Kratek odgovor
Estonski OÜ ni dolžan skleniti pogodbe s članom poslovodstva. Razmerje nastane, ko družbeniki člana izvolijo in ta imenovanje sprejme, urejajo pa ga pravo družb ter pravila o podjemnih pogodbah, ne delovno pravo. Pisna pogodba s članom poslovodstva je smiselna, ko družba plačuje plačilo ali v poslovodstvu sedi kdo drug kot edini lastnik, saj določa naloge, plačilo, odpovedni rok in posledice razrešitve.
Številni tuji ustanovitelji registrirajo estonsko družbo z omejeno odgovornostjo (osaühing, OÜ), postanejo njen edini član poslovodstva in z lastno družbo nikoli ničesar ne podpišejo. To je zakonito in v številnih takih družbah ni potrebno nič več. Pisna pogodba postane koristna, ko najamete direktorja, v poslovodstvo vključite soustanovitelja ali si začnete izplačevati plačilo, saj zakon večino praktičnih pogojev prepušča dogovoru strank.
Ta vodnik pojasnjuje, kdaj se splača podpisati pogodbo s članom poslovodstva, imenovano tudi pogodba s članom uprave ali pogodba o storitvah člana poslovodstva, ter kaj mora vsebovati. Kdo lahko sedi v poslovodstvu in kdaj član poslovodstva osebno odgovarja, obravnava naš vodnik po članih poslovodstva.
Kaj je pogodba s članom poslovodstva
Pogodba s članom poslovodstva je pogodba med estonsko OÜ in članom njenega poslovodstva, ki določa pogoje, pod katerimi ta oseba vodi družbo. Commercial Code jo omenja, vendar je ne ureja kot samostojne vrste pogodbe. Estonsko vrhovno sodišče je razmerje večkrat opisalo kot podobno mandatni pogodbi, ki je pogodba o storitvah po Law of Obligations Act.
Employment Contracts Act izrecno ne velja za pogodbe članov poslovodstva družbe (§ 1(5)). Član poslovodstva zato ni zaposleni, ne glede na ime dokumenta, in je upravičen do plačanega dopusta, odpovednega roka ali odpravnine le, če to določa pogodba.
Ali je pogodba s članom poslovodstva obvezna?
Ne. Za izvolitev člana poslovodstva sta potrebna sklep družbenikov in soglasje člana, zakon pa ne zahteva pogodbe. Pogodba se lahko sklene v kateri koli obliki (Law of Obligations Act § 11), zato pogoji, ki jih družbeniki odobrijo in član sprejme, zavezujejo stranki tudi brez podpisanega dokumenta. Podpisana pogodba le olajša njihovo dokazovanje.
Ali jo potrebujete, je odvisno predvsem od tega, kdo je v poslovodstvu in ali prejema plačilo:
| Vaš položaj | Ali potrebujete pogodbo s članom poslovodstva? |
|---|---|
| Edini lastnik in edini član poslovodstva, brez plačila | Običajno ne. Zakon že določa vaše obveznosti |
| Edini lastnik in edini član poslovodstva, s plačilom | Potreben je sklep, ki določa plačilo; priporočljiva je kratka pogodba |
| Dva ali več ustanoviteljev v poslovodstvu | Priporočljivo za razdelitev nalog ter zgodnjo ureditev plačil in pogojev izstopa |
| Najeti ali zunanji direktor | Močno priporočljivo za dogovor o nalogah, plačilu, odpovedi in nadomestilu ob razrešitvi |
| Član poslovodstva, ki za družbo opravlja tudi drugo delo | Priporočljivo, skupaj z ločeno pogodbo o zaposlitvi za drugo delo |
Kadar se izplačuje plačilo, morata biti njegov znesek in postopek plačila določena s sklepom družbenikov oziroma nadzornega sveta, če ga družba ima (Commercial Code § 180¹). Kako se plačilo obdavči in prijavi, pojasnjuje naš članek o prejemkih člana poslovodstva.
Pogodba s članom poslovodstva in pogodba o zaposlitvi
Pogodbi se razlikujeta v štirih glavnih vidikih:
| Vprašanje | Pogodba s članom poslovodstva | Pogodba o zaposlitvi |
|---|---|---|
| Glavni zakon | Commercial Code in Law of Obligations Act | Employment Contracts Act |
| Dopust in delovni čas | Le če ju določa pogodba | Zagotovljena z zakonom |
| Prenehanje funkcije | Razrešitev kadar koli, brez razloga; pogodba preneha pod lastnimi pogoji | Delodajalec potrebuje zakonit razlog in običajno odpovedni rok |
| Nadomestilo ob prenehanju funkcije | Le če ga določa pogodba | Zakonska odpravnina, kadar velja |
Član poslovodstva ima lahko z isto družbo še vedno pogodbo o zaposlitvi, vendar le za delo, ki ni vodenje. Ustanovitelj majhne kavarne lahko na primer vodi družbo na podlagi pogodbe s članom poslovodstva in dela kot njen kuhar na podlagi pogodbe o zaposlitvi, ki jo morajo odobriti tudi družbeniki. Naš članek o prikritih delovnih razmerjih pojasnjuje, zakaj je dejansko opravljeno delo pomembnejše od naslova pogodbe.
Kaj vključiti v pogodbo s članom poslovodstva
Pogodba lahko zajema vse, kar ni v nasprotju z zakonom ali družbeno pogodbo. Najpomembnejše so te določbe:
| Določba | O čem se dogovoriti |
|---|---|
| Naloge in omejitve | Področja odgovornosti, delitev dela med člani, posli, ki prej zahtevajo odobritev družbenikov, in način poročanja družbenikom |
| Plačilo in stroški | Znesek, datumi plačil, bonusi in povračilo stroškov v razumni sorazmernosti z nalogami in financami družbe |
| Dopust in dosegljivost | Plačani prosti dnevi, če obstajajo, in zahtevana dosegljivost člana, saj zakon članom poslovodstva ne določa delovnega časa |
| Trajanje | Določeno ali nedoločeno. Če družbena pogodba ne določa mandata, je član poslovodstva izvoljen za nedoločen čas |
| Odpoved in nadomestilo | Odpovedni rok za vsako stran, razlogi za odpoved brez roka in morebitno nadomestilo ob razrešitvi brez krivde |
| Konkurenčna prepoved | Član med opravljanjem funkcije brez soglasja družbenikov ne sme voditi konkurenčne dejavnosti ali biti v poslovodstvu konkurenta. Za omejitev po odhodu člana je potreben dogovor o njenem obsegu in trajanju |
| Zaupnost in predaja | Kaj se šteje za poslovno skrivnost, kako dolgo traja obveznost ter vračilo dokumentov, gesel in dostopov ob odhodu |
| Odgovornost in zavarovanje | Zastaralni rok za zahtevke družbe proti članu (pet let, razen če je dogovorjeno drugače) in kdo plača zavarovanje odgovornosti direktorjev in vodilnih oseb (D&O) |
Ne glede na vsebino pogodbe veljata dve pravili Commercial Code. Prvič, če se finance družbe bistveno poslabšajo in bi bilo nadaljnje plačevanje zanjo skrajno nepravično, lahko družba zahteva nižje plačilo. Član lahko nato pogodbo odpove z enomesečnim odpovednim rokom (§ 180¹).
Drugič, omejitev odgovornosti ne zavezuje upnikov. Če družba ne more plačati dolgov, lahko upnik ali stečajni upravitelj še vedno zahteva odškodnino od člana, tudi če se je družba odpovedala svojemu zahtevku ali skrajšala zastaralni rok (§ 187).
Kako veljavno podpisati pogodbo
Običajna pravica člana poslovodstva, da podpisuje za družbo, te pogodbe ne zajema. Družbeniki odločajo o njeni sklenitvi, spremembi in prenehanju, določijo njene pogoje ter imenujejo osebo, ki podpiše za družbo (Commercial Code § 168(1)(10)). Če ima družba nadzorni svet, te odločitve sprejema ta. Pogodba brez zahtevanega soglasja je nična (§ 181(3)).
Če podpišete pogodbo, potrebujete dva dokumenta: sklep družbenikov, ki jo odobri, določi plačilo in imenuje zastopnika družbe, ter samo pogodbo, ki jo podpišeta ta zastopnik in član poslovodstva. V družbi z enim lastnikom lastnik sklep sprejme sam in v njem imenuje osebo, ki podpiše za družbo. Oba dokumenta se lahko digitalno podpišeta z estonsko osebno izkaznico ali digitalno osebno izkaznico e-Residency. Nobenega ni treba vložiti v estonski poslovni register (Äriregister), zato ju hranite med evidencami družbe.
Razrešitev in odstop: odpoved, nadomestilo in pogodba
Družbeniki lahko člana poslovodstva kadar koli razrešijo brez navedbe razloga, član poslovodstva pa lahko kadar koli odstopi (Commercial Code § 184). Vsak korak konča članstvo v poslovodstvu, pogodba pa preneha po lastnih pogojih in pravilih Law of Obligations Act o mandatnih pogodbah. Po teh pravilih lahko katera koli stran pogodbo za nedoločen čas kadar koli odpove. Član poslovodstva, ki odide, preden lahko družba zagotovi zamenjavo, pa bo morda moral družbi povrniti škodo (§§ 630–631).
Zato odpoved in nadomestilo zahtevata jasno besedilo. Razrešitev sama po sebi ne konča pogodbe, zato lahko razrešeni član poslovodstva trdi, da se plačilo nadaljuje, dokler pogodba ni odpovedana. Ko član odide sporazumno, lahko kratek sporazum o prenehanju, ki ga odobrijo družbeniki, uredi zadnje plačilo, predajo in morebitno konkurenčno prepoved. Vpise v register obravnavata naša vodnika o spremembi člana poslovodstva in odstopu iz poslovodstva.
Priprava ali pregled vaše pogodbe z Eesti Firma
Naša pravna ekipa pripravi pogodbe s člani poslovodstva skupaj s sklepom družbenikov, ki jih odobri. Pogoje prilagodimo vašemu poslovodstvu in načinu plačevanja njegovih članov, pregledamo pa lahko tudi pogodbo, ki jo že imate. Naši računovodje lahko nato prijavijo plačanega člana poslovodstva ter vodijo obračun plač in davčno poročanje za plačilo.
Pogosto zastavljena vprašanja
Da. Obe imeni opisujeta isto pogodbo med OÜ in članom njenega poslovodstva. Estonske odvetniške pisarne in Startup Estonia jo pogosto imenujejo pogodba o storitvah člana poslovodstva in ne glede na ime ne gre za pogodbo o zaposlitvi.
Da, kot izhodišče. Startup Estonia, vladna pobuda, objavlja brezplačno vzorčno pogodbo o storitvah člana poslovodstva, vendar je treba vsako predlogo prilagoditi nalogam, plačilu in pogojem odhoda. Še vedno potrebuje sklep družbenikov, ki jo odobri.
Ne. Pogodba s članom poslovodstva se lahko podpiše na papirju ali digitalno in se ne vloži v estonski poslovni register (Äriregister). Potrebuje pa odobritev družbenikov, saj je pogodba brez nje nična.
Da. Estonsko pravo ne zahteva, da je pogodba med družbo in članom njenega poslovodstva v estonščini, zato je pogodba v angleščini veljavna. Uporabite jezik, ki ga razume vsak podpisnik.
