IVA OSS per e-commerce: come un’azienda estone dichiara le vendite UE in un’unica dichiarazione

Vendere online in tutta l’UE sembra significare operare in un unico mercato, ma ai fini fiscali sono ventisette. Superata una soglia modesta, il Paese di ciascun cliente richiede la propria IVA alla propria aliquota. L’IVA OSS, lo sportello unico dell’UE, evita di doversi registrare in ciascuno di essi. Questa guida illustra il regime in dettaglio; per un quadro più ampio su norme per i consumatori, pagamenti e dogane, consulti la nostra panoramica su come funziona un’azienda di e-commerce in Estonia.

Che cos’è l’IVA OSS e come funziona?

L’IVA OSS è il regime speciale dell’UE per dichiarare l’IVA sulle vendite transfrontaliere a consumatori (B2C), non alle imprese. In pratica funziona in quattro passaggi:

1. Al momento del pagamento, addebita a ciascun cliente l’aliquota IVA del suo Paese.
2. Registra ogni vendita in base al Paese di consumo.
3. Ogni trimestre presenta in e-MTA un’unica dichiarazione IVA OSS, indicando vendite e IVA per Paese.
4. Effettua un unico pagamento all’EMTA, che trasferisce a ciascun Paese la propria quota.

È un meccanismo di dichiarazione, non un’agevolazione fiscale: l’IVA dovuta è la stessa delle registrazioni locali, ma si tratta con un solo ufficio fiscale anziché con una dozzina.

L’IVA OSS è solo per l’e-commerce?

No. I negozi online sono il principale gruppo di utilizzatori, ma il regime OSS dell’Unione — la versione usata dalle aziende estoni — copre due tipi di prestazioni a consumatori privati in altri Paesi UE:

• Vendite a distanza di beni all’interno dell’UE: beni spediti da un Paese UE a un consumatore in un altro, sia tramite il proprio sito sia tramite un marketplace.
• Servizi a consumatori (B2C) imponibili in un altro Paese UE: servizi digitali quali abbonamenti software, app, streaming, e-book, corsi online e altri download, ma anche servizi non digitali — lavori su immobili all’estero, eventi culturali, sportivi, educativi o di intrattenimento svolti in un altro Stato membro e noleggio di veicoli.

Quindi una start-up SaaS, un tutor online o una società di formazione che organizza workshop a pagamento a Riga può usare l’OSS senza spedire un solo pacco.

Se i beni viaggiano direttamente da un fornitore fuori dall’UE ai clienti, serve IOSS anziché OSS — consulti la nostra guida a IOSS per le aziende estoni.

Devo registrarmi all’OSS? La soglia di €10.000 per le vendite a distanza

In base alla soglia UE per le vendite a distanza, un’azienda stabilita solo in Estonia può applicare l’IVA estone alle vendite a distanza di beni e servizi digitali a consumatori UE. La condizione è che il totale di tali vendite verso altri Stati membri resti entro €10.000 sia nell’anno solare corrente sia in quello precedente. Quando il totale supera tale importo, si applica l’IVA del Paese del cliente, a partire dalla vendita che oltrepassa la soglia. Da quel momento vi sono due opzioni: la registrazione ai fini IVA OSS in Estonia o una registrazione ai fini IVA separata in ogni Paese in cui si vende.

La soglia è un unico importo per l’intera UE, non un limite per Paese, e non è disponibile per un’impresa stabilita in più di un Paese UE. Copre inoltre soltanto beni e servizi digitali: altri servizi B2C imponibili all’estero, come un evento svolto in un altro Stato membro, scontano l’IVA di quel Paese fin dal primo euro. Sotto la soglia si può comunque scegliere l’IVA del Paese di destinazione, ma la scelta vincola per almeno due anni solari.

Esempio. Una OÜ estone che vende online articoli in pelle raggiunge €10.400 di vendite a consumatori in Finlandia e Germania entro ottobre. Dall’ordine che ha superato €10.000, applica l’IVA finlandese agli acquirenti finlandesi e l’IVA tedesca agli acquirenti tedeschi. Con l’OSS dichiara entrambe in un’unica dichiarazione all’EMTA; senza OSS, necessiterebbe di partite IVA finlandese e tedesca.

OSS per corsi online, webinar e dirette streaming

L’istruzione online richiede un’analisi più attenta, poiché due prodotti simili sono tassati diversamente. Un corso preregistrato, al quale i clienti accedono senza interazione dal vivo, è un servizio digitale e pertanto vi si applica la soglia di €10.000. Webinar dal vivo, lezioni online e altri eventi trasmessi in streaming a consumatori sono tassati nel Paese dello spettatore fin dal primo euro — la soglia non li copre. In entrambi i casi, l’IVA OSS è il mezzo con cui un’azienda estone dichiara le vendite.

Cosa non copre lo sportello unico

• Vendite B2B. A un cliente con una partita IVA UE valida viene fatturato il reverse charge e la vendita confluisce nella normale dichiarazione IVA estone. È opportuno verificare il numero dell’acquirente in VIES prima di emettere la fattura.
• Vendite da scorte nel Paese del cliente. Un centro di evasione ordini tedesco che spedisce a un consumatore tedesco effettua una vendita interna tedesca, per la quale occorre una partita IVA tedesca. Questo è un problema frequente per i venditori Amazon con un’azienda estone. Il dropshipping segue la stessa logica: se il fornitore italiano spedisce a un consumatore in Germania, la vendita passa attraverso l’OSS; se spedisce a un consumatore in Italia, è una vendita interna italiana.
• Vendite a consumatori estoni dall’Estonia. Restano nella normale dichiarazione IVA estone (modulo KMD).
• Determinati beni. Veicoli nuovi, beni installati o assemblati presso la sede del cliente e beni usati, opere d’arte o oggetti d’antiquariato venduti con il regime del margine seguono ciascuno le proprie norme IVA e non sono vendite a distanza.
• Esportazioni fuori dall’UE e importazioni di basso valore. I beni esportati a consumatori fuori dall’UE — nel Regno Unito (eccetto l’Irlanda del Nord), in Norvegia o in Svizzera, per esempio — sono soggetti ad aliquota zero in Estonia. I pacchi fino a €150 spediti nell’UE da fuori UE passano attraverso lo sportello unico sulle importazioni.

Registrazione OSS in Estonia

Per usare l’IVA OSS, un’azienda estone necessita prima di tutto di una partita IVA estone (KMKR), che diventa il suo numero OSS. L’EMTA ammette solo imprese registrate ai fini IVA, quindi una piccola azienda al di sotto della soglia di registrazione estone deve effettuare volontariamente la registrazione ai fini IVA. Se non dispone ancora di un numero, inizi con la registrazione ai fini IVA in Estonia. Le aziende gestite dall’estero da e-resident devono essere pronte a dimostrare un’attività economica effettiva — il nostro articolo su perché alle aziende di e-resident viene rifiutata una partita IVA spiega cosa verifica l’EMTA.

Successivamente presenti la domanda online in e-MTA, in Registri e richieste → Registrazione → Registrazione come utente dei regimi speciali per e-commerce e servizi (OSS/IOSS), selezionando il regime dell’Unione. L’EMTA non addebita alcun costo. Il regime si applica dal primo giorno del trimestre successivo oppure dalla prima vendita idonea, se la domanda è presentata entro il 10° giorno del mese seguente.

L’OSS è tutto o niente: una volta aderito, ogni prestazione idonea verso ogni Paese UE passa attraverso il regime. Non si possono dichiarare alcuni Paesi localmente e gli altri tramite OSS.

Aliquote IVA UE e prova della localizzazione del cliente

Nell’ambito dello sportello unico si applica l’aliquota IVA del Paese del cliente, incluse le aliquote ridotte, al momento del pagamento e non solo nella dichiarazione. Le spese di consegna fanno parte del prezzo e quindi scontano la stessa IVA di destinazione. La maggior parte delle piattaforme di e-commerce e fatturazione può applicare automaticamente le aliquote di destinazione; verifichi le impostazioni rispetto alla banca dati ufficiale UE delle aliquote IVA.

Per i beni, il Paese del cliente è semplicemente quello in cui termina la spedizione. Per servizi digitali quali SaaS, app o e-book, occorre una prova di dove risiede il cliente — di norma, due elementi non contraddittori quali indirizzo di fatturazione, indirizzo IP o Paese della banca del cliente.

I venditori più piccoli beneficiano di una semplificazione. Se l’azienda è stabilita solo in Estonia e le sue vendite digitali transfrontaliere sono rimaste entro €100.000 sia nell’anno corrente sia in quello precedente, basta un solo elemento di prova. Deve tuttavia provenire da un terzo coinvolto nella vendita, quale la banca o il fornitore di pagamenti. Conservi questa prova insieme alle registrazioni OSS.

La dichiarazione IVA OSS: scadenze, pagamento e conservazione dei registri

La dichiarazione IVA OSS copre un trimestre solare. Sia la dichiarazione sia il pagamento devono essere effettuati entro l’ultimo giorno del mese successivo.

Per ciascun Paese si inseriscono imponibile, aliquota e IVA in euro. Le vendite in altre valute sono convertite al tasso della Banca centrale europea dell’ultimo giorno del trimestre. Queste date si affiancano agli altri adempimenti nel calendario fiscale delle aziende estoni.

• Per un trimestre senza vendite OSS è richiesta una dichiarazione a zero.
• Gli errori si correggono in una dichiarazione successiva, entro tre anni, anziché modificare l’originale.
• L’IVA a credito si recupera nella normale dichiarazione estone, non nella dichiarazione OSS.
• Secondo le norme estoni, non è richiesta una fattura per le vendite a distanza di beni dichiarate tramite OSS, ma è richiesta per i servizi.
• I registri OSS devono essere conservati per dieci anni.

La presentazione tardiva comporta conseguenze oltre l’Estonia. L’EMTA invia il primo sollecito, ma successivamente ogni Paese di consumo richiede la propria quota secondo le proprie norme, inclusi interessi e sanzioni. Il ripetuto mancato invio della dichiarazione o pagamento comporta l’esclusione dal regime e un divieto di due anni.

Cosa cambia: uno sportello unico più esteso

Nell’ambito delle riforme UE VAT in the Digital Age (ViDA), lo sportello unico coprirà più prestazioni a consumatori e anche i trasferimenti delle proprie scorte verso magazzini in altri Stati membri. Per i venditori che detengono scorte in più Paesi, ciò dovrebbe alla fine eliminare molte registrazioni ai fini IVA estere.

Registrazione IVA OSS e dichiarazioni trimestrali con Eesti Firma

Eesti Firma aiuta le aziende estoni a ottenere la partita IVA estone (KMKR) richiesta dall’OSS, completare la registrazione OSS in e-MTA e presentare dichiarazioni IVA OSS trimestrali nell’ambito del nostro servizio di contabilità. Se sta appena avviando un negozio, la nostra costituzione di un’azienda di e-commerce definisce fin dal primo giorno l’azienda e la sua posizione IVA. Ci indichi cosa vende e dove si trovano i clienti, e valuteremo se OSS, IOSS o una partita IVA locale è adatta al suo modello.

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