Cum să înființați o companie de marketing digital în Estonia

Fondatorii străini înregistrează frecvent agenții de marketing digital în Estonia, de la consultanțe SEO cu o singură persoană la mici studiouri de design web cu clienți din toată Europa. Activitatea se prestează online, iar Estonia vă permite să dețineți și să administrați societatea fără să locuiți aici, deși țara în care luați deciziile poate afecta modul de impozitare a societății.

Dacă agenția dumneavoastră cumpără și reclame pe Google sau Meta, mai ales din bugetele clienților, citiți și ghidul nostru separat despre o companie de publicitate digitală în Estonia.

Alegerea formei societății: OÜ sau activitate independentă

Majoritatea agențiilor de marketing din Estonia sunt înființate ca OÜ, societatea estoniană cu răspundere limitată (OÜ). Aceasta limitează răspunderea proprietarului și poate avea un singur proprietar, care este totodată directorul său, cunoscut în Estonia drept membru al organului de administrare (juhatus). Capitalul social poate fi minim: fondatorii stabilesc ei înșiși valoarea, până la un cent pe acțiune. Forma este prezentată mai detaliat în ghidul nostru despre societatea OÜ în Estonia.

Pentru o afacere de marketing cu clienți străini, înregistrarea ca persoană care desfășoară activitate independentă este rareori opțiunea mai bună. Aceasta răspunde personal și plătește anual impozit pe venit și contribuții sociale pentru venitul din activitate, indiferent dacă banii sunt retrași sau nu, în timp ce un OÜ nu plătește impozit pe profitul pe care îl păstrează. Articolul nostru despre afaceri în Estonia pentru freelanceri explică situațiile în care merită o societate.

Când înregistrați societatea, alegeți principalul său domeniu de activitate, de obicei publicitate sau consultanță de afaceri, și îl puteți schimba ulterior. Niciunul dintre serviciile obișnuite de marketing nu necesită licență sau autorizație, însă campaniile pe care le desfășurați trebuie să respecte legislația privind publicitatea, protecția consumatorilor și protecția datelor.

Înregistrarea unei agenții de marketing din străinătate

Cu un card e-Residency, depuneți personal cererea online, iar societatea este de obicei înscrisă în Registrul Comerțului estonian (Äriregister) într-o zi lucrătoare. Fără card, semnați o procură în propria țară, iar un prestator de servicii înregistrează societatea fără e-Residency prin notar. În practica noastră, acest lucru durează aproximativ o săptămână după ce procura semnată ajunge la noi, iar articolul nostru despre cât durează înregistrarea unei societăți în Estonia oferă calendarul complet, inclusiv semnarea și curierul.

Majoritatea societăților cu proprietari în străinătate folosesc o adresă înregistrată în Estonia. O societate poate indica în schimb o adresă în străinătate, însă atunci trebuie să numească o persoană de contact (kontaktisik) în Estonia care primește documente oficiale în numele său. O persoană de contact este de asemenea recomandată, de regulă, ori de câte ori organul de administrare locuiește în afara Estoniei. Le oferim pe ambele împreună cu înființarea societății.

De la înregistrare la prima factură

Înainte de emiterea primei facturi către un client, o agenție are de obicei nevoie de următoarele.

TVA când clienții dumneavoastră sunt în alte țări

Majoritatea agențiilor plătesc pentru software, reclame sau platforme de freelanceri precum Upwork, facturate din străinătate. De la prima astfel de achiziție, societatea trebuie să se înregistreze ca plătitor de TVA cu răspundere limitată, ceea ce înseamnă că plătește TVA estoniană pentru aceste achiziții și nu o poate deduce. Cu înregistrare completă în scopuri de TVA, aceeași TVA este declarată și dedusă în același decont, motiv pentru care merită de obicei să solicitați înregistrarea completă devreme, odată ce aveți primele contracte cu clienți și un site funcțional.

Înregistrarea completă devine obligatorie odată ce vânzările impozabile din Estonia depășesc 40.000 € într-un an calendaristic. Doar vânzările care intră sub incidența TVA estoniene se calculează pentru acest prag. Serviciile către întreprinderi străine nu se numără printre acestea, astfel încât o agenție care lucrează doar pentru astfel de clienți poate să nu îl atingă niciodată.

EMTA analizează fiecare cerere și refuză adesea societățile administrate integral din străinătate, cu numai clienți străini. Articolul nostru despre refuzurile codului de TVA pentru e-residents explică de ce și ce este util.

Odată ce societatea este înregistrată în scopuri de TVA, TVA-ul de pe fiecare factură depinde de locul unde se află clientul și de faptul dacă este o întreprindere.

Un client este considerat aici o întreprindere din UE când are un cod de TVA estonian (KMKR) valabil, așadar verificați-l în VIES înainte de a factura fără TVA. Factura indică apoi codul de TVA al clientului și mențiunea „reverse charge”.

Impozite pe profit, salariu și dividende

Estonia nu impozitează profitul care rămâne în societate. Când distribuiți dividende, societatea plătește impozit pe profit de 22/78 din suma netă, astfel că un dividend net de 78 € costă societatea 22 € impozit. Cadourile, beneficiile extrasalariale și cheltuielile fără legătură cu activitatea sunt de asemenea impozitate. Țara dumneavoastră de reședință poate impozita ulterior din nou dividendul conform propriilor reguli.

Dacă locuiți în străinătate și vă plătiți un salariu pentru munca prestată acolo, acesta este de obicei impozitat în țara dumneavoastră de reședință. O remunerație a membrului organului de administrare de la o societate estoniană, plătită pentru exercitarea funcției de director, nu în baza unui contract de muncă, este impozitată în Estonia. Țara dumneavoastră de reședință o poate impozita și ea, luând de regulă în considerare impozitul estonian.

Exemplu: o agenție SEO cu o singură persoană în primul an

Pentru a vedea cum funcționează toate acestea împreună, să luăm un caz ipotetic. O consultantă SEO administrează un OÜ estonian din Lisabona și are înregistrare completă în scopuri de TVA. Clienții săi sunt o societate din Germania care plătește 2.000 € pe lună, una din UK care plătește 1.500 € și un magazin din Tallinn care plătește 800 €. Ea plătește și 300 € pe lună pentru software SEO facturat din străinătate.

Fără înregistrare completă în scopuri de TVA, societatea ar plăti 864 € pe an pentru software, fără posibilitatea de a-i recupera. Deoarece locuiește în Portugalia, trebuie să verifice și cum impozitează Portugalia dividendul și dacă ar considera o societate administrată din Lisabona ca fiind portugheză.

Ce declarații depuneți și când

O agenție mică are trei termene regulate, iar calendarul nostru fiscal pentru societățile estoniene le enumeră pe celelalte.

Contracte: cine deține lucrarea și cine gestionează datele

Textele, designurile, site-urile și materialele creative publicitare sunt de obicei protejate prin drepturi de autor, iar persoana care le creează este autorul. Conform Legii estoniene a drepturilor de autor, drepturile patrimoniale asupra lucrării create de un angajat ca parte a activității sale trec la angajator, cu excepția cazului în care contractul de muncă prevede altfel. Acestea sunt drepturile de a utiliza, copia, adapta și distribui lucrarea. Un freelancer păstrează drepturile dacă un contract scris nu le transferă, astfel încât contractele dumneavoastră cu freelancerii trebuie să transfere drepturile patrimoniale către agenție, iar contractele cu clienții trebuie să le transfere clientului odată ce lucrarea este plătită. Fără acest lanț, agenția poate vinde ceva ce nu deține.

Datele clienților reprezintă al doilea aspect. Când un client vă oferă lista sa de corespondență, acces la CRM sau liste de clienți pentru remarketing, agenția dumneavoastră prelucrează date cu caracter personal în numele clientului. Articolul 28 din GDPR impune atunci un acord scris de prelucrare a datelor între dumneavoastră.

Servicii bancare și încasarea plăților

Băncile estoniene sunt prudente cu societățile ai căror proprietari locuiesc în străinătate, astfel că furnizorii fintech precum Wise și Revolut Business sunt alegerea obișnuită, deși disponibilitatea depinde de locul unde locuiește proprietarul. Ghidul nostru despre un cont de afaceri în Estonia pentru o societate nerezidentă explică ce bănci acceptă astfel de societăți. Plățile clienților, inclusiv cele prin Stripe, PayPal sau Payoneer, trebuie să intre în contul propriu al societății, niciodată într-un cont personal.

Dacă agenția plătește cu cardul pentru multe instrumente și campanii ale clienților, un cont de card precum Wallester Business poate sta alături de contul principal și poate oferi fiecărui abonament sau client propriul card virtual. Ghidul nostru despre Wallester pentru societățile estoniene arată cum funcționează acest lucru în practică.

Unde întâmpină probleme agențiile de marketing din Estonia

Prima problemă este substanța, adică dovada vizibilă că afacerea este reală. O agenție fără site, contracte sau istoric va întâmpina probabil dificultăți în obținerea unui cod de TVA estonian (KMKR) sau a unui cont de afaceri. Unul sau două contracte semnate cu clienții la început facilitează ambele cereri.

Reședința fiscală este următoarea întrebare: dacă toate deciziile sunt luate în altă țară, acea țară poate considera societatea drept propriul contribuabil și îi poate impozita profitul acolo, așadar consultați un consilier fiscal în țara dumneavoastră înainte de înregistrare. Administrarea unei societăți estoniene din străinătate explică situațiile în care se întâmplă acest lucru.

Și freelancerii pe termen lung pot cauza probleme. Un freelancer care lucrează pentru dumneavoastră în mod regulat, conform instrucțiunilor și programului dumneavoastră, poate fi tratat ca angajat, iar agenția datorează atunci impozite aferente muncii pentru plăți. Regulile estoniene se aplică dacă freelancerul lucrează în Estonia, iar regulile propriei țări dacă lucrează în străinătate. Articolul nostru despre raporturi de muncă disimulate și riscuri fiscale tratează aspectul estonian.

Înregistrați-vă compania de marketing digital cu Eesti Firma

Înregistrăm companii de marketing digital pentru fondatori cu și fără e-Residency, furnizăm adresa înregistrată și persoana de contact, solicităm codul de TVA estonian (KMKR) și ținem contabilitatea ulterior. Echipa noastră juridică poate redacta și contractele cu clienții și freelancerii. Trimiteți-ne o scurtă descriere a agenției și a clienților dumneavoastră, iar noi vă vom spune ce configurație de TVA este potrivită, cât va dura înregistrarea și care este costul.

Trimiteți o solicitare

Întrebări frecvente