Trumpas atsakymas
Estijos OÜ neprivalo sudaryti sutarties su savo valdybos nariu. Santykiai prasideda, kai dalyviai išrenka narį ir jis sutinka, juos reglamentuoja bendrovių teisė ir paslaugų sutarčių taisyklės, o ne darbo teisė. Rašytinę valdybos nario sutartį verta turėti, kai bendrovė moka atlygį arba valdyboje yra ne vienintelis savininkas, nes joje nustatomos pareigos, atlygis, įspėjimo terminas ir pasekmės atšaukimo atveju.
Daugelis užsienio steigėjų įregistruoja Estijos uždarąją akcinę bendrovę (OÜ), tampa vieninteliu jos valdybos nariu ir niekada nepasirašo jokio dokumento su savo bendrove. Tai teisėta, ir daugeliu tokių atvejų daugiau nieko nereikia. Rašytinė sutartis tampa naudinga, kai samdote vadovą, į valdybą įtraukiate bendrasteigėją arba pradedate mokėti sau atlygį, nes įstatymas daugumą praktinių sąlygų palieka šalims susitarti.
Šiame vadove paaiškinama, kada verta pasirašyti valdybos nario sutartį, dar vadinamą valdybos nario kontraktu arba valdybos nario paslaugų sutartimi, ir kas joje turėtų būti numatyta. Kas gali būti valdyboje ir kada valdybos nariui kyla asmeninė atsakomybė, aptariama mūsų valdybos narių vadove.
Kas yra valdybos nario sutartis
Valdybos nario sutartis – tai Estijos OÜ ir jos valdybos nario sutartis, nustatanti sąlygas, kuriomis šis asmuo vadovauja bendrovei. Komercinis kodeksas ją mini, tačiau nereglamentuoja kaip atskiros sutarties rūšies. Estijos Aukščiausiasis Teismas ne kartą šiuos santykius apibūdino kaip panašius į įgaliojimo sutartį – paslaugų sutartį pagal Prievolių teisės įstatymą.
Darbo sutarčių įstatymas aiškiai netaikomas bendrovės valdybos narių sutartims (§ 1(5)). Todėl valdybos narys nėra darbuotojas, kad ir kaip dokumentas būtų pavadintas, ir turi teisę į mokamas atostogas, įspėjimą ar išeitinę išmoką tik jeigu tai numatyta sutartyje.
Ar valdybos nario sutartis privaloma?
Ne. Valdybos nariui išrinkti reikia dalyvių sprendimo ir nario sutikimo, tačiau įstatymas sutarties nereikalauja. Sutartis gali būti sudaryta bet kokia forma (Prievolių teisės įstatymo § 11), todėl dalyvių patvirtintos ir nario priimtos sąlygos šalims yra privalomos ir be pasirašyto dokumento. Pasirašyta sutartis tik palengvina jų įrodymą.
Ar jos reikia, daugiausia priklauso nuo to, kas yra valdyboje ir ar jiems mokamas atlygis:
| Jūsų situacija | Ar reikia valdybos nario sutarties? |
|---|---|
| Vienintelis savininkas ir vienintelis valdybos narys, be atlygio | Paprastai ne. Įstatymas jau nustato Jūsų pareigas |
| Vienintelis savininkas ir vienintelis valdybos narys, mokamas atlygis | Reikalingas sprendimas, nustatantis atlygį; patartina trumpa sutartis |
| Du ar daugiau steigėjų valdyboje | Rekomenduojama, kad būtų anksti paskirstytos pareigos ir sutartos atlygio bei pasitraukimo sąlygos |
| Samdomas arba išorės vadovas | Primygtinai rekomenduojama susitarti dėl pareigų, atlygio, įspėjimo ir kompensacijos atšaukimo atveju |
| Valdybos narys, kuris bendrovei taip pat atlieka kitą darbą | Rekomenduojama, taip pat atskira darbo sutartis dėl kito darbo |
Kai mokamas atlygis, jo dydį ir mokėjimo tvarką turi nustatyti dalyvių sprendimas arba, jei bendrovė ją turi, stebėtojų taryba (Komercinis kodeksas § 180¹). Kaip atlygis apmokestinamas ir registruojamas, paaiškinta mūsų straipsnyje apie valdybos nario atlygį.
Valdybos nario sutartis ir darbo sutartis
Šios dvi sutartys skiriasi keturiais pagrindiniais aspektais:
| Klausimas | Valdybos nario sutartis | Darbo sutartis |
|---|---|---|
| Pagrindinis įstatymas | Komercinis kodeksas ir Prievolių teisės įstatymas | Darbo sutarčių įstatymas |
| Atostogos ir darbo laikas | Tik jei tai numatyta sutartyje | Garantuojama įstatymu |
| Pareigų pabaiga | Galima bet kada atšaukti iš pareigų be priežasties; sutartis baigiasi pagal jos sąlygas | Darbdaviui reikia teisėto pagrindo ir paprastai įspėjimo |
| Kompensacija pasibaigus pareigoms | Tik jei tai numatyta sutartyje | Įstatyminė išeitinė išmoka, kai ji taikoma |
Valdybos narys vis tiek gali turėti darbo sutartį su ta pačia bendrove, tačiau tik dėl darbo, kuris nėra valdymas. Pavyzdžiui, mažos kavinės steigėjas gali vadovauti bendrovei pagal valdybos nario sutartį ir dirbti jos virėju pagal darbo sutartį, kurią taip pat turi patvirtinti dalyviai. Mūsų straipsnyje apie paslėptus darbo santykius paaiškinta, kodėl faktiškai atliekamas darbas svarbesnis už sutarties pavadinimą.
Ką įtraukti į valdybos nario sutartį
Sutartis gali apimti viską, kas neprieštarauja įstatymui ar įstatams. Svarbiausios šios nuostatos:
| Nuostata | Dėl ko susitarti |
|---|---|
| Pareigos ir ribos | Atsakomybės sritys, darbo pasidalijimas tarp narių, sandoriai, kuriems pirmiausia reikia dalyvių pritarimo, ir kaip narys jiems atsiskaito |
| Atlygis ir išlaidos | Dydis, mokėjimo datos, premijos ir išlaidų kompensavimas, proporcingi pareigoms ir bendrovės finansinei padėčiai |
| Atostogos ir pasiekiamumas | Mokamos poilsio dienos, jei tokių yra, ir kiek narys turi būti pasiekiamas, nes įstatymas valdybos nariams nenustato darbo laiko |
| Terminas | Terminuota arba neterminuota. Jei įstatai nenustato termino, valdybos narys renkamas neribotam laikui |
| Įspėjimas ir kompensacija | Įspėjimas kiekvienai šaliai, nutraukimo be įspėjimo pagrindai ir kompensacija už atšaukimą be kaltės |
| Nekonkuravimas | Eidamas pareigas narys be dalyvių sutikimo negali vykdyti konkuruojančios veiklos ar būti konkurento valdyboje. Bet koks apribojimas nariui pasitraukus turi būti sutartas, nurodant jo apimtį ir trukmę |
| Konfidencialumas ir perdavimas | Kas laikoma komercine paslaptimi, kiek laiko galioja pareiga ir dokumentų, slaptažodžių bei prieigų grąžinimas pasitraukiant |
| Atsakomybė ir draudimas | Terminas bendrovės reikalavimams nariui pareikšti (penkeri metai, jei nesusitarta kitaip) ir kas moka už vadovų atsakomybės (D&O) draudimą |
Dvi Komercinio kodekso taisyklės taikomos nepaisant to, kas numatyta sutartyje. Pirma, jei bendrovės finansinė padėtis reikšmingai pablogėja ir tęsti mokėjimus jai būtų labai neteisinga, bendrovė gali prašyti sumažinti atlygį. Tuomet narys gali nutraukti sutartį įspėjęs prieš vieną mėnesį (§ 180¹).
Antra, atsakomybės apribojimas kreditoriams nėra privalomas. Jei bendrovė negali sumokėti savo skolų, kreditorius arba bankroto patikėtinis vis tiek gali reikalauti iš nario atlyginti žalą, net jei bendrovė atsisakė reikalavimo arba sutrumpino senaties terminą (§ 187).
Kaip pasirašyti sutartį, kad ji galiotų
Įprasta valdybos nario teisė pasirašyti bendrovės vardu šios sutarties neapima. Dalyviai sprendžia dėl jos sudarymo, pakeitimo ir nutraukimo, nustato jos sąlygas ir paskiria asmenį, pasirašantį bendrovės vardu (Komercinio kodekso § 168(1)(10)). Jei bendrovė turi stebėtojų tarybą, šiuos sprendimus priima ji. Sutartis be reikalaujamo pritarimo negalioja (§ 181(3)).
Jei pasirašote sutartį, reikia dviejų dokumentų: dalyvių sprendimo, kuriuo ji patvirtinama, nustatomas atlygis ir nurodomas bendrovės atstovas, bei pačios sutarties, kurią pasirašo tas atstovas ir valdybos narys. Vieno savininko bendrovėje savininkas sprendimą priima vienas ir jame paskiria asmenį, pasirašantį bendrovės vardu. Abu dokumentus galima pasirašyti skaitmeniniu būdu naudojant Estijos ID kortelę arba e-Residency skaitmeninę ID kortelę. Nė vieno jų nereikia pateikti Estijos komerciniam registrui (Äriregister), todėl laikykite juos kartu su bendrovės dokumentais.
Atšaukimas ir atsistatydinimas: įspėjimas, kompensacija ir sutartis
Dalyviai gali bet kada be priežasties atšaukti valdybos narį, o valdybos narys gali bet kada atsistatydinti (Komercinio kodekso § 184). Bet kuris veiksmas užbaigia narystę valdyboje, tačiau sutartis baigiasi pagal jos pačios sąlygas ir Prievolių teisės įstatymo taisykles dėl įgaliojimo sutarčių. Pagal šias taisykles bet kuri šalis gali bet kada nutraukti neterminuotą sutartį. Tačiau valdybos nariui pasitraukus iki bendrovei pasirūpinant pakaitiniu asmeniu, jam gali tekti atlyginti bendrovei nuostolius (§§ 630–631).
Dėl to įspėjimą ir kompensaciją verta suformuluoti aiškiai. Atšaukimas savaime nenutraukia sutarties, todėl atšauktas valdybos narys gali teigti, kad atlygis mokamas, kol sutartis nenutraukta. Kai narys pasitraukia geromis sąlygomis, trumpu dalyvių patvirtintu nutraukimo susitarimu galima sutvarkyti galutinį atlygį, perdavimą ir bet kokį nekonkuravimą. Registrų įrašai aptariami mūsų vadovuose apie valdybos nario pakeitimą ir atsistatydinimą iš valdybos.
Sutarties rengimas arba peržiūra su Eesti Firma
Mūsų teisininkų komanda rengia valdybos nario sutartis kartu su jas patvirtinančiu dalyvių sprendimu. Pritaikome sąlygas Jūsų valdybai ir jos narių atlygio tvarkai, taip pat galime peržiūrėti jau turimą sutartį. Tuomet mūsų buhalteriai gali įregistruoti atlygį gaunantį valdybos narį ir tvarkyti atlygio darbo užmokesčio bei mokesčių ataskaitas.
Dažniausiai užduodami klausimai
Taip. Abu pavadinimai apibūdina tą pačią OÜ ir jos valdybos nario sutartį. Estijos advokatų kontoros ir Startup Estonia ją dažnai vadina valdybos nario paslaugų sutartimi, tačiau, kad ir koks būtų pavadinimas, tai nėra darbo sutartis.
Taip, kaip pradinį variantą. Vyriausybinė iniciatyva Startup Estonia skelbia nemokamą pavyzdinę valdybos nario paslaugų sutartį, tačiau bet kuris šablonas turi būti pritaikytas pareigoms, atlygiui ir pasitraukimo sąlygoms. Jį vis tiek turi patvirtinti dalyvių sprendimas.
Ne. Valdybos nario sutartis gali būti pasirašyta popieriuje arba skaitmeniniu būdu ir nėra pateikiama Estijos komerciniam registrui (Äriregister). Jai reikia dalyvių pritarimo, nes be jo sutartis negalioja.
Taip. Estijos teisė nereikalauja, kad bendrovės ir jos valdybos nario sutartis būtų estų kalba, todėl angliška sutartis galioja. Rinkitės kalbą, kurią supranta kiekvienas pasirašantis asmuo.
