Бухгалтерське ПЗ для естонської компанії: Merit Aktiva, SimplBooks та інші — порівняння

Кожна естонська компанія має вести бухгалтерський облік, навіть без працівників і лише з кількома продажами на рік. Дані обліку використовуються для декларації з ПДВ, щойно компанія зареєстрована платником ПДВ, для декларації з податків на заробітну плату, коли вона виплачує зарплату, винагороду членам правління або дивіденди, а також для річного звіту (majandusaasta aruanne), який кожне OÜ подає через e-Business Register.

Засновники з-за кордону, зокрема e-residents, часто починають із знайомого їм інструменту, як-от Xero або QuickBooks, а згодом виявляють, що він не може формувати естонські декларації. У цьому посібнику порівнюється основне бухгалтерське ПЗ в Естонії за критеріями, важливими для невеликої компанії, якою керують з-за кордону, і пояснюється, коли простіше доручити облік бухгалтеру.

Що має робити бухгалтерське ПЗ в Естонії

Юридичні вимоги однакові незалежно від обраної програми, тому різниця полягає в тому, скільки рутинної роботи ПЗ бере на себе. Найважливіші п’ять аспектів:

• Податкові декларації. Якісне ПЗ готує щомісячну декларацію з ПДВ і декларацію з податків на заробітну плату, а потім або надсилає їх до Податково-митного департаменту Естонії, або створює файл для завантаження. Пряме підключення незабаром стане важливішим: декларація з податків на заробітну плату вже подається як дані безпосередньо з ПЗ, а з квітня 2027 року так само подаватиметься декларація з ПДВ, хоча ручне введення та завантаження файлу залишаться можливими. У нашому податковому календарі естонської компанії наведено строки.
• Річний звіт. Баланс і звіт про прибутки та збитки мають формуватися в програмі у форматі, який приймає e-Business Register. Примітки, а для всіх компаній, окрім найменших, ще й звіт керівництва, все одно має підготувати хтось.
• Банківські підключення. Пряме підключення імпортує банківські виписки та зіставляє платежі з рахунками. Зазвичай воно охоплює лише основні естонські банки, тому для Wise, Revolut і подібних рахунків Ви завантажуєте файли виписок.
• Електронні рахунки. Естонські покупці можуть вимагати електронні рахунки, тому програма має їх надсилати й отримувати.
• Мова. Інтерфейс має бути доступний англійською, а не лише естонською.

Merit Aktiva проти SimplBooks, SmartAccounts та e-Financials

У таблиці порівняно стартові тарифи, придатні для невеликої компанії; ціни вказано за місяць і без ПДВ, якщо не зазначено інше. Одна операція — це одна проведена транзакція, наприклад рахунок або платіж.

Merit Aktiva

Merit Aktiva — найвідоміша бухгалтерська програма в Естонії. Її розробник Merit Tarkvara стверджує, що нею користуються понад 83 000 компаній, а опитування студентів серед малих естонських компаній Талліннського технічного університету виявили, що вона є найпоширенішою. Інтерфейс доступний естонською, англійською та російською; виписки з LHV, SEB, Swedbank і Coop надходять автоматично, а декларації з ПДВ і податків на заробітну плату надсилаються до Податково-митного департаменту з програми. Тариф Standard охоплює щоденний облік, а Pro додає автоматичні підключення до інтернет-магазинів, платіжних провайдерів та іншого ПЗ. Розрахунок заробітної плати виконується в окремій програмі Merit Palk, яка безкоштовна для до двох працівників, а підтримка клієнтів безкоштовна.

SimplBooks

SimplBooks — талліннська компанія, програму якої створено для засновників, що ведуть облік самостійно; вона повідомляє про понад 20 000 користувачів. Інтерфейс доступний естонською, англійською та російською. Тариф Start коштує менше за Merit Aktiva Standard, проте включає розрахунок заробітної плати для до трьох працівників, безкоштовні електронні рахунки та прямі банківські підключення, тож операції за попередній день надходять щоранку, а регулярні операції можна проводити автоматично. Податкові декларації надсилаються прямо до Податково-митного департаменту, а річний звіт готується у вбудованому інструменті. Якщо Ви лише виставляєте рахунки, а решту доручаєте бухгалтеру, достатньо тарифу MINI.

SmartAccounts

SmartAccounts, також із Таллінна, має модель ціноутворення, що підходить для неактивних компаній. На тарифі Starter Ви передплачуєте операції та використовуєте їх за потреби без щомісячної плати, що добре підходить холдинговій компанії з кількома транзакціями на рік. Коли бізнес стає активним, тариф Pro додає прямі банківські підключення, безкоштовні електронні рахунки та податкові декларації, що надсилаються прямо до Податково-митного департаменту. Програма також має модулі запасів і основних засобів та, серед іншого, підключається до Scoro, Envoice і WooCommerce. Інтерфейс доступний лише естонською та англійською. Бізнес-клієнти LHV можуть користуватися програмою безкоштовно перші п’ять місяців.

e-Financials

В Естонії e-Financials відома як e-arveldaja; нею керує Centre of Registers and Information Systems — державний орган, що стоїть за e-Business Register. Вона працює в тому самому порталі, тож Ви входите за ID-карткою, Smart-ID або карткою e-Residency. Інтерфейс доступний естонською та англійською, податкові декларації подаються з програми, а річний звіт готується в самому реєстрі. Після безкоштовного першого року компанія з до 10 операціями на місяць сплачує €5 на рік; за 11–50 операцій плата становить €5 на місяць, а понад 50 — €9 на місяць, усе без ПДВ, згідно з прайс-листом e-Financials. Компромісом є менша автоматизація: банківські виписки завантажуються файлами, а модуля запасів немає.

Xero та інше іноземне ПЗ в Естонії

Xero, QuickBooks і подібні програми створені для інших ринків. Xero має версії для Великої Британії, США, Австралії та кількох інших країн, але не для Естонії, де компанії використовують її глобальну версію із загальним звітом про податок із продажів. На власному форумі продукту Xero підтверджує, що подання декларації з ПДВ підтримується лише для Великої Британії.

Для естонського OÜ це означає подвійну роботу: облік ведеться в Xero, але декларація з ПДВ, декларація з податків на заробітну плату та річний звіт готуються в естонському форматі деінде, зазвичай бухгалтером, який перетворює дані. Сам Податково-митний департамент радить користувачам іноземного ПЗ запитати свого постачальника, чи підтримуватиме він естонське звітування на основі даних. Xero має сенс переважно тоді, коли компанія належить до групи, яка вже звітує в ньому.

Xolo, Enty та інші платформи e-Residency

Окремою категорією є платформи послуг e-Residency, як-от Xolo, Enty або Companio, які поєднують власне бухгалтерське ПЗ із щомісячною бухгалтерською послугою. Ви взагалі не обираєте програму: рахунки, банківські дані й звіти зберігаються в системі постачальника. Це зручно, поки Ви залишаєтеся, але облік прив’язаний до постачальника, і в разі його зміни його доведеться перенести до однієї з наведених вище програм. Бухгалтер, який працює у стандартній програмі, як-от Merit Aktiva, залишає Вам свободу перенести облік в інше місце.

Яке бухгалтерське ПЗ найкраще для Вашої естонської компанії

Найкраще бухгалтерське ПЗ для естонської компанії переважно залежить від її активності та від того, хто веде облік.

Що б Ви не обрали, використайте безкоштовний період, щоб ввести операції за місяць до оплати. Подальше перенесення означає передавання початкових залишків і неоплачених рахунків, тому початок фінансового року — найзручніший момент змінити програму або передати облік бухгалтеру.

Хто працює в програмі: Ви, бухгалтер чи обидва

ПЗ виконує рутинні завдання, але не вирішує, як слід провести операцію, коли компанія має зареєструватися платником ПДВ або як оподатковується дивіденд. Більшість проблем в обліку, який засновники ведуть самостійно, починаються саме тут і виявляються, коли настає строк річного звіту. Сам звіт також потребує приміток і, для більшості компаній, звіту керівництва на додаток до даних із програми. Є три способи розподілити роботу.

У другому й третьому варіантах програму зазвичай обирає бухгалтер, а Вам потрібен лише доступ. Наша команда бухгалтерів так веде облік естонських компаній, власники яких перебувають за кордоном, переважно в Merit Aktiva: клієнти, які бажають брати активну участь, самі виставляють рахунки на продаж, а ми ведемо облік, готуємо податкові декларації та річний звіт. Ми також перебираємо облік, який ведеться в іншому місці, подаємо річний звіт для власників, які вели облік самі, і впорядковуємо занедбаний облік.

Якщо Ви обираєте бухгалтерське ПЗ для нової естонської компанії, надішліть нам короткий опис Вашого бізнесу, і ми запропонуємо як організувати його бухгалтерський облік від самого початку.

Надіслати запит

Поширені запитання