Estoniyada korporativ katiblik xidmətləri: OÜ-də şirkət katibinin işini kim görür

Böyük Britaniya, İrlandiya, Sinqapur və ya Honq Konqdan Estoniyaya gələn təsisçilər çox vaxt öz ölkələrində tanıdıqları xidməti axtarırlar. Orada şirkət katibi reyestrləri aparan, illik bəyannaməni təqdim edən və direktorların imzalamalı olduqları sənədləri imzalamasını təmin edən qanunla müəyyən edilmiş vəzifəli şəxsdir. Estoniyada korporativ katiblik xidmətləri axtarışı bu vərdişdən başlayır və adətən çaşqınlıqla bitir, çünki Estoniya Kommersiya Məcəlləsində belə bir rol ümumiyyətlə yoxdur.

Bu, işin aradan qalxması demək deyil. Estoniya özəl məhdud məsuliyyətli şirkətinin (osaühing, OÜ) hər yerdəki şirkət kimi təqdimetmələri, müddətləri və qərarları var; fərq onlara kimin cavabdeh olmasında və başqa şəxsin həmin şəxsin yerinə necə hərəkət edə bilməsindədir. Bu təlimat Estoniyada korporativ katiblik xidmətlərinin nəyi əhatə etdiyini, idarə heyətinin onları necə həvalə etdiyini və həvaləetmənin harada bitdiyini izah edir.

Estoniya şirkətinə şirkət katibi lazımdırmı?

Xeyr. Commercial Code (äriseadustik) OÜ-nün səhmdarları və idarə heyətinin (juhatus) olmasını tələb edir, başqa heç nəyi yox. Nəzarət şurası könüllüdür və kiçik şirkətlərdə nadirdir; mülkiyyətçilərlə idarə heyəti arasında heç bir vəzifəli şəxs olmur. İdarə heyəti şirkəti idarə edir, onu təmsil edir və hər bir təqdimetməyə görə cavab verir. Orada kimin üzv ola biləcəyi və vəzifənin hansı şəxsi məsuliyyət yaratdığı barədə Estoniya şirkətinin idarə heyəti üzvləri üzrə təlimatımızda məlumat verilir.

Estoniya şirkəti üçün bundan iki nəticə çıxır. İllik bəyannamə və ya təsdiq bəyanatı yoxdur: illik hesabat yeganə illik təqdimetmədir və faydalı mülkiyyətçi məlumatları eyni təqdimetmədə təsdiqlənir. Həmçinin qovluqda saxlanılacaq qanunla nəzərdə tutulan reyestrlər yoxdur, çünki idarə heyəti üzvləri, səhmdarlar və faydalı mülkiyyətçilər hər kəsin görə bildiyi e-Business Register-də qeyd olunur. İdarə heyətinin yenə də saxladığı sənədlər hər dəyişiklik üzrə səhmdar qərarlarıdır, çünki reyestr hər müraciətdə onları tələb edir.

Estoniyada korporativ katiblik xidmətləri nəyi əhatə edir

Provayderlər bu işi bir neçə ad altında satırlar: korporativ katiblik xidmətləri, şirkət katiblik xidmətləri, hüquqi şəxsin idarə edilməsi və ya korporativ uyğunluq. Məzmun eynidir. Bu, mühasibatlıq və ya vergi ilə bağlı olmayan, idarə heyətinin təqdim etməli, qeydə almalı və ya cavablandırmalı olduğu hər şeydir. Cədvəldə OÜ-nün həmin öhdəlikləri, qanunun hər birinə bağladığı müddət və ya səbəb, kimin imzalamalı olduğu və provayderin nə hazırlaya biləcəyi göstərilir. Hər sətirdə eyni qayda tətbiq olunur: provayder hazırlayır, idarə heyətinin üzvü imzalayır. Provayderin əvəzinə necə imzalaya biləcəyi növbəti bölmədə izah edilir.

€25 dövlət rüsumu hər dəyişiklik üçün deyil, hər müraciət üçün tutulur; buna görə birlikdə təqdim edilən yeni idarə heyəti üzvü, yeni ünvan və yeni e-poçt ünvanı ümumilikdə €25 başa gəlir. İşin əksəriyyəti reyestr dəyişiklikləridir və hər biri eyni qaydada aparılır: səhmdarlar qərar verir, idarə heyətinin üzvü qərar əlavə edilmiş müraciəti təqdim edir və reyestr orqanı qeydi bir-beş iş günü ərzində aparır. Ayrı-ayrı prosedurlar qeydiyyat ünvanının dəyişdirilməsi, şirkətin adının dəyişdirilməsi, payların ötürülməsi və səhmdarın əlavə edilməsi üzrə təlimatlarımızda verilib. Vergi müddətləri ayrıca siyahıdır və Estoniya şirkətləri üçün vergi təqvimimizdə göstərilib.

Xaricdən idarə olunan şirkətlər üçün iki öhdəlik ən çox problem yaradır, çünki reyestr orqanı və ya bank soruşana qədər heç biri təcili görünmür. Faydalı mülkiyyətçi qeydi faktiki mülkiyyətə uyğun olmalıdır və OÜ-nün üstündəki holdinq şirkəti yoxlamanı dayandırmır; faydalı mülkiyyətçilər üzrə təlimatımız kimin uyğun olduğunu izah edir. Şirkətin fəaliyyət göstərmədiyi il üçün də illik hesabat təqdim edilməlidir; təqdim edilməmiş hesabat cərimələrlə və nəticədə şirkətin silinməsi ilə nəticələnir. Onun hazırlanması və təqdim edilməsi illik hesabat xidmətimizin əhatə etdiyi işdir.

Estoniyada korporativ katiblik işinin həvalə edilməsi: vəzifə deyil, etibarnamə

Estoniyanın yuxarıdakı cədvəldə göstərilən ölkələrdən ən çox fərqləndiyi məqam budur. Şirkət katibi öz adından hərəkət edir, çünki qanun ona vəzifə verir. Estoniya provayderinin şirkətdə heç bir vəzifəsi və reyestr qarşısında səlahiyyəti yoxdur. O, hər sənədi tərtib edə bilər, lakin yalnız şirkət üçün sənədlər hazırlamaqla kifayətlənməyib onun adından hərəkət etdikdə idarə heyətindən səlahiyyət almalıdır.

Praktikada Estoniya şirkətlərinin əksər sahibləri e-Residency alır və təqdimetmələri özləri imzalayırlar. e-Residency kartı və ya başqa Estoniya rəqəmsal ID-si ilə səlahiyyət tələb olunmur: provayder qərarı və müraciəti hazırlayır, idarə heyətinin üzvü onu e-Business Register-də imzalayır, reyestr orqanı isə qeydi aparır. İllik hesabat üçün idarə heyətinin üzvü həmçinin mühasibə portalda hesabatı hazırlamaq üçün giriş verə bilər, lakin təqdimetmə idarə heyəti üzvünün öz hərəkəti olaraq qalır.

Estoniya rəqəmsal imzası olmadan müraciət ümumiyyətlə onlayn təqdim edilə bilməz. Bu halda müraciət Estoniya notariusu vasitəsilə edilir və idarə heyətinin üzvünün üç seçimi var: notariusa şəxsən gəlmək; sənədləri kağız üzərində imzalayıb provayderə göndərmək, provayderin isə onları təqdim etmək üçün notariusa verməsi; və ya provayderə etibarnamə vermək. Bütün işin əlindən alınmasını istəyən idarə heyəti üzvü üçüncü variantı seçir. Həmin etibarnamə idarə heyəti üzvünün öz ölkəsində notarius qarşısında imzalanır, tələb olunduqda apostillənir və andlı tərcüməçi tərəfindən eston dilinə tərcümə edilir. Bu əsasla provayder idarə heyəti üzvünün adından Estoniya notariusu yanında müraciəti imzalayır və notarius onu reyestrə təqdim edir. Eyni sənəd illik hesabatı, faydalı mülkiyyətçi məlumatlarını və hər bir adi reyestr dəyişikliyini əhatə edə bilər; buna görə bir etibarnamə adətən illərlə istifadə olunur.

Hər bir üsula iki məhdudiyyət tətbiq olunur. Etibarnamə məsuliyyəti deyil, imzanı ötürür: idarə heyətinin üzvü təqdim edilən və edilməyən məlumatlara görə reyestr orqanı, vergi orqanı və şirkətin kreditorları qarşısında məsul olaraq qalır. Həmçinin heç bir üsul provayderi şirkətin vəzifəli şəxsi etmir; buna görə provayder sənədi şirkətin katibi kimi imzalaya bilməz, çünki Estoniya qanunvericiliyində belə imza yoxdur.

Şirkət katibi sertifikatı yoxdur: bank bunun əvəzinə nə alır

Xaricdəki uyğunluq komandaları Estoniya şirkətindən tez-tez şirkət katibi sertifikatı, səlahiyyətli şəxslər sertifikatı və ya yaxşı vəziyyət sertifikatı tələb edirlər. Bunların heç biri Estoniya qanunvericiliyində mövcud deyil. Reyestrin verdiyi sənəd idarə heyətini, səhmdarları, nizamnamə kapitalını və statusu göstərən, notariat qaydasında təsdiqlənə və apostillənə bilən reyestr kartıdır (registrikaart). Alıcı common-law formatında israr etdikdə, lisenziyalı trust və company service provider reyestri yoxladıqdan sonra sertifikatı öz adından verir; korporativ sənədlər xidmətimiz hər iki formatı əhatə edir.

Eesti Firma-dan korporativ katiblik xidmətləri

Biz sahibləri xaricdə yaşayan Estoniya şirkətləri üçün idarə heyətinin katiblik işini görürük. Hüquqşünaslarımız idarə heyəti, ünvan, ad, kapital və mülkiyyət dəyişiklikləri üçün səhmdar qərarlarını və reyestr müraciətlərini tərtib edir, sonra onları idarə heyəti üzvünün imzası üçün hazırlayır və ya etibarnamə əsasında notarius yanında imzalayırlar. mühasiblərimiz illik hesabatı və faydalı mülkiyyətçi təsdiqini hazırlayır. Biz hüquqi ünvanı təqdim edir və lisenziyalı əlaqələndirici şəxs kimi çıxış edirik ki, rəsmi poçt bizə çatsın və vaxtında cavablandırılsın; virtual ofisimiz isə bütün digər poçtun skan edilməsini və yönləndirilməsini əlavə edir. Bütün bunlar trust və company service provider lisenziyamız əsasında həyata keçirilir. Şirkətin vəziyyətini və hansı sənədlərin təqdim edilmədiyini bildirin, biz nə edilməli olduğunu və hansı ardıcıllıqla edilməsini deyəcəyik.

Sorğu göndərin

Tez-tez verilən suallar