Kratak odgovor
Estonski OÜ ne mora sklopiti ugovor sa svojim članom uprave. Odnos nastaje kada članovi društva izaberu člana i on prihvati izbor te je uređen trgovačkim pravom i pravilima o ugovorima o pružanju usluga, a ne radnim pravom. Pisani ugovor s članom uprave vrijedi imati kada društvo isplaćuje naknadu ili kada u upravi sjedi netko tko nije jedini vlasnik, jer utvrđuje dužnosti, naknadu, otkazni rok i što se događa pri opozivu.
Mnogi strani osnivači registriraju estonsko društvo s ograničenom odgovornošću (OÜ), postanu njegov jedini član uprave i nikada ne potpišu ništa sa svojim društvom. To je zakonito i u mnogim takvim društvima ništa više nije potrebno. Pisani ugovor postaje koristan kada zaposlite direktora, dovedete suosnivača u upravu ili počnete sami sebi isplaćivati naknadu, jer zakon većinu praktičnih uvjeta prepušta dogovoru stranaka.
Ovaj vodič objašnjava kada vrijedi potpisati ugovor s članom uprave, koji se naziva i ugovorom s članom uprave ili ugovorom o uslugama člana uprave, te što on treba sadržavati. Tko može biti u upravi i kada član uprave osobno odgovara obrađeno je u našem vodiču za članove uprave.
Što je ugovor s članom uprave
Ugovor s članom uprave ugovor je između estonskog OÜ i člana njegove uprave kojim se utvrđuju uvjeti pod kojima ta osoba vodi društvo. Trgovački zakonik ga spominje, ali ga ne uređuje kao zasebnu vrstu ugovora. Vrhovni sud Estonije odnos je više puta opisao kao sličan ugovoru o nalogu, koji je ugovor o pružanju usluga prema Law of Obligations Act.
Employment Contracts Act izričito se ne primjenjuje na ugovore članova uprave društva (§ 1(5)). Član uprave stoga nije zaposlenik, bez obzira na naziv dokumenta, i ima pravo na plaćeni godišnji odmor, otkazni rok ili otpremninu samo ako ih ugovor predviđa.
Je li ugovor s članom uprave obvezan?
Ne. Za izbor člana uprave potrebna je odluka članova društva i pristanak člana, ali zakon ne zahtijeva ugovor. Ugovor se može sklopiti u bilo kojem obliku (Law of Obligations Act § 11), pa uvjeti koje su odobrili članovi društva i prihvatio član obvezuju stranke i bez potpisanog dokumenta. Potpisani ugovor samo ih olakšava dokazati.
Trebate li ga ponajviše ovisi o tome tko je u upravi i prima li naknadu:
| Vaša situacija | Trebate li ugovor s članom uprave? |
|---|---|
| Jedini vlasnik i jedini član uprave, bez naknade | Obično ne. Zakon već utvrđuje vaše dužnosti |
| Jedini vlasnik i jedini član uprave, uz naknadu | Potrebna je odluka kojom se utvrđuje naknada; preporučuje se kratak ugovor |
| Dva ili više osnivača u upravi | Preporučuje se radi podjele dužnosti te ranog uređenja naknada i uvjeta odlaska |
| Zaposleni ili vanjski direktor | Izrazito se preporučuje radi dogovora o dužnostima, naknadi, otkaznom roku i naknadi pri opozivu |
| Član uprave koji za društvo obavlja i drugi posao | Preporučuje se, uz zaseban ugovor o radu za drugi posao |
Kad god se isplaćuje naknada, njezin iznos i postupak isplate moraju biti utvrđeni odlukom članova društva, odnosno nadzornog odbora ako ga društvo ima (Commercial Code § 180¹). Način oporezivanja i prijave naknade objašnjen je u našem članku o naknadi člana uprave.
Ugovor s članom uprave i ugovor o radu
Ta se dva ugovora razlikuju na četiri glavna načina:
| Pitanje | Ugovor s članom uprave | Ugovor o radu |
|---|---|---|
| Glavni zakon | Commercial Code i Law of Obligations Act | Employment Contracts Act |
| Godišnji odmor i radno vrijeme | Samo ako ih ugovor predviđa | Zajamčeni zakonom |
| Prestanak funkcije | Opoziv u bilo kojem trenutku, bez razloga; ugovor prestaje prema vlastitim uvjetima | Poslodavac treba zakonitu osnovu i obično otkazni rok |
| Naknada pri prestanku funkcije | Samo ako je ugovor predviđa | Zakonska otpremnina kada se primjenjuje |
Član uprave i dalje može imati ugovor o radu s istim društvom, ali samo za poslove koji nisu upravljanje. Osnivač malog kafića, primjerice, može voditi društvo prema ugovoru s članom uprave i raditi kao njegov kuhar prema ugovoru o radu, koji također moraju odobriti članovi društva. Naš članak o prikrivenim radnim odnosima objašnjava zašto je stvarno obavljeni posao važniji od naziva ugovora.
Što uključiti u ugovor s članom uprave
Ugovor može obuhvatiti sve što nije u suprotnosti sa zakonom ili društvenim ugovorom. Najvažnije su sljedeće odredbe:
| Odredba | Što dogovoriti |
|---|---|
| Dužnosti i ograničenja | Područja odgovornosti, podjela rada među članovima, poslovi za koje je prethodno potrebno odobrenje članova društva i način izvještavanja |
| Naknada i troškovi | Iznos, datumi isplate, bonusi i naknada troškova, u razmjernom odnosu s dužnostima i financijama društva |
| Odmor i dostupnost | Plaćeni slobodni dani, ako postoje, i potrebna dostupnost člana, jer zakon ne određuje radno vrijeme članova uprave |
| Trajanje | Određeno ili neodređeno. Ako društveni ugovor ne utvrđuje trajanje, član uprave bira se na neodređeno vrijeme |
| Otkazni rok i naknada | Otkazni rok za svaku stranu, razlozi za raskid bez otkaznog roka i svaka naknada pri opozivu bez krivnje |
| Zabrana tržišnog natjecanja | Za vrijeme mandata član ne smije voditi konkurentski posao ni biti u upravi konkurenta bez pristanka članova društva. Svako ograničenje nakon odlaska člana mora biti dogovoreno, uključujući opseg i trajanje |
| Povjerljivost i primopredaja | Što se smatra poslovnom tajnom, koliko dugo obveza traje te povrat dokumenata, lozinki i pristupa pri odlasku |
| Odgovornost i osiguranje | Rok za potraživanja društva prema članu (pet godina ako nije drukčije ugovoreno) i tko plaća osiguranje odgovornosti direktora i službenika (D&O) |
Dva se pravila iz Commercial Code primjenjuju bez obzira na odredbe ugovora. Prvo, ako se financijsko stanje društva znatno pogorša, a nastavak isplata bio bi za njega krajnje nepravedan, društvo može tražiti nižu naknadu. Član tada može raskinuti ugovor uz otkazni rok od jednog mjeseca (§ 180¹).
Drugo, ograničenje odgovornosti ne obvezuje vjerovnike. Ako društvo ne može platiti dugove, vjerovnik ili stečajni upravitelj i dalje može tražiti naknadu štete od člana, čak i ako se društvo odreklo svojeg zahtjeva ili skratilo rok zastare (§ 187).
Kako potpisati valjani ugovor
Uobičajeno pravo člana uprave da potpisuje za društvo ne obuhvaća ovaj ugovor. Članovi društva odlučuju o njegovu sklapanju, izmjeni i raskidu, utvrđuju uvjete te imenuju osobu koja potpisuje za društvo (Commercial Code § 168(1)(10)). Ako društvo ima nadzorni odbor, on umjesto njih donosi te odluke. Ugovor bez potrebnog odobrenja ništavan je (§ 181(3)).
Ako potpisujete ugovor, trebaju vam dva dokumenta: odluka članova društva kojom se odobrava ugovor, utvrđuje naknada i imenuje zastupnik društva te sam ugovor, koji potpisuju taj zastupnik i član uprave. U društvu s jednim vlasnikom vlasnik sam donosi odluku i u njoj imenuje osobu koja potpisuje za društvo. Oba se dokumenta mogu digitalno potpisati estonskom osobnom iskaznicom ili digitalnom iskaznicom e-Residency. Nijedan se ne mora podnijeti estonskom sudskom registru (Äriregister), stoga ih čuvajte s evidencijom društva.
Opoziv i ostavka: otkazni rok, naknada i ugovor
Članovi društva mogu opozvati člana uprave u bilo kojem trenutku bez navođenja razloga, a član uprave može podnijeti ostavku u bilo kojem trenutku (Commercial Code § 184). Svaki od tih koraka prekida članstvo u upravi, no ugovor prestaje prema vlastitim uvjetima i pravilima Law of Obligations Act o ugovorima o nalogu. Prema tim pravilima svaka strana može u bilo kojem trenutku raskinuti ugovor na neodređeno vrijeme. Član uprave koji ode prije nego što društvo može osigurati zamjenu ipak može morati naknaditi društvu štetu (§§ 630–631).
Zato otkazni rok i naknada zaslužuju jasno formulirane odredbe. Opoziv sam po sebi ne prekida ugovor, pa opozvani član uprave može tvrditi da se naknada nastavlja isplaćivati dok se ugovor ne raskine. Kada član odlazi sporazumno, kratki sporazum o prestanku koji odobre članovi društva može urediti posljednju naknadu, primopredaju i svaku zabranu tržišnog natjecanja. Prijave u registar objašnjene su u našim vodičima za promjenu člana uprave i ostavku u upravi.
Sastavljanje ili pregled ugovora uz Eesti Firma
Naš pravni tim sastavlja ugovore s članovima uprave zajedno s odlukom članova društva kojom se oni odobravaju. Uvjete prilagođavamo vašoj upravi i načinu naknade njezinim članovima, a možemo pregledati i ugovor koji već imate. Naši računovođe zatim mogu prijaviti člana uprave koji prima naknadu te voditi obračun plaće i porezno izvještavanje za naknadu.
Često postavljana pitanja
Da. Oba naziva opisuju isti ugovor između OÜ i člana njegove uprave. Estonska odvjetnička društva i Startup Estonia često ga nazivaju ugovorom o uslugama člana uprave, a bez obzira na naziv, to nije ugovor o radu.
Da, kao polazište. Startup Estonia, državna inicijativa, objavljuje besplatni model ugovora o uslugama člana uprave, ali svaki predložak treba prilagoditi dužnostima, naknadi i uvjetima odlaska. I dalje je potrebna odluka članova društva kojom se odobrava.
Ne. Ugovor s članom uprave može se potpisati na papiru ili digitalno i ne podnosi se estonskom sudskom registru (Äriregister). Ipak treba odobrenje članova društva jer je ugovor bez njega ništavan.
Da. Estonsko pravo ne zahtijeva da ugovor između društva i člana njegove uprave bude na estonskom, stoga je ugovor na engleskom valjan. Koristite jezik koji razumije svaki potpisnik.
