Lyhyt vastaus
Virolaisen OÜ:n ei tarvitse tehdä sopimusta hallituksen (juhatus) jäsenensä kanssa. Suhde alkaa, kun osakkaat valitsevat jäsenen ja jäsen hyväksyy tehtävän, ja siihen sovelletaan yhtiöoikeutta sekä toimeksiantosopimuksia koskevia sääntöjä, ei työlainsäädäntöä. Kirjallinen hallituksen jäsenen sopimus kannattaa tehdä, kun yhtiö maksaa palkkiota tai hallituksessa on joku muu kuin ainoa omistaja, sillä siinä määritellään tehtävät, palkkio, irtisanomisaika ja menettely erottamistilanteessa.
Monet ulkomaiset perustajat rekisteröivät virolaisen osakeyhtiön (osaühing, OÜ), ryhtyvät sen ainoaksi hallituksen jäseneksi eivätkä koskaan allekirjoita mitään oman yhtiönsä kanssa. Tämä on lainmukaista, eikä monissa tällaisissa yhtiöissä tarvita muuta. Kirjallinen sopimus on hyödyllinen, kun palkkaat johtajan, tuot perustajakumppanin hallitukseen tai alat maksaa itsellesi palkkiota, koska laki jättää useimmista käytännön ehdoista sopimisen osapuolille.
Tässä oppaassa kerrotaan, milloin hallituksen jäsenen sopimus, jota kutsutaan myös hallituksen jäsenen sopimukseksi tai hallituksen jäsenen palvelusopimukseksi, kannattaa allekirjoittaa ja mitä sen tulisi sisältää. Kuka voi kuulua hallitukseen ja milloin hallituksen jäsen on henkilökohtaisessa vastuussa, käsitellään hallituksen jäseniä koskevassa oppaassamme.
Mikä hallituksen jäsenen sopimus on
Hallituksen jäsenen sopimus on virolaisen OÜ:n ja sen hallituksen jäsenen välinen sopimus, jossa määritellään ehdot, joilla henkilö johtaa yhtiötä. Kauppalaki mainitsee sen, mutta ei sääntele sitä erillisenä sopimustyyppinä. Viron korkein oikeus on toistuvasti kuvannut suhdetta valtuutussopimuksen kaltaiseksi, joka on Law of Obligations Act -lain mukainen toimeksiantosopimus.
Employment Contracts Act ei nimenomaisesti sovellu yhtiön hallituksen jäsenten sopimuksiin (§ 1(5)). Hallituksen jäsen ei siis ole työntekijä riippumatta asiakirjan nimestä, ja hänellä on oikeus palkalliseen lomaan, irtisanomisaikaan tai irtisanomiskorvaukseen vain, jos sopimuksessa määrätään niistä.
Onko hallituksen jäsenen sopimus pakollinen?
Ei. Hallituksen jäsenen valitseminen edellyttää osakkaiden päätöstä ja jäsenen suostumusta, mutta laki ei edellytä sopimusta. Sopimus voidaan tehdä missä tahansa muodossa (Law of Obligations Act § 11), joten osakkaiden hyväksymät ja jäsenen hyväksymät ehdot sitovat osapuolia myös ilman allekirjoitettua asiakirjaa. Allekirjoitettu sopimus vain helpottaa niiden todistamista.
Tarve riippuu pääasiassa siitä, kuka kuuluu hallitukseen ja maksetaanko hänelle palkkiota:
| Tilanteesi | Tarvitsetko hallituksen jäsenen sopimuksen? |
|---|---|
| Ainoa omistaja ja ainoa hallituksen jäsen, ei palkkiota | Yleensä et. Laki määrittää jo velvollisuutesi |
| Ainoa omistaja ja ainoa hallituksen jäsen, palkkio | Palkkion määrittävä päätös vaaditaan; lyhyt sopimus on suositeltava |
| Hallituksessa kaksi tai useampi perustaja | Suositeltava tehtävien jakamiseksi sekä palkkioista ja lähtöehdoista sopimiseksi ajoissa |
| Palkattu tai ulkopuolinen johtaja | Erittäin suositeltava tehtävistä, palkkiosta, irtisanomisesta ja erottamisen korvauksesta sopimiseksi |
| Hallituksen jäsen, joka tekee yhtiölle myös muuta työtä | Suositeltava sekä erillinen työsopimus muuta työtä varten |
Kun palkkiota maksetaan, osakkaiden tai, jos yhtiöllä on sellainen, hallintoneuvoston päätöksessä on määriteltävä sen määrä ja maksutapa (Commercial Code § 180¹). Palkkion verotus ja rekisteröinti selitetään artikkelissamme hallituksen jäsenen palkkiosta.
Hallituksen jäsenen sopimus verrattuna työsopimukseen
Sopimukset eroavat neljällä keskeisellä tavalla:
| Asia | Hallituksen jäsenen sopimus | Työsopimus |
|---|---|---|
| Keskeinen laki | Commercial Code ja Law of Obligations Act | Employment Contracts Act |
| Lomat ja työaika | Vain, jos sopimuksessa määrätään niistä | Lain takaamat |
| Tehtävän päättyminen | Erottaminen tehtävästä milloin tahansa ilman syytä; sopimus päättyy omien ehtojensa mukaisesti | Työnantaja tarvitsee lainmukaisen perusteen ja yleensä irtisanomisajan |
| Korvaus tehtävän päättyessä | Vain, jos sopimuksessa määrätään siitä | Lakisääteinen irtisanomiskorvaus, jos sitä sovelletaan |
Hallituksen jäsenellä voi silti olla saman yhtiön kanssa työsopimus, mutta vain muusta kuin johtamistyöstä. Pienen kahvilan perustaja voi esimerkiksi johtaa yhtiötä hallituksen jäsenen sopimuksella ja työskennellä sen kokkina työsopimuksella, jonka osakkaiden on myös hyväksyttävä. Artikkelimme peitellyistä työsuhteista selittää, miksi tosiasiallisesti tehty työ merkitsee enemmän kuin sopimuksen otsikko.
Mitä hallituksen jäsenen sopimukseen tulee sisällyttää
Sopimus voi kattaa kaiken, mikä ei ole ristiriidassa lain tai yhtiöjärjestyksen kanssa. Nämä ehdot ovat tärkeimmät:
| Ehto | Mistä sovitaan |
|---|---|
| Tehtävät ja rajat | Vastuualueet, työnjako jäsenten välillä, toimet, jotka edellyttävät ensin osakkaiden hyväksyntää, sekä miten jäsen raportoi heille |
| Palkkio ja kulut | Määrä, maksupäivät, bonukset ja kulukorvaukset kohtuullisessa suhteessa tehtäviin ja yhtiön talouteen |
| Lomat ja tavoitettavuus | Mahdolliset palkalliset vapaapäivät ja se, miten tavoitettavissa jäsenen on oltava, sillä laki ei määritä hallituksen jäsenille työaikaa |
| Kesto | Määräaikainen tai toistaiseksi voimassa oleva. Jollei yhtiöjärjestys määritä kautta, hallituksen jäsen valitaan toistaiseksi |
| Irtisanominen ja korvaus | Kummankin osapuolen irtisanomisaika, perusteet irtisanomiselle ilman irtisanomisaikaa sekä mahdollinen korvaus syyttömästä erottamisesta |
| Kilpailukielto | Tehtävässä ollessaan jäsen ei saa harjoittaa kilpailevaa liiketoimintaa tai kuulua kilpailijan hallitukseen ilman osakkaiden suostumusta. Jäsenen lähdön jälkeisestä rajoituksesta on sovittava sen laajuus ja kesto mukaan lukien |
| Salassapito ja luovutus | Mitä pidetään liikesalaisuutena, kuinka kauan velvollisuus kestää sekä asiakirjojen, salasanojen ja käyttöoikeuksien palautus lähdettäessä |
| Vastuu ja vakuutus | Määräaika yhtiön jäsenelle esittämille vaatimuksille (viisi vuotta, ellei toisin sovita) sekä se, kuka maksaa johdon vastuu- (D&O) vakuutuksen |
Kaksi Commercial Code -lain sääntöä soveltuu riippumatta siitä, mitä sopimuksessa sanotaan. Ensinnäkin, jos yhtiön taloudellinen tilanne heikkenee merkittävästi ja maksujen jatkaminen olisi sille äärimmäisen kohtuutonta, yhtiö voi vaatia pienempää palkkiota. Jäsen voi tällöin irtisanoa sopimuksen yhden kuukauden irtisanomisajalla (§ 180¹).
Toiseksi vastuun rajoitus ei sido velkojia. Jos yhtiö ei pysty maksamaan velkojaan, velkoja tai konkurssipesän hoitaja voi edelleen vaatia jäseneltä vahingonkorvausta, vaikka yhtiö olisi luopunut vaatimuksestaan tai lyhentänyt vanhentumisaikaa (§ 187).
Näin allekirjoitat sopimuksen pätevästi
Hallituksen jäsenen tavanomainen oikeus allekirjoittaa yhtiön puolesta ei kata tätä sopimusta. Osakkaat päättävät sen tekemisestä, muuttamisesta ja päättämisestä, määrittävät sen ehdot ja nimeävät henkilön, joka allekirjoittaa yhtiön puolesta (Commercial Code § 168(1)(10)). Jos yhtiöllä on hallintoneuvosto, se tekee nämä päätökset sen sijaan. Sopimus ilman vaadittua hyväksyntää on pätemätön (§ 181(3)).
Jos allekirjoitat sopimuksen, tarvitset kaksi asiakirjaa: osakkaiden päätöksen, jolla se hyväksytään, palkkio määritellään ja yhtiön edustaja nimetään, sekä itse sopimuksen, jonka tämä edustaja ja hallituksen jäsen allekirjoittavat. Yhden omistajan yhtiössä omistaja tekee päätöksen yksin ja nimeää siinä yhtiön puolesta allekirjoittavan henkilön. Molemmat asiakirjat voidaan allekirjoittaa digitaalisesti virolaisella henkilökortilla tai e-Residency-digitaalihenkilökortilla. Kumpaakaan ei tarvitse toimittaa Viron kaupparekisteriin (Äriregister), joten säilytä ne yhtiön asiakirjojen yhteydessä.
Erottaminen ja eroaminen: irtisanominen, korvaus ja sopimus
Osakkaat voivat erottaa hallituksen jäsenen milloin tahansa ilman syytä, ja hallituksen jäsen voi erota milloin tahansa (Commercial Code § 184). Kumpikin toimi päättää hallituksen jäsenyyden, mutta sopimus päättyy omien ehtojensa ja Law of Obligations Act -lain valtuutussopimuksia koskevien sääntöjen mukaan. Näiden sääntöjen mukaan kumpi tahansa osapuoli voi irtisanoa toistaiseksi voimassa olevan sopimuksen milloin tahansa. Hallituksen jäsen, joka lähtee ennen kuin yhtiö voi järjestää sijaisen, voi kuitenkin joutua korvaamaan yhtiölle aiheutuneen vahingon (§§ 630–631).
Siksi irtisanomisesta ja korvauksesta kannattaa sopia selkeästi. Erottaminen ei itsessään päätä sopimusta, joten erotettu hallituksen jäsen voi väittää, että palkkio jatkuu sopimuksen päättämiseen asti. Kun jäsen lähtee hyvässä yhteisymmärryksessä, osakkaiden hyväksymällä lyhyellä päättämissopimuksella voidaan sopia viimeisestä palkkiosta, luovutuksesta ja mahdollisesta kilpailukiellosta. Rekisteri-ilmoituksia käsitellään oppaissamme hallituksen jäsenen vaihtamisesta ja hallituksesta eroamisesta.
Sopimuksen laatiminen tai tarkistaminen Eesti Firman kanssa
lakitiimimme laatii hallituksen jäsenen sopimuksia yhdessä ne hyväksyvän osakkaiden päätöksen kanssa. Räätälöimme ehdot hallituksesi ja jäsenten palkkiotavan mukaan sekä voimme tarkistaa jo olemassa olevan sopimuksesi. kirjanpitäjämme voivat sen jälkeen rekisteröidä palkkiota saavan hallituksen jäsenen sekä hoitaa palkkion palkanlaskennan ja veroraportoinnin.
Usein kysytyt kysymykset
Kyllä. Molemmat nimet kuvaavat samaa OÜ:n ja sen hallituksen jäsenen välistä sopimusta. Virolaiset asianajotoimistot ja Startup Estonia kutsuvat sitä usein hallituksen jäsenen palvelusopimukseksi, eikä se nimestään riippumatta ole työsopimus.
Kyllä, lähtökohtana. Valtion aloite Startup Estonia julkaisee maksuttoman hallituksen jäsenen palvelusopimuksen mallin, mutta jokainen pohja on mukautettava tehtäviin, palkkioon ja lähtöehtoihin. Se tarvitsee silti osakkaiden hyväksyvän päätöksen.
Ei. Hallituksen jäsenen sopimus voidaan allekirjoittaa paperilla tai digitaalisesti, eikä sitä toimiteta Viron kaupparekisteriin (Äriregister). Se tarvitsee osakkaiden hyväksynnän, koska ilman sitä tehty sopimus on pätemätön.
Kyllä. Viron laki ei edellytä, että yhtiön ja sen hallituksen jäsenen välinen sopimus olisi viron kielellä, joten englanninkielinen sopimus on pätevä. Käytä kieltä, jota jokainen allekirjoittaja ymmärtää.
