Cách thành lập công ty tiếp thị kỹ thuật số tại Estonia

Các nhà sáng lập nước ngoài thường đăng ký agency tiếp thị kỹ thuật số tại Estonia, từ tư vấn SEO một người đến các studio thiết kế web nhỏ có khách hàng khắp châu Âu. Công việc được thực hiện trực tuyến và Estonia cho phép bạn sở hữu, quản lý công ty mà không cần sống tại đây, dù quốc gia nơi bạn đưa ra quyết định có thể ảnh hưởng đến cách công ty bị đánh thuế.

Nếu agency của bạn cũng mua quảng cáo trên Google hoặc Meta, đặc biệt bằng ngân sách của khách hàng, hãy đọc thêm hướng dẫn riêng của chúng tôi về công ty quảng cáo kỹ thuật số tại Estonia.

Chọn loại hình công ty: OÜ hay doanh nghiệp tư nhân

Hầu hết agency tiếp thị tại Estonia được thành lập dưới dạng OÜ, công ty trách nhiệm hữu hạn tư nhân Estonia. Loại hình này giới hạn trách nhiệm của chủ sở hữu và có thể chỉ có một chủ sở hữu, đồng thời là giám đốc, được gọi tại Estonia là thành viên hội đồng quản trị. Vốn cổ phần có thể rất thấp: các nhà sáng lập tự quyết định mức vốn, thấp nhất đến một xu cho mỗi cổ phần. Loại hình này được trình bày chi tiết hơn trong hướng dẫn của chúng tôi về công ty OÜ tại Estonia.

Đối với doanh nghiệp tiếp thị có khách hàng nước ngoài, đăng ký dưới dạng doanh nghiệp tư nhân hiếm khi là lựa chọn tốt hơn. Chủ doanh nghiệp tư nhân chịu trách nhiệm cá nhân và nộp thuế thu nhập cùng thuế xã hội trên thu nhập kinh doanh mỗi năm, dù có rút tiền hay không, trong khi OÜ không nộp thuế trên lợi nhuận giữ lại. Bài viết của chúng tôi về kinh doanh tại Estonia dành cho freelancer giải thích khi nào thành lập công ty là đáng giá.

Khi đăng ký công ty, bạn chọn lĩnh vực hoạt động chính, thường là quảng cáo hoặc tư vấn kinh doanh, và có thể thay đổi sau này. Không dịch vụ tiếp thị thông thường nào cần giấy phép hoặc chấp thuận, nhưng các chiến dịch bạn thực hiện phải tuân thủ pháp luật về quảng cáo, bảo vệ người tiêu dùng và bảo vệ dữ liệu.

Đăng ký agency tiếp thị từ nước ngoài

Với thẻ e-Residency, bạn tự nộp đơn trực tuyến và công ty thường được ghi vào Sổ đăng ký thương mại trong một ngày làm việc. Không có thẻ, bạn ký giấy ủy quyền tại quốc gia của mình và nhà cung cấp dịch vụ đăng ký công ty không cần e-Residency thông qua công chứng viên. Theo kinh nghiệm của chúng tôi, việc này mất khoảng một tuần kể từ khi giấy ủy quyền đã ký đến tay chúng tôi; bài viết về thời gian đăng ký công ty tại Estonia nêu đầy đủ tiến trình, gồm cả ký và chuyển phát.

Hầu hết công ty có chủ sở hữu ở nước ngoài sử dụng địa chỉ đăng ký tại Estonia. Công ty có thể khai địa chỉ ở nước ngoài, nhưng khi đó phải chỉ định một người liên hệ tại Estonia để nhận văn bản chính thức thay mặt công ty. Người liên hệ cũng thường được khuyến nghị khi hội đồng quản trị sống ngoài Estonia. Chúng tôi cung cấp cả hai cùng với dịch vụ thành lập công ty.

Từ đăng ký đến hóa đơn đầu tiên

Trước khi phát hành hóa đơn đầu tiên cho khách hàng, agency thường cần chuẩn bị các nội dung sau.

VAT khi khách hàng ở các quốc gia khác

Hầu hết agency thanh toán phần mềm, quảng cáo hoặc nền tảng freelancer như Upwork được xuất hóa đơn từ nước ngoài. Ngay từ lần mua đầu tiên như vậy, công ty phải đăng ký là người nộp VAT có trách nhiệm hữu hạn, nghĩa là nộp VAT Estonia cho các khoản mua này và không được khấu trừ. Với đăng ký VAT đầy đủ, VAT đó được kê khai và khấu trừ trong cùng một tờ khai, vì vậy thường nên đăng ký đầy đủ sớm khi bạn có hợp đồng khách hàng đầu tiên và website đang hoạt động.

Đăng ký đầy đủ trở thành bắt buộc khi doanh số chịu thuế tại Estonia vượt €40.000 trong một năm dương lịch. Chỉ doanh số thuộc diện VAT Estonia mới tính vào ngưỡng này. Dịch vụ cho doanh nghiệp nước ngoài không thuộc diện đó, nên một agency chỉ làm việc cho các khách hàng như vậy có thể không bao giờ đạt ngưỡng.

Cơ quan Thuế và Hải quan Estonia (EMTA) xem xét mọi đơn đăng ký và thường từ chối các công ty được vận hành hoàn toàn từ nước ngoài, chỉ có khách hàng nước ngoài. Bài viết của chúng tôi về việc từ chối mã số VAT cho e-resident giải thích lý do và những yếu tố hữu ích.

Sau khi công ty đăng ký VAT, VAT trên mỗi hóa đơn phụ thuộc vào nơi khách hàng ở và việc họ có phải doanh nghiệp hay không.

Một khách hàng được xem là doanh nghiệp EU tại đây khi có mã số VAT hợp lệ, vì vậy hãy kiểm tra trên VIES trước khi xuất hóa đơn không VAT. Hóa đơn sau đó ghi mã số VAT của khách hàng và dòng “reverse charge”.

Thuế đối với lợi nhuận, lương và cổ tức

Estonia không đánh thuế lợi nhuận giữ lại trong công ty. Khi bạn phân phối cổ tức, công ty nộp thuế thu nhập doanh nghiệp ở mức 22/78 số tiền ròng, nên cổ tức ròng €78 khiến công ty chịu €22 thuế. Quà tặng, phúc lợi hiện vật và chi phí không liên quan đến kinh doanh cũng bị đánh thuế. Quốc gia của bạn sau đó có thể đánh thuế cổ tức thêm lần nữa theo quy định riêng.

Nếu bạn sống ở nước ngoài và tự trả lương cho công việc thực hiện tại đó, khoản này thường bị đánh thuế tại quốc gia cư trú của bạn. Thù lao thành viên hội đồng quản trị từ công ty Estonia, trả cho việc giữ vai trò giám đốc thay vì theo hợp đồng lao động, bị đánh thuế tại Estonia. Quốc gia của bạn cũng có thể đánh thuế khoản này, thường có tính đến thuế Estonia.

Ví dụ: agency SEO một người trong năm đầu

Để thấy các yếu tố này phối hợp thế nào, hãy xét một trường hợp giả định. Một chuyên gia tư vấn SEO vận hành OÜ Estonia từ Lisbon và có đăng ký VAT đầy đủ. Khách hàng của cô gồm một công ty ở Đức trả €2.000 mỗi tháng, một công ty ở UK trả €1.500 và một cửa hàng ở Tallinn trả €800. Cô cũng trả €300 mỗi tháng cho phần mềm SEO được xuất hóa đơn từ nước ngoài.

Nếu không đăng ký VAT đầy đủ, công ty sẽ trả €864 mỗi năm cho phần mềm mà không thể thu hồi. Vì cô sống tại Bồ Đào Nha, cô cũng cần kiểm tra Bồ Đào Nha đánh thuế cổ tức thế nào và liệu nước này có xem công ty được quản lý từ Lisbon là công ty Bồ Đào Nha hay không.

Khai gì và khi nào

Một agency nhỏ có ba thời hạn định kỳ, và lịch thuế công ty Estonia của chúng tôi liệt kê các thời hạn còn lại.

Hợp đồng: ai sở hữu sản phẩm công việc và ai xử lý dữ liệu

Văn bản, thiết kế, website và sản phẩm sáng tạo quảng cáo thường được bảo vệ bởi quyền tác giả, và người tạo ra chúng là tác giả. Theo Đạo luật Bản quyền Estonia, quyền kinh tế đối với tác phẩm do nhân viên tạo ra trong phạm vi công việc được chuyển cho người sử dụng lao động, trừ khi hợp đồng lao động quy định khác. Đây là quyền sử dụng, sao chép, điều chỉnh và phân phối tác phẩm. Freelancer giữ các quyền này trừ khi hợp đồng bằng văn bản chuyển giao, vì vậy hợp đồng với freelancer của bạn nên chuyển quyền kinh tế cho agency, và hợp đồng với khách hàng nên chuyển tiếp cho khách hàng khi tác phẩm được thanh toán. Không có chuỗi chuyển giao đó, agency có thể đang bán thứ mình không sở hữu.

Dữ liệu khách hàng là điểm thứ hai. Khi khách hàng cung cấp danh sách gửi thư, quyền truy cập CRM hoặc danh sách khách hàng để tiếp thị lại, agency của bạn xử lý dữ liệu cá nhân thay mặt khách hàng. Điều 28 GDPR khi đó yêu cầu có thỏa thuận xử lý dữ liệu bằng văn bản giữa các bên.

Ngân hàng và nhận thanh toán

Ngân hàng Estonia thận trọng với công ty có chủ sở hữu sống ở nước ngoài, nên các nhà cung cấp fintech như Wise và Revolut Business là lựa chọn thông thường, dù khả năng sử dụng phụ thuộc vào nơi chủ sở hữu sinh sống. Hướng dẫn của chúng tôi về tài khoản doanh nghiệp tại Estonia cho công ty không cư trú giải thích những ngân hàng nào chấp nhận các công ty như vậy. Thanh toán của khách hàng, kể cả qua Stripe, PayPal hoặc Payoneer, phải vào tài khoản riêng của công ty, không bao giờ vào tài khoản cá nhân.

Nếu agency thanh toán nhiều công cụ và chiến dịch khách hàng bằng thẻ, tài khoản thẻ như Wallester Business có thể đặt cạnh tài khoản chính và cấp cho mỗi gói đăng ký hoặc khách hàng một thẻ ảo riêng. Hướng dẫn Wallester dành cho công ty Estonia của chúng tôi cho thấy cách hoạt động thực tế.

Những vấn đề agency tiếp thị tại Estonia thường gặp

Vấn đề đầu tiên là tính hiện hữu, tức bằng chứng rõ ràng rằng doanh nghiệp là có thật. Agency không có website, hợp đồng hoặc lịch sử hoạt động có thể khó lấy mã số VAT hoặc tài khoản doanh nghiệp. Một hoặc hai hợp đồng khách hàng đã ký ngay từ đầu giúp cả hai hồ sơ dễ hơn.

Cư trú thuế là vấn đề tiếp theo: nếu mọi quyết định được đưa ra tại quốc gia khác, quốc gia đó có thể coi công ty là người nộp thuế của mình và đánh thuế lợi nhuận tại đó; vì vậy hãy hỏi tư vấn thuế tại quê nhà trước khi đăng ký. Vận hành công ty Estonia khi sống ở nước ngoài trình bày khi nào điều này xảy ra.

Freelancer dài hạn cũng có thể gây rắc rối. Freelancer làm việc cho bạn thường xuyên, theo chỉ dẫn và lịch của bạn, có thể bị coi là nhân viên, và agency khi đó nợ các khoản thuế lao động trên các khoản thanh toán. Quy định Estonia áp dụng nếu freelancer làm việc tại Estonia, còn quy định của quốc gia họ áp dụng nếu họ làm việc ở nước ngoài. Bài viết của chúng tôi về quan hệ lao động che giấu và rủi ro thuế trình bày khía cạnh Estonia.

Đăng ký công ty tiếp thị kỹ thuật số với Eesti Firma

Chúng tôi đăng ký công ty tiếp thị kỹ thuật số cho nhà sáng lập có hoặc không có e-Residency, cung cấp địa chỉ đăng ký và người liên hệ, nộp đơn xin mã số VAT và ghi sổ kế toán sau đó. Đội ngũ pháp lý của chúng tôi cũng có thể soạn hợp đồng với khách hàng và freelancer. Hãy gửi cho chúng tôi mô tả ngắn về agency và khách hàng của bạn; chúng tôi sẽ cho biết cơ chế VAT phù hợp, thời gian đăng ký và chi phí.

Gửi yêu cầu

Câu hỏi thường gặp