Răspuns rapid
Un OÜ estonian nu este obligat să semneze un contract cu membrul organului său de administrare. Raportul începe când asociații aleg membrul, iar acesta acceptă, și este reglementat de dreptul societar și de normele privind contractele de servicii, nu de dreptul muncii. Merită să existe un acord scris cu membrul organului de administrare atunci când societatea plătește o remunerație sau când în organ se află altcineva decât unicul proprietar, deoarece acesta stabilește atribuțiile, remunerația, perioada de preaviz și ce se întâmplă la revocare.
Mulți fondatori străini înregistrează o societate estoniană cu răspundere limitată (OÜ), devin singurul membru al organului său de administrare și nu semnează niciodată nimic cu propria societate. Acest lucru este legal și, în multe astfel de societăți, nu mai este necesar nimic. Un acord scris devine util când angajați un director, aduceți un cofondator în organul de administrare sau începeți să vă plătiți o remunerație, deoarece legea lasă părților să convină asupra majorității condițiilor practice.
Acest ghid explică atunci când merită semnat un acord cu membrul organului de administrare, numit și contract cu membrul organului de administrare sau acord de servicii al membrului organului de administrare, și ce ar trebui să conțină. Cine poate face parte din organul de administrare și când răspunde personal un membru sunt prezentate în ghidul nostru despre membrii organului de administrare.
Ce este un acord cu membrul organului de administrare
Un acord cu membrul organului de administrare este un contract între un OÜ estonian și un membru al organului său de administrare, care stabilește condițiile în care persoana respectivă conduce societatea. Codul comercial îl menționează, dar nu îl reglementează ca tip distinct de contract. Curtea Supremă a Estoniei a descris în mod repetat raportul ca fiind similar unui contract de mandat, care este un contract de servicii în temeiul Law of Obligations Act.
Employment Contracts Act prevede în mod expres că nu se aplică contractelor membrilor organului de administrare al unei societăți (§ 1(5)). Prin urmare, un membru al organului de administrare nu este salariat, indiferent cum este denumit documentul, și are dreptul la concediu plătit, preaviz sau indemnizație de concediere numai dacă acordul le prevede.
Este obligatoriu un acord cu membrul organului de administrare?
Nu. Alegerea unui membru al organului de administrare necesită o hotărâre a asociaților și consimțământul membrului, însă legea nu impune un contract. Un contract poate fi încheiat în orice formă (Law of Obligations Act § 11), astfel încât condițiile aprobate de asociați și acceptate de membru obligă părțile chiar și fără un document semnat. Un acord semnat doar le face mai ușor de dovedit.
Dacă aveți nevoie de unul depinde mai ales de cine face parte din organul de administrare și dacă este plătit:
| Situația dumneavoastră | Aveți nevoie de un acord cu membrul organului de administrare? |
|---|---|
| Unic proprietar și unic membru al organului de administrare, fără remunerație | De obicei, nu. Legea vă stabilește deja obligațiile |
| Unic proprietar și unic membru al organului de administrare, cu remunerație | Este necesară o hotărâre care stabilește remunerația; se recomandă un acord scurt |
| Doi sau mai mulți fondatori în organul de administrare | Recomandat, pentru a împărți atribuțiile și a stabili din timp remunerațiile și condițiile de ieșire |
| Un director angajat sau extern | Recomandat ferm, pentru a conveni atribuțiile, remunerația, preavizul și compensația la revocare |
| Un membru al organului de administrare care efectuează și altă muncă pentru societate | Recomandat, plus un contract individual de muncă separat pentru cealaltă muncă |
Ori de câte ori se plătește o remunerație, cuantumul și procedura de plată trebuie stabilite prin hotărârea asociaților sau a consiliului de supraveghere, dacă societatea are unul (Commercial Code § 180¹). Modul în care remunerația este impozitată și înregistrată este explicat în articolul nostru despre remunerația membrului organului de administrare.
Acordul cu membrul organului de administrare vs. contractul de muncă
Cele două contracte diferă în patru aspecte principale:
| Aspect | Acord cu membrul organului de administrare | Contract de muncă |
|---|---|---|
| Legea principală | Commercial Code și Law of Obligations Act | Employment Contracts Act |
| Concedii și timp de lucru | Numai dacă acordul le prevede | Garantate de lege |
| Încetarea funcției | Revocare din funcție oricând, fără motiv; acordul încetează conform propriilor condiții | Angajatorul are nevoie de un temei legal și, de regulă, de preaviz |
| Compensație la încetarea funcției | Numai dacă acordul o prevede | Indemnizație legală de concediere, acolo unde se aplică |
Un membru al organului de administrare poate avea în continuare un contract de muncă cu aceeași societate, însă numai pentru o muncă ce nu ține de administrare. Fondatorul unei mici cafenele, de exemplu, poate conduce societatea în baza unui acord cu membrul organului de administrare și poate lucra ca bucătar în baza unui contract de muncă, pe care asociații trebuie de asemenea să îl aprobe. Articolul nostru despre raporturile de muncă ascunse explică de ce munca efectiv prestată contează mai mult decât titlul contractului.
Ce trebuie inclus într-un acord cu membrul organului de administrare
Acordul poate acoperi orice nu intră în conflict cu legea sau cu actul constitutiv. Aceste clauze sunt cele mai importante:
| Clauză | Ce trebuie convenit |
|---|---|
| Atribuții și limite | Domenii de responsabilitate, împărțirea muncii între membri, tranzacțiile care necesită mai întâi aprobarea asociaților și modul în care membrul raportează către aceștia |
| Remunerație și cheltuieli | Cuantum, date de plată, bonusuri și rambursarea cheltuielilor, în proporție rezonabilă cu atribuțiile și finanțele societății |
| Concedii și disponibilitate | Zile libere plătite, dacă există, și cât de disponibil trebuie să fie membrul, deoarece legea nu stabilește timp de lucru pentru membrii organului de administrare |
| Durată | Determinată sau nedeterminată. Dacă actul constitutiv nu stabilește o durată, un membru al organului de administrare este ales pe durată nedeterminată |
| Preaviz și compensație | Preaviz pentru fiecare parte, motive de încetare fără preaviz și orice compensație datorată la revocarea fără culpă |
| Neconcurență | Pe durata funcției, membrul nu poate conduce o afacere concurentă sau face parte din organul de administrare al unui concurent fără consimțământul asociaților. Orice restricție după plecarea membrului trebuie convenită, inclusiv întinderea și durata acesteia |
| Confidențialitate și predare | Ce constituie secret comercial, cât timp durează obligația și returnarea documentelor, parolelor și accesului la plecare |
| Răspundere și asigurare | Termenul-limită pentru pretențiile societății împotriva membrului (cinci ani, dacă nu se convine altfel) și cine plătește asigurarea de răspundere a administratorilor și directorilor (D&O) |
Două reguli din Commercial Code se aplică indiferent ce prevede acordul. În primul rând, dacă finanțele societății se deteriorează semnificativ și continuarea plăților ar fi extrem de inechitabilă pentru aceasta, societatea poate solicita o remunerație mai mică. Membrul poate atunci înceta acordul cu preaviz de o lună (§ 180¹).
În al doilea rând, o limitare a răspunderii nu obligă creditorii. Dacă societatea nu își poate plăti datoriile, un creditor sau administratorul judiciar poate în continuare solicita despăgubiri de la membru, chiar dacă societatea a renunțat la pretenția sa sau a scurtat termenul de prescripție (§ 187).
Cum semnați acordul pentru ca acesta să fie valabil
Dreptul obișnuit al membrului organului de administrare de a semna pentru societate nu acoperă acest acord. Asociații decid asupra încheierii, modificării și încetării acestuia, îi stabilesc condițiile și numesc persoana care semnează pentru societate (Commercial Code § 168(1)(10)). Dacă societatea are un consiliu de supraveghere, acesta ia aceste decizii în schimb. Un acord fără aprobarea necesară este nul (§ 181(3)).
Dacă semnați un acord, aveți nevoie de două documente: o hotărâre a asociaților care îl aprobă, stabilește remunerația și numește reprezentantul societății, precum și acordul însuși, semnat de acel reprezentant și de membrul organului de administrare. Într-o societate cu un singur proprietar, proprietarul adoptă hotărârea singur și numește în aceasta persoana care semnează pentru societate. Ambele documente pot fi semnate digital cu o carte de identitate estoniană sau cu un card de identitate digitală e-Residency. Niciunul nu trebuie depus la Registrul Comerțului estonian (Äriregister), așadar păstrați-le împreună cu documentele societății.
Revocare și demisie: preaviz, compensație și acordul
Asociații pot revoca un membru al organului de administrare oricând, fără a da un motiv, iar un membru poate demisiona oricând (Commercial Code § 184). Oricare dintre aceste măsuri încetează calitatea de membru al organului de administrare, dar acordul încetează potrivit propriilor condiții și normelor Law of Obligations Act privind contractele de mandat. Conform acestor norme, oricare parte poate înceta oricând un acord pe durată nedeterminată. Totuși, un membru al organului de administrare care pleacă înainte ca societatea să poată găsi un înlocuitor poate trebui să despăgubească societatea pentru pierderea sa (§§ 630–631).
De aceea, preavizul și compensația merită formulate clar. Revocarea nu încetează acordul prin ea însăși, astfel încât un membru revocat al organului de administrare poate susține că remunerația continuă până la încetarea acordului. Când un membru pleacă în condiții bune, un acord scurt de încetare aprobat de asociați poate stabili ultima remunerație, predarea și orice neconcurență. Depunerile la registru sunt prezentate în ghidurile noastre despre schimbarea unui membru al organului de administrare și demisia din organul de administrare.
Redactarea sau verificarea acordului dumneavoastră cu Eesti Firma
Echipa noastră juridică redactează acorduri cu membrii organului de administrare împreună cu hotărârea asociaților care le aprobă. Adaptăm condițiile la organul dumneavoastră de administrare și la modul în care membrii acestuia sunt remunerați și putem verifica și un acord pe care îl aveți deja. Contabilii noștri pot apoi înregistra un membru plătit al organului de administrare și se pot ocupa de statul de plată și raportarea fiscală pentru remunerație.
Întrebări frecvente
Da. Ambele denumiri descriu același contract între un OÜ și un membru al organului său de administrare. Casele de avocatură estoniene și Startup Estonia îl numesc adesea acord de servicii al membrului organului de administrare și, indiferent de denumire, acesta nu este un contract de muncă.
Da, ca punct de plecare. Startup Estonia, o inițiativă guvernamentală, publică un model gratuit de acord de servicii al membrului organului de administrare, însă orice model trebuie adaptat la atribuții, remunerație și condițiile de ieșire. Este necesară totuși o hotărâre a asociaților care îl aprobă.
Nu. Un acord cu membrul organului de administrare poate fi semnat pe hârtie sau digital și nu se depune la Registrul Comerțului estonian (Äriregister). Necesită aprobarea asociaților, deoarece un acord fără aceasta este nul.
Da. Dreptul estonian nu impune ca un contract între o societate și membrul organului său de administrare să fie în estonă, astfel încât un acord în engleză este valabil. Utilizați o limbă pe care o înțelege fiecare semnatar.
