Come cambiare l’indirizzo registrato di una società estone

Le società si trasferiscono per ragioni ordinarie: un nuovo ufficio, un fondatore che lascia l’Estonia, un fornitore di indirizzo che chiude, oppure il passaggio dall’indirizzo di casa inserito durante la registrazione della società a uno professionale. Qualunque sia il motivo, il consiglio di amministrazione deve aggiornare l’indirizzo registrato, poiché finché l’iscrizione non viene modificata la posta ufficiale continua ad arrivare al vecchio indirizzo. Questa guida spiega come cambiare l’indirizzo della Sua società in Estonia: la procedura è breve, mentre varia la documentazione.

Tre situazioni, tre serie di documenti

Ciò che il Registro e-Business richiede quando cambia un indirizzo registrato dipende dalla destinazione della società. La linea di demarcazione è l’unità amministrativa locale: una città (linn) o un comune rurale (vald).

Un trasferimento all’interno di Tallinn, ad esempio da Kesklinn a Lasnamäe, richiede pochi clic e una firma. Un trasferimento da Tallinn a Tartu modifica lo statuto, poiché ai sensi del Codice commerciale esso indica la sede della società. Un indirizzo estero è consentito anche ai sensi della Legge sul Registro delle Imprese, purché la società disponga di una persona di contatto autorizzata in Estonia.

Come cambiare l’indirizzo di una società nel Registro e-Business

1. Acceda con la Sua carta d’identità, carta e-Residency, Mobile-ID o Smart-ID, apra My dashboard, selezioni la società e faccia clic su Change data.
2. Nella sezione Contacts, sostituisca l’indirizzo registrato. Gli indirizzi estoni sono selezionati dal sistema nazionale degli indirizzi; un indirizzo estero viene inserito manualmente. Se cambia anche la persona di contatto, rimuova la precedente e aggiunga la nuova indicando la data di fine del suo mandato. Verifichi anche l’e-mail: il registro vi invia le proprie comunicazioni.
3. Se cambia il comune o l’indirizzo si trasferisce all’estero, carichi il nuovo statuto nella sezione Articles of association e la delibera dei soci in Documents, entrambi firmati digitalmente. Entrambi diventano pubblici una volta depositati.
4. Firmi la domanda. È sufficiente la firma di un membro del consiglio di amministrazione, salvo che il registro indichi che i membri possono agire solo congiuntamente.
5. Paghi la tassa statale, se dovuta, tramite il collegamento bancario nel portale. La domanda viene quindi presentata automaticamente.
6. Il registratore decide entro uno-cinque giorni lavorativi.

Deposito senza carta e-Residency

Un membro del consiglio di amministrazione senza firma digitale estone non può presentare la domanda online. L’alternativa è un notaio estone, che la deposita per conto della società: firma presso lo studio notarile, conferisce una procura a un rappresentante in Estonia oppure firma i documenti su carta. Questa procedura aggiunge giorni, non settimane. È un’opzione normale e consolidata, non un ripiego: molti fondatori senza e-Residency depositano ogni modifica in questo modo, e noi la organizziamo per i nostri clienti.

Cosa non richiede il portale

Il modulo non Le chiede di dimostrare di poter utilizzare il nuovo indirizzo e, nella pratica, il registratore quasi mai lo richiede successivamente. Ciò non rende l’indirizzo una formalità: depositare consapevolmente dati falsi nel registro è punibile, e ne risponde il membro del consiglio di amministrazione. Conservi un contratto di locazione, il consenso scritto del proprietario o un accordo con un fornitore di indirizzo legale, poiché una banca ne chiederà certamente uno.

Se non è possibile contattare la società all’indirizzo, il registratore può cancellarla, annotare le difficoltà di contatto nella scheda della società e, se nulla viene corretto, far sciogliere la società. La nostra guida alla prova dell’indirizzo per una società estone spiega quali documenti accettano le banche.

Cambiare fornitore di indirizzo

Molti cambi di indirizzo non sono affatto trasferimenti, bensì il passaggio da un fornitore di indirizzo legale a un altro. Non Le serve il consenso del vecchio fornitore per andarsene; deve solo terminare il contratto secondo le sue condizioni, quindi legga il periodo di preavviso prima di depositare la domanda. Mantenga attivo il vecchio servizio finché la nuova iscrizione non appare nel registro, altrimenti la società rimane senza un indirizzo funzionante per alcuni giorni.

Se il nuovo fornitore diventa anche la Sua persona di contatto, l’iscrizione della persona di contatto cambia nella stessa domanda. Tale modifica comporta la tassa statale di €25 anche quando il nuovo indirizzo è nella stessa città. La tassa è addebitata per domanda, non per modifica, quindi se contemporaneamente cambia un membro del consiglio di amministrazione o l’indirizzo e-mail, il totale resta €25.

Un ulteriore punto per le società con indirizzo estero. Se il vecchio fornitore era la Sua persona di contatto e rinuncia all’incarico, il registratore stabilisce un termine per nominarne una nuova e può cancellare la società tre mesi dopo la scadenza di tale termine; quindi individui il sostituto prima che la vecchia iscrizione scompaia.

Dopo l’iscrizione: chi altro necessita del nuovo indirizzo

Le autorità statali, compresa l’Amministrazione fiscale e doganale, ricavano l’indirizzo della società dal Registro delle Imprese estone (Äriregister), quindi non occorre depositare nulla presso di loro. La Sua banca, i clienti, i fornitori e l’ufficio postale necessitano tutti di una Sua comunicazione, e la banca di solito richiede un documento che attesti il nuovo indirizzo.

Cambiare il Suo indirizzo con Eesti Firma

Che il nuovo indirizzo sia nella stessa città, in un altro comune o all’estero, prepariamo la delibera e lo statuto modificato e depositiamo la modifica per Lei. Se nessuno nel consiglio di amministrazione ha una carta e-Residency, organizziamo la procedura notarile. Se Le serve l’indirizzo stesso, il nostro servizio di indirizzo legale colloca la Sua società presso Kadrioru Plaza a Tallinn e, per una società registrata all’estero, operiamo come persona di contatto autorizzata. Il nostro ufficio virtuale a Tallinn aggiunge la gestione della posta: la corrispondenza in arrivo viene ricevuta, digitalizzata e inoltrata a Lei.

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