajete potrebna je kratka obavijest s novim nazivom i nepromijenjenim matičnim brojem. Budući da stari naziv nikada ne nestaje iz registra, svatko tko kasnije provjerava društvo i dalje će ga vidjeti u povijesti, što je još jedan razlog za odabir naziva koji ćete zadržati.

Promjena naziva društva uz Eesti Firma

Za naše klijente vodimo cijelu promjenu: provjeravamo naziv kao registrator, sastavljamo odluku i novi društveni ugovor, podnosimo prijavu te, ako nijedan član uprave nema digitalni potpis, organiziramo javnog bilježnika. Ako je promjena naziva Vašeg estonskog društva dio veće promjene, poput prijenosa udjela ili nove registrirane adrese, sve objedinjujemo u jednu prijavu i jednu državnu pristojbu. Naš pravni tim također priprema komplet dokumenata koji banke poslije traže.

Pošaljite upit

Često postavljana pitanja