La banca ha chiuso il conto della Sua società: cosa fare ora

L’avviso di chiusura del conto della Sua società può provenire da una banca tradizionale o da un prestatore di servizi di pagamento come Wise o Revolut. Spesso arriva senza preavviso e senza una motivazione chiara. Se gestisce una società estone dall’estero, ad esempio come e-resident, può sembrare che l’attività sia stata improvvisamente separata dal proprio denaro e dai propri clienti.

È una situazione comune: innumerevoli società in Europa l’hanno affrontata e hanno continuato a operare. Nella maggior parte dei casi si può risolvere, perché una società dispone di vari modi per gestire le proprie finanze oltre a una banca tradizionale. La maggior parte dei passaggi seguenti si applica a qualsiasi società nell’UE, mentre gli aspetti relativi a imposte, autorità di vigilanza finanziaria e banche estoni sono specifici dell’Estonia.

Mantenga la calma: un conto bancario chiuso non è la fine della Sua società

Non si faccia prendere dal panico: la chiusura pone fine al rapporto della banca con la Sua società, non alla società stessa. La società rimane nel registro delle imprese, i suoi contratti restano validi e il denaro sul conto continua ad appartenerle. Mantenere la calma Le dà il tempo di agire con buon senso invece di presentare frettolosamente una domanda altrove e ricevere un rifiuto anche lì.

Banche e prestatori di servizi di pagamento esaminano regolarmente i propri clienti e chiudono i conti che non rientrano più nella loro politica di rischio, una pratica spesso chiamata de-risking. Nella nostra esperienza, tale decisione riguarda più spesso un intero gruppo di clienti anziché una singola persona.

Utilizzi il periodo di preavviso per mettere al sicuro denaro e documenti

La lettera di chiusura indica la data in cui il conto smetterà di funzionare. Il periodo di preavviso dipende dalle condizioni del conto e le banche estoni concedono normalmente due mesi. In alcuni casi, ad esempio quando un cliente non fornisce informazioni richieste dalla banca, il conto può essere chiuso immediatamente. Fino alla data di chiusura il conto di norma funziona come al solito, quindi utilizzi il tempo per:

• scaricare gli estratti conto dell’intero periodo, poiché l’accesso online termina con il conto e il Suo commercialista ne avrà bisogno per il bilancio d’esercizio (majandusaasta aruanne);
• aprire un altro conto a nome della società, se non ne ha già uno, e trasferirvi il saldo (le sezioni seguenti La aiutano a scegliere dove);
• inviare le nuove coordinate del conto a clienti, fornitori e piattaforme di pagamento come Stripe o Amazon;
• trasferire addebiti diretti e abbonamenti con carta al nuovo conto.

Non trasferisca il denaro della società sul Suo conto personale, neppure per breve tempo. Secondo le norme fiscali estoni, il denaro trasferito da una società al suo proprietario senza una base giuridica può essere considerato una distribuzione occulta di utili e tassato.

Perché la banca ha chiuso il Suo conto aziendale?

Può chiedere alla banca il motivo, ma si aspetti una risposta breve e generica: le banche spesso richiamano la propria politica di rischio e non sempre possono dire di più in base alle norme in materia di antiriciclaggio. In Estonia, può anche presentare un reclamo alla banca e poi a Finantsinspektsioon, l’autorità di vigilanza finanziaria, ma essa non risolve controversie individuali; è quindi preferibile dedicare il Suo tempo ad aprire un nuovo conto.

Anche senza una spiegazione, di solito può restringere autonomamente le possibili cause. Questo è importante perché, se il motivo riguarda la Sua società, lo stesso problema può seguirLa presso il prestatore successivo. La maggior parte delle chiusure che osserviamo rientra in uno di quattro gruppi.

Il Suo settore non rientra più nella propensione al rischio della banca

Ogni banca definisce la propria propensione al rischio, ossia i tipi di rischio che è disposta ad accettare, e la riesamina regolarmente. Quando una banca diventa più prudente, può smettere di servire interi settori, come crypto, gioco d’azzardo, servizi di pagamento o alcuni tipi di commercio online, e chiudere i conti di tutte le società che vi operano.

La banca ha smesso di servire clienti di determinati paesi

Una banca può anche smettere di servire società i cui proprietari o membri del consiglio di amministrazione sono cittadini o residenti di determinati paesi, per via di sanzioni, della propria valutazione del rischio o dei requisiti delle sue banche partner all’estero. Insieme alle revisioni settoriali, questa è la causa più comune delle chiusure che i nostri clienti subiscono.

Le Sue informazioni non corrispondevano a quanto rilevato dalla banca

Confronti quanto ha comunicato alla banca all’apertura del conto, ad esempio attività prevista, fatturato, paesi e clienti, con il modo in cui il conto è stato effettivamente utilizzato. Se aveva detto che la società avrebbe venduto software nell’UE, ma hanno iniziato ad arrivare pagamenti da un altro continente per beni diversi, la banca rileva un cambiamento non spiegato e un rischio maggiore. Lo stesso vale quando le informazioni erano incomplete fin dall’inizio, oppure quando i dati della società nel registro delle imprese, come i suoi titolari effettivi, differiscono dai registri della banca.

Le Sue transazioni e controparti hanno sollevato dubbi

Infine, esamini chi ha inviato denaro alla società e chi ne ha ricevuto dalla stessa. Un singolo pagamento che coinvolga una persona o società ritenuta ad alto rischio dalla banca può bastare per interrompere il rapporto, ad esempio se la controparte è collegata a sanzioni o opera in un settore che la banca non serve. Potrebbe non sapere tutto sulle Sue controparti, ma la banca controlla ogni pagamento.

Dove aprire un nuovo conto dopo la chiusura

Una società estone non necessita di una banca estone. Oltre alle banche, può usare prestatori di servizi di pagamento, ossia istituti di pagamento e istituti di moneta elettronica (EMIs). Si tratta di società autorizzate che tengono il denaro dei clienti separato dai propri fondi, assegnano alla società un proprio IBAN ed eseguono trasferimenti, ma non possono raccogliere depositi come una banca. Aprire un conto presso un prestatore di servizi di pagamento richiede di norma da pochi giorni a due settimane e, in pratica, la scelta si riduce a tre opzioni.

Le banche estoni sono piuttosto prudenti con le società i cui proprietari e membri del consiglio di amministrazione vivono all’estero, quindi per la maggior parte dei fondatori stranieri questa è raramente la strada più semplice. Il nostro articolo su come aprire un conto presso una banca estone spiega cosa controllano.

I prestatori per il mercato di massa sono il punto di partenza della maggior parte dei fondatori. Il loro onboarding è rapido perché in gran parte automatizzato, ma la stessa automazione applica limiti fissi: alcuni settori e alcuni paesi di cittadinanza o residenza vengono rifiutati fin dall’inizio, con poco margine di spiegazione. La nostra guida su dove aprire un conto aziendale per una società estone li confronta, e disponiamo di recensioni separate di Wise e Revolut Business.

I prestatori con onboarding personale, come Bilderlings, sono adatti alle società che non superano tali filtri automatici, perché una persona reale esamina il caso e può ascoltare la Sua spiegazione. Il compromesso è il prezzo: le loro commissioni sono spesso più elevate di quelle delle banche o dei prestatori per il mercato di massa.

Una volta operativo il nuovo conto, consideri di aprirne un secondo presso un altro prestatore. Un conto di riserva costa poco e fa sì che una revisione presso un prestatore non blocchi tutti i Suoi pagamenti.

Come prepararsi per il nuovo prestatore

Parta da quanto ha accertato sul motivo della chiusura e affronti la riga corrispondente nella tabella dei motivi. Soprattutto, si assicuri che domanda, sito web e contratti descrivano la stessa attività.

Risponda onestamente a ogni domanda della domanda, perché qualsiasi discrepanza probabilmente emergerà in seguito e causerà molti più problemi di una risposta scomoda ora. Allo stesso tempo, risponda esattamente a ciò che viene chiesto. Le informazioni aggiuntive raramente aiutano una domanda e spesso sollevano nuove domande. Nella nostra esperienza, i nuovi prestatori chiedono raramente di una chiusura precedente, ma se lo fanno, spieghi chiaramente cosa è accaduto e cosa è cambiato da allora.

Sia pronto per richieste successive, che sono una parte normale della verifica e non un segnale di rifiuto. I prestatori spesso richiedono:

• estratti conto degli altri conti della società, ad esempio dell’ultimo anno;
• dettagli delle Sue principali controparti: chi sono e perché lavora con loro;
• fatture di esempio per vendite e acquisti, e contratti con clienti o fornitori principali;
• prova della fonte dei fondi, ossia della provenienza del denaro, quando è previsto un importo elevato.

Il nostro articolo su perché tutti conservano un fascicolo KYC su di Lei spiega perché ogni prestatore ripete queste verifiche know-your-customer (KYC).

Ottenga un secondo parere prima di presentare una nuova domanda

Se non riesce a capire perché il conto è stato chiuso, o non è sicuro di come presentare la Sua attività a un nuovo prestatore, vale la pena discuterne prima. Un rifiuto è più facile da evitare che da risolvere. Ci scriva con una breve descrizione della Sua situazione e, se ne dispone, con la lettera della banca; la esamineremo insieme a Lei.

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