Trả lời nhanh
OÜ Estonia không bắt buộc phải ký hợp đồng với thành viên hội đồng quản trị. Quan hệ bắt đầu khi các cổ đông bầu thành viên và người đó chấp nhận, đồng thời được điều chỉnh bởi luật công ty và các quy định về hợp đồng dịch vụ, không phải luật lao động. Nên có thỏa thuận thành viên hội đồng quản trị bằng văn bản khi công ty trả thù lao hoặc có người không phải chủ sở hữu duy nhất tham gia hội đồng, vì thỏa thuận quy định nhiệm vụ, thù lao, thời hạn báo trước và việc xử lý khi bị miễn nhiệm.
Nhiều nhà sáng lập nước ngoài đăng ký một công ty trách nhiệm hữu hạn tư nhân Estonia (osaühing, OÜ), trở thành thành viên hội đồng quản trị duy nhất và không bao giờ ký bất cứ văn bản nào với chính công ty của mình. Điều đó hợp pháp, và trong nhiều công ty như vậy không cần thêm gì. Thỏa thuận bằng văn bản trở nên hữu ích khi bạn thuê giám đốc, đưa đồng sáng lập vào hội đồng hoặc bắt đầu tự trả thù lao cho mình, vì luật để các bên tự thỏa thuận phần lớn điều khoản thực tế.
Hướng dẫn này giải thích khi nào nên ký thỏa thuận thành viên hội đồng quản trị, còn gọi là hợp đồng thành viên hội đồng quản trị hoặc thỏa thuận dịch vụ thành viên hội đồng quản trị, và thỏa thuận này nên có nội dung gì. Ai có thể tham gia hội đồng và khi nào thành viên hội đồng quản trị chịu trách nhiệm cá nhân được trình bày trong hướng dẫn về thành viên hội đồng quản trị của chúng tôi.
Thỏa thuận thành viên hội đồng quản trị là gì
Thỏa thuận thành viên hội đồng quản trị là hợp đồng giữa một OÜ Estonia và một thành viên hội đồng quản trị, quy định các điều khoản để người đó điều hành công ty. Commercial Code đề cập đến nhưng không quy định đây là một loại hợp đồng riêng. Tòa án Tối cao Estonia nhiều lần mô tả quan hệ này tương tự hợp đồng ủy quyền, là một hợp đồng dịch vụ theo Law of Obligations Act.
Employment Contracts Act nêu rõ không áp dụng cho hợp đồng của thành viên hội đồng quản trị công ty (§ 1(5)). Do đó, thành viên hội đồng quản trị không phải là người lao động, dù văn bản được gọi là gì, và chỉ được hưởng nghỉ phép có lương, báo trước hoặc trợ cấp thôi việc nếu thỏa thuận có quy định.
Thỏa thuận thành viên hội đồng quản trị có bắt buộc không?
Không. Việc bầu thành viên hội đồng quản trị cần nghị quyết của cổ đông và sự đồng ý của thành viên, nhưng luật không yêu cầu hợp đồng. Hợp đồng có thể được giao kết dưới mọi hình thức (Law of Obligations Act § 11), do đó các điều khoản được cổ đông phê duyệt và thành viên chấp nhận ràng buộc các bên ngay cả khi không có văn bản đã ký. Thỏa thuận đã ký chỉ giúp việc chứng minh dễ hơn.
Việc bạn có cần thỏa thuận hay không chủ yếu tùy thuộc vào người tham gia hội đồng và việc họ có được trả thù lao hay không:
| Tình huống của bạn | Bạn có cần thỏa thuận thành viên hội đồng quản trị không? |
|---|---|
| Chủ sở hữu duy nhất và thành viên hội đồng quản trị duy nhất, không có thù lao | Thông thường không. Luật đã quy định nhiệm vụ của bạn |
| Chủ sở hữu duy nhất và thành viên hội đồng quản trị duy nhất, có trả thù lao | Cần có nghị quyết quy định thù lao; nên có thỏa thuận ngắn gọn |
| Hai hoặc nhiều nhà sáng lập trong hội đồng | Khuyến nghị, để phân chia nhiệm vụ và sớm thống nhất thù lao cùng điều khoản rút lui |
| Giám đốc được thuê hoặc bên ngoài | Rất nên có, để thỏa thuận nhiệm vụ, thù lao, báo trước và bồi thường khi miễn nhiệm |
| Thành viên hội đồng quản trị đồng thời làm công việc khác cho công ty | Khuyến nghị, kèm hợp đồng lao động riêng cho công việc khác |
Khi có trả thù lao, mức thù lao và thủ tục thanh toán phải được quy định bằng nghị quyết của cổ đông, hoặc của ban giám sát nếu công ty có ban này (Commercial Code § 180¹). Cách thù lao được đánh thuế và đăng ký được giải thích trong bài viết của chúng tôi về thù lao thành viên hội đồng quản trị.
Thỏa thuận thành viên hội đồng quản trị và hợp đồng lao động
Hai loại hợp đồng khác nhau ở bốn điểm chính:
| Vấn đề | Thỏa thuận thành viên hội đồng quản trị | Hợp đồng lao động |
|---|---|---|
| Luật chính | Commercial Code và Law of Obligations Act | Employment Contracts Act |
| Ngày nghỉ và thời giờ làm việc | Chỉ khi thỏa thuận có quy định | Được pháp luật bảo đảm |
| Chấm dứt vai trò | Có thể miễn nhiệm bất cứ lúc nào, không cần lý do; thỏa thuận chấm dứt theo điều khoản riêng | Người sử dụng lao động cần có căn cứ hợp pháp và thường phải báo trước |
| Bồi thường khi vai trò chấm dứt | Chỉ khi thỏa thuận có quy định | Trợ cấp thôi việc theo luật khi áp dụng |
Thành viên hội đồng quản trị vẫn có thể có hợp đồng lao động với cùng công ty, nhưng chỉ cho công việc không phải quản lý. Ví dụ, nhà sáng lập một quán cà phê nhỏ có thể điều hành công ty theo thỏa thuận thành viên hội đồng quản trị và làm đầu bếp theo hợp đồng lao động, mà cổ đông cũng phải phê duyệt. Bài viết của chúng tôi về quan hệ lao động trá hình giải thích vì sao công việc thực tế quan trọng hơn tên hợp đồng.
Nội dung cần có trong thỏa thuận thành viên hội đồng quản trị
Thỏa thuận có thể quy định mọi nội dung không xung đột với luật hoặc điều lệ công ty. Các điều khoản sau quan trọng nhất:
| Điều khoản | Nội dung cần thỏa thuận |
|---|---|
| Nhiệm vụ và giới hạn | Lĩnh vực chịu trách nhiệm, phân công giữa các thành viên, giao dịch cần được cổ đông phê duyệt trước và cách thành viên báo cáo cho họ |
| Thù lao và chi phí | Mức tiền, ngày thanh toán, thưởng và hoàn chi phí, tương xứng hợp lý với nhiệm vụ và tài chính công ty |
| Ngày nghỉ và khả năng liên lạc | Ngày nghỉ có lương, nếu có, và mức độ thành viên phải sẵn sàng liên lạc, vì luật không quy định thời giờ làm việc cho thành viên hội đồng quản trị |
| Thời hạn | Có thời hạn hoặc không xác định thời hạn. Trừ khi điều lệ công ty quy định thời hạn, thành viên hội đồng quản trị được bầu không xác định thời hạn |
| Báo trước và bồi thường | Báo trước cho mỗi bên, căn cứ chấm dứt không cần báo trước và khoản bồi thường phải trả khi miễn nhiệm không do lỗi |
| Không cạnh tranh | Trong thời gian giữ chức, thành viên không được điều hành doanh nghiệp cạnh tranh hoặc tham gia hội đồng của đối thủ nếu không có sự đồng ý của cổ đông. Mọi hạn chế sau khi thành viên rời đi phải được thỏa thuận, gồm phạm vi và thời hạn |
| Bảo mật và bàn giao | Thông tin nào là bí mật kinh doanh, nghĩa vụ kéo dài bao lâu và việc hoàn trả tài liệu, mật khẩu cùng quyền truy cập khi rời đi |
| Trách nhiệm và bảo hiểm | Thời hạn yêu cầu của công ty đối với thành viên (năm năm trừ khi có thỏa thuận khác) và bên nào trả bảo hiểm trách nhiệm của giám đốc và cán bộ quản lý (D&O) |
Hai quy định trong Commercial Code áp dụng dù thỏa thuận quy định thế nào. Thứ nhất, nếu tài chính công ty suy giảm đáng kể và tiếp tục thanh toán sẽ cực kỳ không công bằng với công ty, công ty có thể yêu cầu giảm thù lao. Khi đó thành viên có thể chấm dứt thỏa thuận với báo trước một tháng (§ 180¹).
Thứ hai, giới hạn trách nhiệm không ràng buộc chủ nợ. Nếu công ty không thể thanh toán các khoản nợ, chủ nợ hoặc quản tài viên phá sản vẫn có thể yêu cầu thành viên bồi thường thiệt hại, ngay cả khi công ty đã từ bỏ yêu cầu hoặc rút ngắn thời hiệu (§ 187).
Cách ký thỏa thuận để có hiệu lực
Quyền thông thường của thành viên hội đồng quản trị để ký thay công ty không bao gồm thỏa thuận này. Cổ đông quyết định việc giao kết, sửa đổi và chấm dứt thỏa thuận, quy định điều khoản và chỉ định người ký thay công ty (Commercial Code § 168(1)(10)). Nếu công ty có ban giám sát, ban này sẽ đưa ra các quyết định đó. Thỏa thuận không có phê duyệt bắt buộc là vô hiệu (§ 181(3)).
Nếu ký thỏa thuận, bạn cần hai văn bản: nghị quyết cổ đông phê duyệt thỏa thuận, quy định thù lao và chỉ định người đại diện công ty; cùng với thỏa thuận do người đại diện đó và thành viên hội đồng quản trị ký. Trong công ty có một chủ sở hữu, chủ sở hữu tự thông qua nghị quyết và chỉ định trong đó người ký thay công ty. Cả hai văn bản có thể được ký số bằng thẻ ID Estonia hoặc thẻ ID số e-Residency. Không cần nộp văn bản nào cho Sổ đăng ký thương mại, vì vậy hãy lưu chúng cùng hồ sơ công ty.
Miễn nhiệm và từ chức: Báo trước, bồi thường và thỏa thuận
Cổ đông có thể miễn nhiệm thành viên hội đồng quản trị bất cứ lúc nào mà không cần nêu lý do, và thành viên hội đồng quản trị có thể từ chức bất cứ lúc nào (Commercial Code § 184). Mỗi việc đều chấm dứt tư cách thành viên hội đồng, nhưng thỏa thuận chấm dứt theo điều khoản riêng và các quy tắc của Law of Obligations Act về hợp đồng ủy quyền. Theo các quy tắc đó, mỗi bên có thể chấm dứt thỏa thuận không xác định thời hạn bất cứ lúc nào. Tuy nhiên, thành viên hội đồng quản trị rời đi trước khi công ty có thể sắp xếp người thay thế có thể phải bồi thường tổn thất cho công ty (§§ 630–631).
Đó là lý do báo trước và bồi thường cần được quy định rõ. Việc miễn nhiệm không tự chấm dứt thỏa thuận, nên thành viên hội đồng quản trị bị miễn nhiệm có thể cho rằng thù lao tiếp tục được trả đến khi thỏa thuận chấm dứt. Khi thành viên rời đi trong thiện chí, thỏa thuận chấm dứt ngắn gọn được cổ đông phê duyệt có thể giải quyết thù lao cuối cùng, việc bàn giao và mọi điều khoản không cạnh tranh. Hồ sơ đăng ký được trình bày trong hướng dẫn của chúng tôi về thay đổi thành viên hội đồng quản trị và từ chức khỏi hội đồng.
Soạn thảo hoặc rà soát thỏa thuận cùng Eesti Firma
Đội ngũ pháp lý của chúng tôi soạn thảo thỏa thuận thành viên hội đồng quản trị cùng nghị quyết cổ đông phê duyệt thỏa thuận. Chúng tôi điều chỉnh điều khoản theo hội đồng của bạn và cách trả thù lao cho các thành viên, đồng thời có thể rà soát thỏa thuận bạn đã có. Kế toán viên của chúng tôi sau đó có thể đăng ký thành viên hội đồng quản trị được trả thù lao và xử lý bảng lương cùng báo cáo thuế cho khoản thù lao.
Câu hỏi thường gặp
Có. Cả hai tên đều mô tả cùng một hợp đồng giữa OÜ và thành viên hội đồng quản trị. Các hãng luật Estonia và Startup Estonia thường gọi đây là thỏa thuận dịch vụ thành viên hội đồng quản trị, và dù tên gọi là gì thì đây không phải hợp đồng lao động.
Có, như một điểm khởi đầu. Startup Estonia, một sáng kiến của chính phủ, công bố miễn phí mẫu thỏa thuận dịch vụ thành viên hội đồng quản trị, nhưng mọi mẫu đều phải được điều chỉnh theo nhiệm vụ, thù lao và điều khoản rút lui. Mẫu vẫn cần nghị quyết của cổ đông để phê duyệt.
Không. Thỏa thuận thành viên hội đồng quản trị có thể ký trên giấy hoặc ký số và không được nộp cho Sổ đăng ký thương mại. Thỏa thuận cần có sự phê duyệt của cổ đông, vì thỏa thuận không có phê duyệt là vô hiệu.
Có. Luật Estonia không yêu cầu hợp đồng giữa công ty và thành viên hội đồng quản trị phải bằng tiếng Estonia, vì vậy thỏa thuận bằng tiếng Anh có hiệu lực. Hãy dùng ngôn ngữ mà mọi người ký đều hiểu.
