Як скласти повноваження з правління, коли учасники нічого не роблять

Залишатися вказаним як член правління компанії, яку Ви більше не контролюєте, — неприємна ситуація. Власники перестали відповідати, строк подання річного звіту минув, листи від Податково-митного департаменту продовжують надходити, а Ваше ім’я досі зазначено в Комерційному реєстрі Естонії (Äriregister). Усі обов’язки директора й надалі покладаються на Вас.

Естонське законодавство не дозволяє учасникам утримувати члена правління на посаді проти його волі. Щоб скласти повноваження члена правління естонської компанії, Вам не потрібні їхнє рішення, підпис чи навіть відповідь. Однак Вам потрібен чіткий документальний слід, адже Комерційний реєстр (Äriregister) видалить Ваше ім’я лише тоді, коли побачить, що Ви належно склали повноваження, а компанія не вжила заходів. Загальні правила призначення та звільнення директорів наведено в нашому посібнику про правління (juhatus) естонської компанії; ця стаття розглядає порядок виходу, коли власники мовчать.

Ваше право скласти повноваження не залежить від учасників

Естонський Комерційний кодекс (äriseadustik) передбачає, що член правління може скласти повноваження незалежно від причини, повідомивши орган, який його призначив. В OÜ без наглядової ради таким органом є учасники. Рішення учасників не потрібне, причину зазначати не потрібно і ніхто не має погоджуватися. Складення повноважень є односторонньою дією та завершується, коли Ваше повідомлення надходить учасникам. Час усе ж може мати значення для діючого бізнесу. Вихід з активної компанії в момент, що завдає їй збитків, може надати їй право вимагати відшкодування шкоди, але це питання грошей, а не того, чи можете Ви піти.

Дата в повідомленні важливіша, ніж люди очікують. Ваші повноваження припиняються в дату, зазначену у Вашому повідомленні, а не в день зміни запису в реєстрі. Запис у Комерційному реєстрі (Äriregister) має декларативний характер: він інформує громадськість, але не створює і не припиняє повноваження. Різниця між цими датами пояснює важливість доказів, оскільки для банків, контрагентів і органів влади Вас вважають директором, доки реєстр не вкаже інше.

Крок 1: Повідомте учасників способом, який Ви можете підтвердити

Повідомлення є основою всього процесу складення повноважень члена правління. Воно має одночасно зробити дві речі: припинити Ваші повноваження в чітку дату та надати учасникам конкретні дії для виконання.

Що має містити повідомлення

Зазначте, що Ви складаєте повноваження в правлінні компанії, наведіть її назву й реєстраційний код та вкажіть точну дату, з якої Ви більше не обіймаєте посаду й не діятимете від імені компанії. Потім попросіть учасників призначити нового члена правління та подати до Комерційного реєстру (Äriregister) заяву про Ваше виключення у встановлений строк, зазвичай від двох до чотирьох тижнів.

Дата — це частина, яку люди найчастіше пропускають. Повідомлення, у якому сказано лише «Я хотів би піти у відставку», викликає суперечки щодо того, чи справді Ви пішли та коли саме. Повідомлення зі словами «мої повноваження припиняються 15 листопада, і з цієї дати я не представляю компанію» не залишає підстав для спору. Саме таке формулювання реєстр згодом шукатиме.

Куди його надсилати

Надішліть повідомлення електронною поштою на офіційну адресу компанії, зазначену в e-Business Register, а також на всі відомі Вам особисті адреси електронної пошти учасників. Якщо у Вас є поштові адреси, також надішліть його рекомендованим листом. Важливий доказ: збережіть надіслані електронні листи з їхніми заголовками, будь-які підтвердження прочитання та квитанції про поштове відправлення.

Якщо учасник сам є компанією, напишіть на її зареєстровану адресу електронної пошти та членам її правління. Якщо з деякими учасниками взагалі неможливо зв’язатися, повідомлення більшості вважається достатнім, але збережіть відомості про невдалі спроби. А якщо Ви є єдиним членом правління, тим самим повідомленням скличте збори учасників для обрання Вашої заміни. Це нічого не коштує та показує реєстру, що Ви надали власникам конкретний шлях дій.

Крок 2: Дайте учасникам час діяти

Після повідомлення дочекайтеся встановленого Вами строку. Учасники відповідають за призначення нового члена правління та реєстрацію зміни, а реєстр захоче побачити, що вони мали справедливу можливість це зробити.

Використайте цей час для свого захисту. Передайте бухгалтерські документи, договори та облікові дані для доступу учаснику або бухгалтеру компанії й збережіть запис про те, що Ви передали і коли. Якщо до дати Вашого виходу настає строк подання податкової декларації чи річного звіту і Ви можете його подати, зробіть це. Обов’язок організувати бухгалтерський облік покладається на члена правління, який перебуває на посаді в цей час. Повідомте банк компанії, що Ви склали повноваження, і з якої дати; банки не відстежують реєстр і інакше продовжуватимуть вважати Вас уповноваженим підписантом.

Якщо учасники вчасно зареєструють зміну, Ваші дії завершено, і реєстр покаже нового члена правління. Якщо вони мовчать, перейдіть до кроку три.

Крок 3: Попросіть Комерційний реєстр виправити запис

Коли учасники не вживають заходів, Ви самостійно звертаєтеся до Комерційного реєстру (Äriregister). Комерційний кодекс передбачає, що якщо запис про члена правління став неправильним через складення повноважень, реєстратор може виправити його без заяви від компанії. Щойно реєстр переконається, що Ви склали повноваження, учасники більше взагалі не потрібні.

Заява — це документ у довільній формі до реєстраційного відділу повітового суду Тарту, який веде Комерційний реєстр (Äriregister). Поясніть, що Ви склали повноваження в певну дату, повідомили учасників у певну дату, що вони не зареєстрували зміну, і що Ви просите реєстратора видалити Ваш запис як члена правління. Додайте повідомлення про складення повноважень і доказ його отримання учасниками. Підпишіть заяву цифровим підписом за допомогою естонської ID-картки або картки e-Residency. Без цифрового підпису підпишіть її на папері перед нотаріусом, який засвідчить Ваш підпис, і надішліть поштою; засвідчення іноземного нотаріуса потребує апостиля.

Потім реєстратор відкриває власне провадження. Він повідомляє компанію, що запис видається неправильним, і надає їй два тижні, щоб самостійно зареєструвати зміну або заперечити. Якщо протягом цього часу нічого не відбувається, реєстратор видаляє Ваш запис за власною ініціативою, і відтоді публічні дані відповідають реальності. Заява з доданим повідомленням і чітким доказом вручення розглядається значно швидше, ніж та, щодо якої реєстратор має надсилати запити, тому час, витрачений на докази в кроці один, тут виправдовується.

Що відбувається з компанією, яка залишилася без правління

Ваше видалення може залишити компанію взагалі без правління. Це проблема учасників, яку мають вирішити вони, а не Ви, але корисно знати, що буде далі, адже члени правління часто хвилюються, що, йдучи, вони «руйнують» компанію.

Компанія без правління не відповідає вимогам закону, і реєстратор розглядає це як будь-який інший недолік у реєстрі. Він встановлює компанії строк для приведення її правління у відповідність до закону та, оскільки немає правління, якому можна написати, звертається безпосередньо до учасників. Якщо строк спливає без результату, суд може постановити примусове припинення компанії, а якщо також перестали подаватися річні звіти, реєстратор може видалити компанію без ліквідації. Наші статті про компанію в кризі та про прострочені річні звіти описують ці процедури. Якщо власники прокинуться пізніше, компанію зазвичай можна відновити в реєстрі протягом трьох років після видалення.

Ніщо з цього не стосується Вас. Закон надає учасникам усі можливості призначити нового директора, а неактивна компанія, якої ніхто не хоче, матиме той самий результат незалежно від того, чи залишитеся Ви, чи підете.

За що Ви все ще відповідаєте після складення повноважень

Коли Ви складаєте повноваження члена правління в Естонії, Ваші повноваження припиняються у зазначену дату. Це не змінює минулого. Член правління й надалі несе відповідальність за порушення обов’язків, учинені протягом строку повноважень, а позови до члена правління можуть бути подані протягом п’яти років. Якщо бухгалтерський облік не вівся, звіти не подавалися або компанія вела діяльність у стані неплатоспроможності під Вашим наглядом, вихід із правління не закриває цих питань. Commercial Code викладає ці правила у своєму розділі про правління (juhatus).

Податково-митний департамент має окремий інструмент: він може винести рішення про відповідальність члена правління, який умисно або через грубу недбалість спричинив податковий борг компанії. Таке рішення стосується періоду, коли Ви перебували на посаді, тому дата складення повноважень, яку Ви можете підтвердити, також є датою, з якої нові податкові недоїмки більше не стосуються Вас.

На практиці найбільш уразливою особою рідко є директор, який належно складає повноваження. Це той, хто йде без повідомлення. Через роки реєстр усе ще показує його ім’я, штрафи за неподані звіти адресуються йому, а документа, що підтверджує дату припинення його відповідальності, він не має. Датоване повідомлення, доставлене способом, який Ви можете підтвердити, — найдешевший захист, який може отримати член правління.

Допомога зі складенням повноважень члена правління в Естонії

Більшість труднощів тут практичні, а не юридичні: знайти правильні адреси, сформулювати дієве повідомлення, зібрати докази та листуватися з реєстром естонською мовою. Eesti Firma супроводжує складення повноважень членами правління естонських компаній. Ми готуємо повідомлення, доставляємо його компанії та учасникам способом, який можна підтвердити, готуємо заяву до Комерційного реєстру (Äriregister) і супроводжуємо процедуру реєстратора, доки Ваш запис не буде видалено.

Якщо з учасниками можна зв’язатися і їм просто потрібен поштовх, ми натомість можемо підготувати для них рішення та заяву до реєстру, що швидше для всіх. А якщо Вас просять увійти до правління компанії, яку Ви не контролюватимете, наша команда юридичних послуг може перевірити домовленість до того, як Ви її приймете. Саме тоді цієї проблеми найлегше уникнути.

Надіслати запит

Поширені запитання