Chủ sở hữu hưởng lợi của công ty Lithuania: Cách nộp JANGIS và tránh phạt

Việc đăng ký công ty tại Lithuania không chấm dứt thủ tục giấy tờ. Sau khi công ty được ghi vào Sổ đăng ký pháp nhân, giám đốc phải nộp riêng danh sách các chủ sở hữu hưởng lợi, tức những người đứng sau công ty. Nhiều nhà sáng lập nước ngoài mà chúng tôi làm việc cùng không biết nghĩa vụ này và cho rằng việc đăng ký đã bao gồm mọi thứ.

Nghĩa vụ này áp dụng cho mọi UAB tại Lithuania, kể cả công ty không hoạt động, và cho mọi cơ cấu, từ một nhà sáng lập duy nhất đến chuỗi công ty holding. Khi đã xác định được người cần liệt kê, việc nộp hồ sơ ngắn gọn; giám đốc sống ở nước ngoài có thể giao cho người đại diện thực hiện.

Ai là Chủ sở hữu hưởng lợi của Công ty Lithuania

Chủ sở hữu hưởng lợi, thường được gọi là UBO (ultimate beneficial owner), luôn là thể nhân, không bao giờ là công ty. Luật Phòng chống rửa tiền và tài trợ khủng bố trước hết xem xét quyền sở hữu và quyền kiểm soát, và chỉ xét đến cán bộ quản lý cấp cao khi các yếu tố này không cho câu trả lời rõ ràng. Việc kiểm soát bằng phương thức khác, ví dụ thông qua thỏa thuận với các cổ đông khác, cũng khiến một người trở thành chủ sở hữu hưởng lợi.

Sở hữu thông qua Công ty Holding

Trong thực tiễn của chúng tôi, đa số sai sót xảy ra khi có một công ty đứng giữa các cá nhân và UAB, vì khi đó phải tính cổ phần qua nhiều cấp, từng mắt xích một.

Giả sử Anna sở hữu 60% một GmbH của Đức và GmbH đó sở hữu 40% UAB. Anna là chủ sở hữu hưởng lợi vì cô kiểm soát GmbH và GmbH nắm giữ hơn 25%, dù tỷ lệ sở hữu tương ứng của cô chỉ là 24%. Nay giả sử Anna và ba đối tác mỗi người sở hữu 25% GmbH, công ty sở hữu toàn bộ UAB. Không ai trong số họ kiểm soát GmbH hoặc nắm giữ hơn 25% thông qua nó, nên giám đốc được liệt kê là cán bộ quản lý cấp cao, trừ khi một trong bốn người kiểm soát công ty theo cách khác.

Mọi công ty trong chuỗi cũng được ghi vào JANGIS, với tên, mã đăng ký, hình thức pháp lý, địa chỉ và tỷ lệ sở hữu cổ phần.

JANGIS và JADIS: Hai Hồ sơ khai báo

Lithuania lưu dữ liệu sở hữu ở hai nơi, đều do Registrų centras, cơ quan quản lý sổ đăng ký nhà nước, vận hành. JADIS, hệ thống thông tin về người tham gia pháp nhân, ghi nhận cổ đông là ai. JANGIS là phân hệ của JADIS, thực chất là sổ đăng ký UBO của Lithuania, và ghi nhận những người đứng sau cổ đông. Với UAB do một người sở hữu, cả hai hiển thị cùng một tên; với UAB do công ty holding sở hữu, JADIS hiển thị công ty và JANGIS hiển thị những người đứng sau công ty đó.

Không thể nộp danh sách chủ sở hữu hưởng lợi cho đến khi dữ liệu cổ đông có trong JADIS; vì vậy, sau khi chuyển nhượng cổ phần làm thay đổi chủ sở hữu hưởng lợi, giám đốc cập nhật JADIS trước và JANGIS ngay sau đó.

Thời hạn JANGIS: Sau đăng ký và sau thay đổi

Danh sách đầu tiên phải nộp trong vòng 10 ngày kể từ khi đăng ký. Danh sách mới phải nộp trong vòng 10 ngày mỗi khi dữ liệu đã ghi nhận thay đổi, ví dụ khi chủ sở hữu hưởng lợi chuyển nhà hoặc một công ty holding ở cấp cao hơn trong chuỗi có cổ đông kiểm soát mới.

Những thay đổi ở cấp cao hơn trong chuỗi là điều các công ty thường bỏ sót nhất. Danh sách cổ đông của chính UAB vẫn không đổi, nên chủ sở hữu quên sổ đăng ký Lithuania và dữ liệu JANGIS trở nên lỗi thời.

Cách Nộp Dữ liệu Chủ sở hữu hưởng lợi cho JANGIS

Dữ liệu chỉ được nộp trực tuyến, qua cổng tự phục vụ Registrų centras, và danh sách được ký bằng chữ ký điện tử đủ điều kiện. Giám đốc có thể tự nộp hoặc ủy quyền cho người khác, thông qua cổng hoặc bằng giấy ủy quyền.

Đối với giám đốc nước ngoài, chữ ký thường là điểm vướng vì nhiều người không có chữ ký điện tử được cổng chấp nhận. Do đó, phần lớn khách hàng nước ngoài của chúng tôi ký giấy ủy quyền và một người đại diện nộp JANGIS cho công ty.

Đối với mỗi chủ sở hữu hưởng lợi, hồ sơ nêu tên, mã số cá nhân hoặc ngày sinh, quốc tịch, quốc gia cư trú và địa chỉ nhà ở. Hồ sơ cũng nêu mức độ sở hữu hoặc kiểm soát của họ, đồng thời đính kèm giấy tờ tùy thân của người nước ngoài. Nếu có công ty nước ngoài trong chuỗi, cũng cần trích lục từ sổ đăng ký tại nước sở tại, được hợp pháp hóa và dịch sang tiếng Lithuania. Chỉ có thể bỏ qua trích lục khi cùng dữ liệu đó được công khai miễn phí trong sổ đăng ký công cộng của quốc gia đó.

Phạt do Dữ liệu Chủ sở hữu hưởng lợi Nộp muộn hoặc Không chính xác

Điều 223(1) của Bộ luật Vi phạm hành chính áp dụng cho dữ liệu nộp muộn, thiếu hoặc không chính xác, và tiền phạt áp lên cá nhân giám đốc, không phải công ty.

Trong thực tiễn của chúng tôi, Registrų centras không gửi nhắc nhở trước. Cơ quan này lập biên bản, tức hồ sơ chính thức về hành vi vi phạm, mang tên giám đốc, và thư đầu tiên giám đốc nhận được đã liên quan đến vụ việc. Thư chính thức đến công ty qua hệ thống giao nhận điện tử của nhà nước hoặc địa chỉ đăng ký tại Lithuania, nên giám đốc sống ở nước ngoài cần phương thức đáng tin cậy để nhận cả hai.

Nộp phạt không thay thế việc nộp hồ sơ: danh sách chính xác vẫn phải được nộp vào JANGIS, vì đây là một trong các nghĩa vụ của giám đốc công ty Lithuania.

Ngân hàng và tổ chức thanh toán cũng kiểm tra JANGIS khi xác minh chủ sở hữu của khách hàng; khi thông tin này khác với hồ sơ của họ, họ yêu cầu công ty sửa lại. Điều đó có thể làm chậm việc mở tài khoản ngân hàng cho công ty Lithuania hoặc quá trình rà soát thanh toán.

Nộp JADIS và JANGIS cùng Eesti Firma

Chúng tôi nộp và cập nhật dữ liệu JADIS và JANGIS cho khách hàng theo giấy ủy quyền, sau khi đăng ký và mỗi khi quyền sở hữu thay đổi. Chúng tôi cùng bạn xác định chuỗi sở hữu, chuẩn bị tài liệu cho mọi công ty nước ngoài trong chuỗi và nộp đúng thời hạn khi bạn thông báo thay đổi.

Nếu bạn đang thành lập công ty mới, các hồ sơ có thể được lên kế hoạch cùng với đăng ký công ty tại Lithuania. Nếu hồ sơ của bạn đã quá hạn, hãy gửi yêu cầu cho chúng tôi; chúng tôi sẽ cho biết cần nộp những gì và trước thời điểm nào.

Gửi yêu cầu

Câu hỏi thường gặp