Como Criar uma Empresa de Marketing Digital na Estónia

Os fundadores estrangeiros registam frequentemente agências de marketing digital na Estónia, desde consultorias de SEO unipessoais a pequenos estúdios de web design com clientes em toda a Europa. O trabalho é prestado online, e a Estónia permite possuir e gerir a sociedade sem viver no país, embora o país onde são tomadas as decisões possa afetar a tributação da sociedade.

Se a agência também compra anúncios no Google ou na Meta, sobretudo com orçamentos de clientes, leia igualmente o nosso guia separado sobre uma empresa de publicidade digital na Estónia.

Escolher a Forma Jurídica: OÜ ou Empresário em Nome Individual

A maioria das agências de marketing na Estónia é constituída como OÜ, a sociedade estónia por quotas (OÜ). Esta limita a responsabilidade do proprietário e pode ter um único sócio que também é o seu diretor, conhecido na Estónia como membro da gerência (juhatus). O capital social pode ser mínimo: os fundadores definem eles próprios o montante, até um cêntimo por participação. A forma é abordada mais detalhadamente no nosso guia sobre a sociedade OÜ na Estónia.

Para uma atividade de marketing com clientes estrangeiros, o registo como empresário em nome individual raramente é a melhor opção. Um empresário em nome individual responde pessoalmente e paga imposto sobre o rendimento e imposto social sobre os rendimentos empresariais todos os anos, quer retire ou não o dinheiro, enquanto uma OÜ não paga imposto sobre o lucro que retém. O nosso artigo sobre atividade empresarial na Estónia para freelancers explica quando uma sociedade compensa.

Ao registar a sociedade, o cliente escolhe a sua principal área de atividade, normalmente publicidade ou consultoria empresarial, podendo alterá-la mais tarde. Nenhum dos serviços habituais de marketing exige licença ou autorização, mas as campanhas realizadas devem cumprir a legislação sobre publicidade, proteção dos consumidores e proteção de dados.

Registar uma Agência de Marketing a Partir do Estrangeiro

Com um cartão e-Residency, o cliente apresenta pessoalmente o pedido online, e a sociedade é normalmente inscrita no Registo Comercial estónio (Äriregister) no prazo de um dia útil. Sem o cartão, o cliente assina uma procuração no seu país e um prestador de serviços regista a sociedade sem e-Residency através de um notário. Na nossa prática, tal demora cerca de uma semana após a procuração assinada nos chegar, e o nosso artigo sobre quanto tempo demora o registo de uma sociedade na Estónia apresenta o calendário completo, incluindo assinatura e correio expresso.

A maioria das sociedades com proprietários no estrangeiro utiliza uma morada registada na Estónia. Uma sociedade pode, em alternativa, indicar uma morada no estrangeiro, mas terá então de nomear uma pessoa de contacto na Estónia que receba documentos oficiais em seu nome. Uma pessoa de contacto é também habitualmente recomendada quando a gerência reside fora da Estónia. Prestamos ambos os serviços juntamente com a constituição de sociedade.

Do Registo à Primeira Fatura

Antes de emitir a primeira fatura a um cliente, uma agência habitualmente precisa de ter o seguinte preparado.

IVA Quando os Clientes Estão Noutros Países

A maioria das agências paga software, anúncios ou plataformas para freelancers como a Upwork, faturados a partir do estrangeiro. Desde a primeira compra desse tipo, a sociedade deve registar-se como sujeito passivo de IVA com responsabilidade limitada, o que significa que paga IVA estónio sobre estas aquisições e não o pode deduzir. Com o registo completo de IVA, o mesmo IVA é declarado e deduzido numa única declaração, razão pela qual normalmente compensa solicitar o registo completo cedo, assim que tiver os primeiros contratos de clientes e um website funcional.

O registo completo torna-se obrigatório quando as vendas tributáveis na Estónia ultrapassam €40 000 num ano civil. Apenas as vendas abrangidas pelo IVA estónio contam para esse limiar. Os serviços prestados a empresas estrangeiras não estão entre elas, pelo que uma agência que trabalhe apenas para esses clientes poderá nunca atingi-lo.

A Autoridade Tributária e Aduaneira da Estónia (EMTA) analisa cada pedido e frequentemente recusa sociedades geridas inteiramente a partir do estrangeiro e com apenas clientes estrangeiros. O nosso artigo sobre recusas de número de IVA para e-residents explica porquê e o que ajuda.

Após o registo da sociedade para efeitos de IVA, o IVA de cada fatura depende do local onde está o cliente e de este ser ou não uma empresa.

Um cliente é aqui considerado uma empresa da UE quando tem um número de IVA válido; por isso, verifique-o no VIES antes de faturar sem IVA. A fatura indica então o número de IVA do cliente e as palavras «reverse charge».

Impostos sobre Lucros, Salários e Dividendos

A Estónia não tributa o lucro que permanece na sociedade. Quando o cliente distribui dividendos, a sociedade paga imposto sobre o rendimento das pessoas coletivas à taxa de 22/78 do montante líquido; assim, um dividendo líquido de €78 custa à sociedade €22 em imposto. As ofertas, benefícios acessórios e despesas não relacionadas com a atividade também são tributados. O país de origem do cliente poderá depois tributar novamente o dividendo ao abrigo das suas próprias regras.

Se o cliente vive no estrangeiro e recebe um salário por trabalho realizado nesse país, este é habitualmente tributado no seu país de residência. Uma remuneração de membro da gerência de uma sociedade estónia, paga pelo exercício do cargo de diretor e não ao abrigo de um contrato de trabalho, é tributada na Estónia. O país de origem do cliente também poderá tributá-la, tendo habitualmente em conta o imposto estónio.

Exemplo: uma Agência de SEO Unipessoal no Primeiro Ano

Para ver como tudo isto funciona em conjunto, considere-se um caso hipotético. Uma consultora de SEO gere uma OÜ estónia a partir de Lisboa e tem registo completo de IVA. Os seus clientes são uma empresa na Alemanha que paga €2 000 por mês, uma no Reino Unido que paga €1 500 e uma loja em Tallinn que paga €800. Paga também €300 por mês por software de SEO faturado a partir do estrangeiro.

Sem registo completo de IVA, a sociedade pagaria €864 por ano pelo seu software sem possibilidade de o recuperar. Como vive em Portugal, também precisa de verificar como Portugal tributa o dividendo e se consideraria portuguesa uma sociedade gerida a partir de Lisboa.

O Que Declarar e Quando

Uma pequena agência tem três prazos regulares, e o nosso calendário fiscal das sociedades estónias apresenta os restantes.

Contratos: Quem É Proprietário do Trabalho e Quem Trata os Dados

Textos, designs, websites e criativos publicitários são habitualmente protegidos por direitos de autor, e quem os cria é o autor. Nos termos da Lei Estónia dos Direitos de Autor, os direitos patrimoniais sobre obras criadas por um trabalhador no âmbito das suas funções passam para o empregador, salvo se o contrato de trabalho dispuser de outro modo. São estes os direitos de utilizar, copiar, adaptar e distribuir a obra. Um freelancer mantém os direitos, salvo se um contrato escrito os transferir; por isso, os contratos com freelancers devem transferir os direitos patrimoniais para a agência, e os contratos com clientes devem transmiti-los ao cliente quando o trabalho for pago. Sem essa cadeia, a agência poderá estar a vender algo que não possui.

Os dados dos clientes são o segundo ponto. Quando um cliente fornece a sua lista de contactos, acesso ao CRM ou listas de clientes para remarketing, a agência trata dados pessoais em nome do cliente. O artigo 28.º do GDPR exige então um acordo escrito de tratamento de dados entre ambos.

Banca e Recebimento de Pagamentos

Os bancos estónios são cautelosos com sociedades cujos proprietários vivem no estrangeiro, pelo que prestadores fintech como Wise e Revolut Business são a escolha habitual, embora a disponibilidade dependa do local onde vive o proprietário. O nosso guia sobre uma conta empresarial na Estónia para uma sociedade não residente explica que bancos aceitam essas sociedades. Os pagamentos de clientes, incluindo através de Stripe, PayPal ou Payoneer, devem ser recebidos na conta da própria sociedade, nunca numa conta pessoal.

Se a agência paga muitas ferramentas e campanhas de clientes com cartão, uma conta de cartões como Wallester Business pode funcionar ao lado da conta principal e atribuir a cada subscrição ou cliente o seu próprio cartão virtual. O nosso guia da Wallester para sociedades estónias mostra como isso funciona na prática.

Onde as Agências de Marketing na Estónia Encontram Problemas

A primeira questão é a substância, ou seja, prova visível de que a atividade é real. Uma agência sem website, contratos ou histórico terá provavelmente dificuldade em obter um número de IVA ou uma conta empresarial. Um ou dois contratos de clientes assinados no início facilitam ambos os pedidos.

A residência fiscal é a questão seguinte: se todas as decisões forem tomadas noutro país, esse país poderá considerar a sociedade como seu próprio contribuinte e tributar aí o seu lucro; por isso, consulte um consultor fiscal no seu país antes de registar a sociedade. Gerir uma sociedade estónia vivendo no estrangeiro explica quando isto acontece.

Os freelancers de longo prazo também podem causar problemas. Um freelancer que trabalha regularmente para a agência, sob as suas instruções e segundo o seu horário, pode ser tratado como trabalhador, e a agência passará então a dever impostos sobre o trabalho relativos aos pagamentos. Aplicam-se as regras estónias se o freelancer trabalhar na Estónia e as regras do seu próprio país se trabalhar no estrangeiro. O nosso artigo sobre relações laborais encobertas e riscos fiscais aborda o lado estónio.

Registe a Sua Empresa de Marketing Digital com a Eesti Firma

Registamos empresas de marketing digital para fundadores com e sem e-Residency, fornecemos a morada registada e a pessoa de contacto, solicitamos o número de IVA estónio (KMKR) e tratamos da contabilidade posteriormente. A nossa equipa jurídica também pode redigir os contratos com clientes e freelancers. Envie-nos uma breve descrição da agência e dos seus clientes, e indicaremos qual a configuração de IVA adequada, quanto tempo demorará o registo e qual o respetivo custo.

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