Come dimettersi dall’organo amministrativo quando i soci non fanno nulla

Essere indicato come membro dell’organo amministrativo di una società che non controlla più è una situazione scomoda. I proprietari hanno smesso di rispondere, il bilancio d’esercizio è in ritardo, continuano ad arrivare lettere dall’Autorità tributaria e doganale, e il Suo nome è ancora quello riportato nel Registro delle Imprese estone (Äriregister). Ogni obbligo di un amministratore continua a ricadere su di Lei.

La legge estone non consente ai soci di trattenere contro la propria volontà un membro dell’organo amministrativo in carica. Non Le occorrono la loro decisione, la loro firma né una loro risposta per dimettersi da membro dell’organo amministrativo di una società estone. Le occorre invece una documentazione probatoria completa, poiché il Registro delle Imprese estone (Äriregister) rimuoverà il Suo nome soltanto quando potrà verificare che Lei si è dimesso correttamente e che la società non ha agito. Le regole generali sulla nomina e revoca degli amministratori sono illustrate nella nostra guida all’organo amministrativo di una società estone; questo articolo tratta il percorso di uscita quando i proprietari restano in silenzio.

Il Suo diritto di dimettersi non dipende dai soci

Il Codice commerciale estone (äriseadustik) stabilisce che un membro dell’organo amministrativo può dimettersi indipendentemente dal motivo, notificandolo all’organo che lo ha nominato. In una OÜ senza organo di controllo, tale organo è costituito dai soci. Non è necessaria alcuna delibera dei soci, non occorre indicare una causa e nessuno deve acconsentire. Le dimissioni sono un atto unilaterale e si perfezionano quando la Sua comunicazione raggiunge i soci. La tempistica può comunque rilevare per un’attività operativa. Lasciare una società attiva in un momento che le causa un danno può attribuirle una richiesta di risarcimento, ma è una questione economica, non relativa alla possibilità di lasciare l’incarico.

La data indicata nella comunicazione conta più di quanto si pensi. Il Suo incarico termina alla data dichiarata nella Sua comunicazione, non il giorno in cui cambia l’iscrizione nel registro. L’iscrizione nel Registro delle Imprese estone (Äriregister) è dichiarativa: informa il pubblico ma non crea né estingue l’incarico. L’intervallo tra le due date spiega perché le prove siano importanti, poiché nei confronti di banche, controparti e autorità Lei è presunto amministratore finché il registro non indichi diversamente.

Passaggio 1: notifichi i soci in modo dimostrabile

La comunicazione è il fondamento dell’intera procedura di dimissioni del membro dell’organo amministrativo. Deve fare due cose contemporaneamente: porre fine al Suo incarico a una data chiara e offrire ai soci qualcosa di concreto da fare.

Cosa deve indicare la comunicazione

Dichiari di dimettersi dall’organo amministrativo della società, ne indichi il nome e il codice di registro, e specifichi la data esatta dalla quale non ricoprirà più l’incarico né agirà più per la società. Chieda quindi ai soci di nominare un nuovo membro dell’organo amministrativo e di depositare la Sua rimozione presso il Registro delle Imprese estone (Äriregister) entro un termine stabilito, normalmente da due a quattro settimane.

La data è l’elemento che più spesso viene omesso. Una comunicazione che dice soltanto «Vorrei dimettermi» invita a discutere se e quando Lei abbia effettivamente lasciato l’incarico. Una comunicazione che dice «il mio incarico termina il 15 novembre e da tale data non rappresento la società» non lascia nulla da discutere. È la frase che il registro cercherà in seguito.

Dove inviarla

Invii la comunicazione via e-mail all’indirizzo ufficiale della società riportato nell’e-Business Register e a ogni indirizzo e-mail personale dei soci che conosce. Se dispone di indirizzi postali, la invii anche tramite lettera raccomandata. Ciò che conta è la prova: conservi le e-mail inviate con le relative intestazioni, eventuali conferme di lettura e le ricevute di tracciamento postale.

Se un socio è a sua volta una società, scriva al suo indirizzo e-mail registrato e ai membri del suo organo amministrativo. Qualora alcuni soci non siano affatto reperibili, la notifica alla maggioranza è considerata sufficiente, ma conservi una nota dei tentativi falliti. Se è l’unico membro dell’organo amministrativo, usi inoltre la stessa comunicazione per convocare un’assemblea dei soci che elegga il Suo sostituto. Non costa nulla e dimostra al registro che Lei ha dato ai proprietari una concreta via d’uscita.

Passaggio 2: dia ai soci il tempo di agire

Dopo la comunicazione, attenda la scadenza del termine fissato. I soci sono responsabili della nomina di un nuovo membro dell’organo amministrativo e del deposito della modifica, e il registro vorrà verificare che abbiano avuto un’equa possibilità di farlo.

Utilizzi questo tempo per tutelarsi. Consegni i documenti contabili, i contratti e le credenziali di accesso a un socio o al commercialista della società, e conservi un registro di ciò che ha consegnato e quando. Se una dichiarazione fiscale o un bilancio d’esercizio scade prima della data di cessazione e Lei è in grado di presentarlo, lo faccia. Il dovere di organizzare la contabilità spetta al membro dell’organo amministrativo in carica al momento. Informi la banca della società che si è dimesso e da quale data; le banche non monitorano il registro e altrimenti continueranno a trattarla come firmatario.

Se i soci depositano la modifica in tempo, la procedura è conclusa e il registro mostrerà il nuovo membro dell’organo amministrativo. Se restano in silenzio, passi al terzo passaggio.

Passaggio 3: chieda al Registro delle Imprese estone (Äriregister) di correggere l’iscrizione

Quando i soci non agiscono, presenti personalmente domanda al Registro delle Imprese estone (Äriregister). Il Codice commerciale prevede che, qualora un’iscrizione relativa a un membro dell’organo amministrativo sia divenuta inesatta a causa delle dimissioni, il funzionario possa correggerla senza domanda della società. Una volta che il registro è convinto che Lei si sia dimesso, i soci non sono più necessari.

La domanda è una dichiarazione in forma libera al dipartimento del registro del Tribunale della contea di Tartu, che gestisce il Registro delle Imprese estone (Äriregister). Spieghi che si è dimesso in una determinata data, che ha notificato i soci in una determinata data, che essi non hanno depositato la modifica e che chiede al funzionario di cancellare la Sua iscrizione quale membro dell’organo amministrativo. Alleghi la comunicazione di dimissioni e la prova che ha raggiunto i soci. Firmi digitalmente la dichiarazione con una carta d’identità estone o una carta e-Residency. Senza firma digitale, la firmi su carta davanti a un notaio, che autenticherà la Sua firma, e la spedisca per posta; l’autenticazione di un notaio straniero richiede un’apostille.

Il funzionario apre quindi un procedimento proprio. Notifica alla società che l’iscrizione sembra inesatta e le concede due settimane per depositare autonomamente la modifica o per opporsi. Se non accade nulla entro tale periodo, il funzionario cancella l’iscrizione di propria iniziativa e da quel momento il registro pubblico corrisponde alla realtà. Una domanda con la comunicazione e una chiara prova di consegna allegata viene trattata molto più rapidamente di una su cui il funzionario deve chiedere chiarimenti, quindi il tempo investito nelle prove al primo passaggio si rivela utile qui.

Cosa accade a una società lasciata senza organo amministrativo

La Sua cancellazione può lasciare la società del tutto priva di organo amministrativo. È un problema che i soci devono risolvere, non Lei, ma è utile sapere cosa accade in seguito, poiché i membri dell’organo amministrativo spesso temono di «distruggere» la società andandosene.

Una società senza organo amministrativo non soddisfa i requisiti di legge e il funzionario tratta questa situazione come qualsiasi altro difetto del registro. Fissa alla società un termine per adeguare il proprio organo amministrativo alla legge e, poiché non esiste un organo amministrativo cui scrivere, si rivolge direttamente ai soci. Se il termine scade senza risultato, un tribunale può ordinare lo scioglimento coattivo della società e, se sono stati interrotti anche i bilanci d’esercizio, il funzionario può cancellare la società senza liquidazione. I nostri articoli su una società in crisi e sui bilanci d’esercizio tardivi descrivono tali procedure. Se i proprietari si attivano in seguito, la società può normalmente essere ripristinata nel registro entro tre anni dalla cancellazione.

Nessuno di questi effetti ricade su di Lei. La legge offre ai soci ogni possibilità di nominare un nuovo amministratore e una società inattiva che nessuno desidera avrà lo stesso esito sia che Lei resti sia che se ne vada.

Di cosa continua a rispondere dopo le dimissioni

Quando Lei si dimette da membro dell’organo amministrativo in Estonia, il Suo incarico termina alla data indicata. Ciò non riscrive il passato. Un membro dell’organo amministrativo resta responsabile per le violazioni dei doveri commesse durante il mandato e le azioni contro un membro dell’organo amministrativo possono essere promosse per cinque anni. Se la contabilità non è stata tenuta, le relazioni non sono state depositate o la società ha operato in stato d’insolvenza durante il Suo mandato, lasciare l’organo amministrativo non chiude tali questioni. Il Commercial Code stabilisce queste norme nel capitolo dedicato all’organo amministrativo (juhatus).

L’Autorità tributaria e doganale dispone di uno strumento separato: può emettere una decisione di responsabilità nei confronti di un membro dell’organo amministrativo che, intenzionalmente o per colpa grave, ha causato il debito fiscale della società. Tale decisione considera il periodo in cui Lei era in carica, quindi una data di dimissioni dimostrabile è anche la data dalla quale i nuovi arretrati fiscali non La riguardano più.

In pratica, la persona più esposta raramente è l’amministratore che si dimette correttamente. È chi se ne va senza una comunicazione. Anni dopo il registro mostra ancora il suo nome, le sanzioni per relazioni non depositate gli sono indirizzate e non dispone di alcun documento che provi quando ha cessato di essere responsabile. Una comunicazione datata, consegnata in modo dimostrabile, è la protezione meno costosa che un membro dell’organo amministrativo possa acquistare.

Assistenza per dimettersi da membro dell’organo amministrativo in Estonia

Qui la maggior parte delle difficoltà è pratica anziché legale: trovare gli indirizzi giusti, redigere una comunicazione efficace, raccogliere le prove e corrispondere con il registro in estone. Eesti Firma gestisce le dimissioni di membri dell’organo amministrativo per amministratori di società estoni. Redigiamo la comunicazione, la consegniamo alla società e ai soci in modo dimostrabile, prepariamo la domanda al Registro delle Imprese estone (Äriregister) e seguiamo il procedimento del funzionario fino alla cancellazione della Sua iscrizione.

Se i soci sono reperibili e necessitano semplicemente di un sollecito, possiamo invece preparare per loro la delibera e il deposito al registro, soluzione più rapida per tutti. Se Le viene chiesto di entrare nell’organo amministrativo di una società che non controllerà, il nostro team di servizi legali può esaminare l’accordo prima che Lei accetti. È allora che questo problema è più facile da evitare.

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