Витрати на відрядження та добові: що естонська компанія може сплачувати без податків

Подорожі — одна з небагатьох сфер, у яких естонська компанія може покривати особисті витрати свого власника, зокрема на харчування, без будь-яких податків, тому засновники так часто про це запитують. Правила короткі й викладені в Income Tax Act та Government Regulation No 110 on business trips. Вони визначають, що таке відрядження, яку суму добових можна виплачувати без податків і які витрати на відрядження відшкодовуються на підставі документів.

У нашій практиці проблемою рідко є самі правила. Проблема виникає під час поїздки: усе сплачується корпоративною карткою, чеки не зберігаються, а вечеря з клієнтом у виписці стоїть поруч із сімейним обідом. Тоді бухгалтер отримує купу карткових платежів без рішення про відрядження. У цьому посібнику пояснено, які витрати на відрядження естонська OÜ може оплачувати без податків, що перетворюється на оподатковувану пільгу та як правила застосовуються до члена правління, який проживає за кордоном. Наприкінці наведено порядок, що забезпечує належний облік, тож запит Естонського податково-митного департаменту (EMTA) нічого не змінить.

Що вважається відрядженням в Естонії

Відрядження починається зі звичайного місця роботи, тому насамперед його потрібно визначити. Для працівника місце роботи зазначається в трудовому договорі та погоджується щонайменше до рівня міста або муніципалітету. Компанія в Таллінні, що направляє працівника до Тарту або Берліна, направляє його у відрядження. Працівник, у договорі якого місцем роботи вказано «Естонія», не може бути у відрядженні в межах країни — лише за кордоном. Поїздки між домом і звичайним робочим місцем ніколи не є відрядженнями.

Ті самі правила й ті самі податкові ліміти застосовуються до членів правління (juhatus). Члену правління не потрібні трудовий договір, винагорода правління чи будь-яка заробітна плата, щоб компанія покривала його поїздки. У роз’ясненнях EMTA щодо відряджень зазначено, що неоподатковувані ліміти застосовуються незалежно від того, чи отримує особа будь-яку винагороду. Єдина різниця полягає в тому, що член правління не має законного права вимагати добові, тож виплачувати їх чи ні — питання домовленості. Для засновника, який керує власним OÜ, це означає, що компанія може оплачувати його поїздки, навіть якщо ніколи не виплачувала йому винагороду члена правління чи будь-що інше.

Письмове рішення, яке вирішує все

До поїздки компанія оформлює письмове рішення із зазначенням того, хто подорожує, куди, на який строк, з якою метою, які витрати відшкодовуватимуться та за якою ставкою добових. Офіційної форми немає: достатньо однієї сторінки з датою та підписом члена правління від імені компанії. У компанії з однією особою член правління підписує рішення щодо власної поїздки; уперше це може здатися дивним, але це цілком нормально.

Рішення — перше, що шукає бухгалтер або податковий інспектор. Позиція EMTA однозначна: без письмового рішення або якщо поїздка взагалі не є відрядженням, витрати, оплачені за чеками, оподатковуються як додаткова пільга, а грошові перекази особі — як зарплата. Відпустка, замаскована під відрядження, трактується так само. Рішення, складене після поїздки, краще, ніж його відсутність, але воно має відповідати квиткам, датам і реальній робочій меті; бухгалтер значно більше воліє мати його до руху коштів.

Безподаткові добові для закордонних відряджень

Добові покривають харчування та дрібні витрати під час перебування поза домом. Їх виплачують за день без чеків, а в закордонному відрядженні компанія може виплачувати їх без податків у таких межах.

Компанія може виплатити більше за ліміт, але перевищення оподатковується як зарплата. Ліміти встановлені постановою й час від часу змінюються; наведені в цьому посібнику цифри чинні на час його останнього оновлення. Внутрішні поїздки відрізняються: безподаткових добових за відрядження в межах Естонії немає, і якщо компанія все одно їх виплачує, вони оподатковуються як зарплата. Харчування у внутрішньому відрядженні також не можна відшкодувати без податків навіть за чеками. Готелі, квитки та транспорт в Естонії відшкодовуються повністю за документами, як і в будь-якій іншій поїздці.

Добові та харчування, для якого вони призначені, не можна оплачувати двічі. Якщо компанія виплачує добові й також покриває власні ресторанні рахунки мандрівника, ресторанні рахунки є додатковою пільгою. Сніданок, включений у вартість готелю, є частиною витрат на проживання й залишається безподатковим, як і харчування, включене у квиток. Якщо харчування безоплатно надається в місці призначення, наприклад організатором конференції, компанія може зменшити добові до 70%.

Які витрати на відрядження відшкодовуються без податків

Кожна інша витрата на відрядження відшкодовується за документом, який показує, що придбано, у кого та за яку суму. Закон не встановлює верхньої межі таких витрат; він вимагає лише, щоб вони були потрібні для поїздки.

Використання власного автомобіля

Якщо Ви їдете у відрядження власним автомобілем, компанія може обрати один із двох варіантів. Вона може відшкодувати фактичні витрати на поїздку за документами: пальне, паркування, дорожні збори та квитки на пором — без верхнього ліміту, але без ремонту й технічного обслуговування. Або вона може виплатити загальну компенсацію за використання особистого автомобіля: до €0.50 за кілометр і не більше €550 на місяць. Для цього потрібен шляховий лист із датою, маршрутом і кілометражем кожної поїздки. Ті самі кілометри не можна заявляти за обома варіантами, а все понад місячний ліміт за другим варіантом є додатковою пільгою. Члени правління можуть використовувати обидва варіанти так само, як працівники.

Члени правління та власники, які проживають за кордоном

Більшість естонських компаній з іноземними власниками управляються з країни проживання власника, а власник кілька разів на рік приїжджає до Естонії, щоб зустрітися з бухгалтером, банком або партнером. Чи є такий візит відрядженням, залежить від місця роботи власника, і Закон про податок на доходи відповідає на це не так, як очікують засновники.

Для члена правління EMTA вважає місцем роботи місце, де особа зазвичай виконує свої обов’язки. Засновник, який керує компанією з Лісабона, має місце роботи в Лісабоні, а поїздка до Таллінна є для нього відрядженням за кордон. Тоді Income Tax Act застосовує неоподатковувані ліміти країни, де виконується робота, а не естонську ставку. EMTA підтвердив у своїх опублікованих відповідях щодо відряджень, що компанія не може натомість обрати естонські ліміти. Авіаквитки, готель і таксі, як зазвичай, відшкодовуються повністю на підставі документів; лише добові визначаються ставками країни проживання. Те, як країна проживання оподатковує ці добові, є окремим питанням, яке варто обговорити з місцевим радником до першої виплати.

Деякі посібники для e-residents стверджують протилежне: що Естонія є домом компанії та візит до Таллінна ніколи не може бути відрядженням. Таке тлумачення ігнорує місце виконання роботи. Безпечніше один раз визначити місце роботи, зазначати його в рішеннях про відрядження та однаково застосовувати до кожної поїздки. Місце, де власник фактично працює, також є питанням постійного представництва, яке ми пояснюємо в нашій статті про управління естонською компанією під час проживання за кордоном.

Що відбувається, коли правила порушено

Витрата, що не проходить перевірку, не зникає з обліку; змінюється її податкова класифікація. Таблиця показує, скільки компанія сплачує з €100 у кожному випадку. Додаткова пільга є найдорожчою, оскільки спочатку податок на доходи нараховується на пільгу, а потім соціальний податок нараховується на пільгу та податок на доходи разом.

Усе це декларується в TSD за місяць, у якому сплачено кошти, кожне у власному додатку, а податок сплачується до того самого 10-го числа наступного місяця. Додаткові пільги та витрати, не пов’язані з підприємницькою діяльністю, належать до виплат, які Закон про податок на доходи вважає оподатковуваними розподілами, як пояснює наш посібник про податок на прибуток підприємств в Естонії. Отже, компанія, яка ніколи не виплачувала дивідендів, усе одно може бути зобов’язана сплатити податок за неналежно задокументовану поїздку.

Приклад триденної поїздки

Член правління талліннської компанії летить до Берліна в понеділок і повертається в середу ввечері, щоб зустрітися з клієнтом і відвідати галузевий ярмарок. Рішення про відрядження підписано тижнем раніше; у ньому зазначено дати, мету та добові €75.

Останній рядок — той, якого більшість засновників не очікує. Обіди коштують компанії €60 плюс €42.31 податку, тоді як ті самі €60 не коштували б нічого, якби член правління оплатив обід із добових €225. Рішення просте: якщо харчування оплачується корпоративною карткою, зменшіть добові за ці дні на ту саму суму, і загальна сума залишиться в межах безподаткового ліміту. Вечерю з клієнтом так само врятувати не можна, але її можна спланувати, оскільки місяць із винагородою члена правління або зарплатою має вищий ліміт представницьких витрат.

Чому корпоративна картка створює найбільше проблем

У нашій практиці податкове нарахування за поїздки отримують не клієнти, які неправильно зрозуміли добові. Це ті, хто оплатив усю поїздку, а часто й решту місяця, корпоративною карткою та нічого не зберіг. Наприкінці року бухгалтер має банківську виписку з іноземними ресторанами, магазинами та готелями, без рішення про відрядження, чеків і можливості відрізнити вечерю з клієнтом від сімейної відпустки. Такі платежі не можна внести в облік як витрати бізнесу. Вони стають додатковою пільгою, витратою, не пов’язаною з підприємницькою діяльністю, або дебіторською заборгованістю власника; останній варіант — початок проблеми, описаної в нашому посібнику про позики учасникам від естонської компанії.

Порядок, що забезпечує чистий облік

1. Підпишіть рішення про відрядження до виїзду або щонайпізніше в день бронювання квитків і надайте бухгалтеру копію.
2. Визначте добові в рішенні та виплатіть їх одним переказом після поїздки; не використовуйте корпоративну картку замість них.
3. Оплачуйте корпоративною карткою лише готель, квитки, транспорт та інші витрати з таблиці вище й фотографуйте кожен чек того самого дня. Рядок у виписці за карткою не є чеком.
4. Особисті витрати оплачуйте власною карткою, зокрема харчування, коли виплачуються добові, та все для осіб, які подорожують із Вами.
5. Протягом тижня після повернення надсилайте бухгалтеру один звіт про витрати за кожну поїздку: рішення, чеки, розрахунок добових і примітку про будь-які зустрічі з клієнтами.

Поїздка, оформлена таким чином, потребує від бухгалтера кількох хвилин для обліку й не залишає EMTA нічого для перекласифікації.

Упорядкування витрат на відрядження з Eesti Firma

Витрати на відрядження варто оформлювати належно, адже це один із найчистіших способів для естонської компанії покривати реальні витрати власника. Наші бухгалтери готують рішення про відрядження, розраховують добові та відображають звіти про витрати в обліку, а все, що виходить за межі лімітів, правильно декларується в TSD. Якщо Ви лише плануєте свою компанію, ми встановимо порядок обліку витрат у межах реєстрації компанії в Естонії.

Надіслати запит

Часті запитання