Kako dodati, zamijeniti ili ukloniti člana uprave estonskog društva

Uprave se mijenjaju iz uobičajenih razloga: suosnivač se pridruži, partner ode, osnivač zaposli upravitelja i povuče se ili jedini član uprave nastavi dalje te želi da mu se ime ukloni iz registra. U estonskom OÜ članovi društva posjeduju društvo, a uprava, obično jedna osoba, vodi ga i potpisuje u njegovo ime. Promjena uprave mijenja osobu koja vodi društvo, a ne osobu koja ga posjeduje, a postupak ima dva dijela: članovi društva odlučuju, a estonski sudski registar (Äriregister) evidentira odluku. Odluka obvezuje uključene osobe od dana donošenja; na upis se oslanjaju banke, porezno tijelo i svi ostali sve dok se ne promijeni.

Ovaj vodič obuhvaća taj postupak za estonsko društvo s ograničenom odgovornošću (OÜ), čiji se član uprave na engleskom često naziva direktorom. Objašnjava tko odlučuje, što se prijavljuje i tko to prijavljuje, koliko stoji i koliko traje te što se mijenja kada netko ne može digitalno potpisati. Sama uloga, s obvezama, ugovorom i osobnom odgovornošću, obrađena je u našem vodiču o članovima uprave estonskog društva.

Dodavanje, zamjena ili uklanjanje člana uprave: što se mijenja u svakom slučaju

Svaka promjena uprave provodi se istom prijavom u e-Poslovnom registru. Razlikuju se sadržaj odluke članova društva, osoba koja potpisuje prijavu i obveza plaćanja pristojbe.

Društveni ugovor određuje koliko je dokumentacije potrebno za promjenu. Njime se navodi koliko članova uprave društvo može imati, često od jednog do pet. Ako društveni ugovor dopušta jednog člana, a Vi želite dva, mijenja se u istoj prijavi, što zahtijeva dvije trećine glasova i cjelovit novi tekst društvenog ugovora. Društvo ne smije ostati bez uprave, pa se, kada jedini član odlazi, razrješenje i novo imenovanje unose u jednu odluku. Nije važno gdje novi član živi jer estonsko pravo ne propisuje uvjet prebivališta za upravu. Važno je mogu li svi koji trebaju potpisati to učiniti digitalno.

Odluka članova društva i suglasnost novog člana

Prema Commercial Code, članove uprave OÜ biraju i razrješavaju članovi društva, osim ako društvo ima nadzorni odbor, što mala društva rijetko imaju. Za izbor i razrješenje dovoljna je obična većina danih glasova, osim ako osnivački akt utvrđuje viši prag, a za razrješenje nije potrebno navesti razlog. Odlukom se imenuje osoba i datum stupanja promjene na snagu, a član se bira na neograničeno razdoblje, osim ako osnivački akt propisuje rok. Nitko ne može biti imenovan u upravu protiv svoje volje. Novi član mora izričito dati pristanak i potvrditi da ga ništa u zakonu ne sprječava u obnašanju funkcije, poput zabrane poslovanja. Estonskim digitalnim potpisom oboje se daje potpisivanjem prijave na portalu; bez njega se navode u niže opisanom ovjerenom dokumentu.

Odluka se obično evidentira u zapisniku sa sastanka članova društva ili, kao u većini malih društava, u odluci koju bez sastanka potpisuju svi članovi društva. e-Poslovni registar u prijavi nudi unaprijed ispunjene predloške za obje mogućnosti, pa jedini član društva koji dodaje partnera obično ne mora ništa sastavljati.

Kako promijeniti člana uprave u e-Poslovnom registru: korak po korak

Postupak na portalu slijedi službene upute e-Business Register i traje nekoliko minuta nakon što je odluka spremna.

1. Prijavite se u e-Poslovni registar svojom ID karticom, karticom e-Residency, Mobile-ID ili Smart-ID i otvorite My dashboard. Novoizabrani član koji još ne vidi društvo koristi Search for a legal person i potvrđuje pravo na promjenu njegovih podataka.
2. Otvorite društvo, odaberite Change data i idite u odjeljak Persons. Dodajte novog člana uprave s njegovim imenom, osobnim identifikacijskim brojem i državom te na istom mjestu uklonite člana koji odlazi.
3. U odjeljku Documents priložite odluku članova društva ili je izradite iz predloška portala i neka je članovi društva digitalno potpišu. Odluka potpisana na papiru skenira se i prilaže, a izvornik se šalje odjelu za registraciju Okružnog suda u Tartuu.
4. Potpišite prijavu. Kada se dodaje član, potpisuju i novi član i postojeći član uprave. Kada se zamjenjuje jedini član, član društva potpisuje uz novog člana jer registar treba potpis osobe koju već poznaje. Ako je odlazeći član još na funkciji na dan prijave, može potpisati umjesto člana društva. Razriješeni član nikada ne mora potpisati, a ako se ne dodaje nitko novi, potpisuje jedan preostali član.
5. Platite državnu pristojbu od 25 € putem poveznice na banku i podnesite prijavu. Pristojba se naplaćuje po prijavi, pa nova adresa ili e-pošta prijavljene istodobno ne koštaju dodatno.
6. Registar pregledava prijavu promjene u roku od pet radnih dana i šalje obavijest na e-poštu društva. Istog dana preuzmite novu registracijsku karticu jer će je banka tražiti.

Imenovanje člana uprave bez kartice e-Residency

Internetska prijava zahtijeva estonski digitalni potpis svih osoba koje moraju potpisati. Ako novi član ili jedini preostali član nema potpis, prijava ide preko estonskog javnog bilježnika, kao što je slučaj kod mnogih društava u stranom vlasništvu pri svakoj promjeni u registru. Javni bilježnik ovjerava potpis na prijavi i podnosi je registru, a rok registra od pet radnih dana teče od tog podnošenja. Novi član bez estonskog osobnog broja upisuje se u registar identifikacijskim brojem svoje države i datumom rođenja. Upis je valjan, ali ne može se prijaviti na portal za društvo dok ne dobije karticu e-Residency, pa novi član koji će svakodnevno voditi društvo treba rano podnijeti zahtjev za e-Residency.

Potpis stiže javnom bilježniku na jedan od dva načina. Novi član dolazi u Tallinn i potpisuje osobno, uz tumača ako ne govori estonski, čime se promjena obavlja za otprilike tjedan dana. Ili potpisuje punomoć pred javnim bilježnikom u svojoj državi, daje joj apostille ako ta država to zahtijeva i šalje je u Estoniju. Sudski tumač prevodi je na estonski, a zastupnik potpisuje kod javnog bilježnika u njegovo ime. Punomoć mora sadržavati vlastitu suglasnost novog člana i njegovu potvrdu da zakonski smije biti član uprave, jer zastupnik ne može dati ni jedno ni drugo umjesto njega. Taj put traje dva do tri tjedna, a najveći dio vremena odlazi na apostille, kurira i prijevod. Ostalo što isprava mora sadržavati navedeno je u našem vodiču za registraciju društva bez e-Residency, a isti tekst služi i za promjenu uprave.

Nakon upisa: što se još mijenja

Državna tijela sastav uprave čitaju iz estonskog sudskog registra (Äriregister), pa se o samom imenovanju ništa ne prijavljuje Poreznoj i carinskoj upravi. Za sve ostalo morate ih obavijestiti Vi, a nekoliko je stavki lako zaboraviti.

Promijenite upravu uz Eesti Firma

Pripremamo odluku članova društva, suglasnost i prijavu, podnosimo promjenu za društva čiji članovi uprave mogu digitalno potpisati te organiziramo javnog bilježnika za one koji to ne mogu. Kada novi član nema karticu e-Residency, naš pravni tim sastavlja punomoć sa suglasnošću i izjavom o ispunjavanju uvjeta koju registar zahtijeva te zakazuje javnog bilježnika. Naši računovođe istodobno ažuriraju registar zaposlenja i upis stvarnog vlasnika. Ako promjena uključuje novog člana društva ili novu registriranu adresu, unosi se u istu prijavu za istih 25 €.

Pošaljite zahtjev

Često postavljana pitanja