Risposta rapida
Una OÜ estone non deve sottoscrivere un contratto con il proprio membro dell’organo amministrativo. Il rapporto inizia quando i soci eleggono il membro e questi accetta, ed è disciplinato dal diritto societario e dalle norme sui contratti di servizi, non dal diritto del lavoro. Vale la pena avere un accordo scritto con il membro dell’organo amministrativo quando la società versa un compenso o nel consiglio siede una persona diversa dall’unico proprietario, poiché stabilisce mansioni, compenso, preavviso e cosa accade in caso di revoca.
Molti fondatori stranieri registrano una società estone a responsabilità limitata (osaühing, OÜ), ne diventano l’unico membro dell’organo amministrativo e non sottoscrivono mai nulla con la propria società. Ciò è legittimo e, in molte di queste società, non serve altro. Un accordo scritto diventa utile quando assumete un amministratore, inserite un cofondatore nell’organo amministrativo o iniziate a corrispondervi un compenso, poiché la legge lascia alle parti la maggior parte delle condizioni pratiche da concordare.
Questa guida spiega quando conviene sottoscrivere un accordo con un membro dell’organo amministrativo, chiamato anche contratto con membro dell’organo amministrativo o accordo di servizi del membro dell’organo amministrativo, e cosa dovrebbe contenere. Chi può far parte dell’organo amministrativo e quando un membro risponde personalmente sono trattati nella nostra guida ai membri dell’organo amministrativo.
Cos’è un accordo con un membro dell’organo amministrativo
Un accordo con un membro dell’organo amministrativo è un contratto tra una OÜ estone e un membro del suo organo amministrativo che definisce le condizioni alle quali tale persona gestisce la società. Il Codice commerciale lo menziona, ma non lo disciplina come tipo contrattuale autonomo. La Corte suprema estone ha ripetutamente descritto il rapporto come simile a un contratto di incarico, che è un contratto di servizi ai sensi del Law of Obligations Act.
L’Employment Contracts Act esclude espressamente l’applicazione ai contratti dei membri dell’organo amministrativo di una società (§ 1(5)). Un membro dell’organo amministrativo non è quindi un dipendente, indipendentemente dal nome del documento, e ha diritto a ferie retribuite, preavviso o indennità di licenziamento solo se l’accordo li prevede.
L’accordo con un membro dell’organo amministrativo è obbligatorio?
No. L’elezione di un membro dell’organo amministrativo richiede una delibera dei soci e il consenso del membro, ma la legge non richiede un contratto. Un contratto può essere concluso in qualsiasi forma (Law of Obligations Act § 11), pertanto le condizioni approvate dai soci e accettate dal membro vincolano le parti anche senza un documento firmato. Un accordo firmato rende semplicemente più facile provarle.
La necessità dipende soprattutto da chi siede nell’organo amministrativo e dal fatto che riceva un compenso:
| La vostra situazione | Serve un accordo con un membro dell’organo amministrativo? |
|---|---|
| Unico proprietario e unico membro dell’organo amministrativo, senza compenso | Di norma no. La legge stabilisce già i vostri doveri |
| Unico proprietario e unico membro dell’organo amministrativo, con compenso | È richiesta una delibera che stabilisca il compenso; è consigliabile un accordo breve |
| Due o più fondatori nell’organo amministrativo | Consigliato, per ripartire i doveri e definire presto compensi e condizioni di uscita |
| Un amministratore assunto o esterno | Fortemente consigliato, per concordare doveri, compenso, preavviso e indennizzo in caso di revoca |
| Un membro dell’organo amministrativo che svolge anche altro lavoro per la società | Consigliato, oltre a un contratto di lavoro separato per l’altra attività |
Ogniqualvolta sia corrisposto un compenso, il suo importo e la procedura di pagamento devono essere stabiliti da una delibera dei soci o dell’organo di vigilanza, se la società ne ha uno (Commercial Code § 180¹). Il modo in cui il compenso è tassato e registrato è illustrato nel nostro articolo sulla remunerazione del membro dell’organo amministrativo.
Accordo con membro dell’organo amministrativo e contratto di lavoro
I due contratti differiscono sotto quattro aspetti principali:
| Aspetto | Accordo con membro dell’organo amministrativo | Contratto di lavoro |
|---|---|---|
| Normativa principale | Commercial Code e Law of Obligations Act | Employment Contracts Act |
| Ferie e orario di lavoro | Solo se previsti dall’accordo | Garantiti dalla legge |
| Cessazione dell’incarico | Revoca dall’incarico in qualsiasi momento, senza motivo; l’accordo termina secondo le proprie condizioni | Il datore di lavoro necessita di un motivo legittimo e, di norma, di preavviso |
| Indennizzo alla cessazione dell’incarico | Solo se previsto dall’accordo | Indennità di licenziamento legale, ove applicabile |
Un membro dell’organo amministrativo può comunque avere un contratto di lavoro con la stessa società, ma solo per attività che non costituiscono gestione. Il fondatore di un piccolo caffè, per esempio, può gestire la società in base a un accordo con membro dell’organo amministrativo e lavorare come chef con un contratto di lavoro, che deve essere approvato anch’esso dai soci. Il nostro articolo sui rapporti di lavoro occultati spiega perché l’attività effettivamente svolta conta più del titolo del contratto.
Cosa includere in un accordo con membro dell’organo amministrativo
L’accordo può disciplinare tutto ciò che non contrasta con la legge o con lo statuto. Le clausole più importanti sono:
| Clausola | Cosa concordare |
|---|---|
| Doveri e limiti | Ambiti di responsabilità, ripartizione del lavoro tra i membri, operazioni che richiedono prima l’approvazione dei soci e modalità di rendiconto ai soci |
| Compenso e spese | Importo, date di pagamento, bonus e rimborso spese, in proporzione ragionevole ai doveri e alle finanze della società |
| Ferie e reperibilità | Giorni liberi retribuiti, se previsti, e livello di reperibilità richiesto al membro, poiché la legge non stabilisce un orario di lavoro per i membri dell’organo amministrativo |
| Durata | Determinata o indeterminata. Salvo che lo statuto stabilisca una durata, un membro dell’organo amministrativo è eletto a tempo indeterminato |
| Preavviso e indennizzo | Preavviso per ciascuna parte, motivi di cessazione senza preavviso e qualsiasi indennizzo dovuto in caso di revoca senza colpa |
| Divieto di concorrenza | Durante l’incarico, il membro non può gestire un’attività concorrente né far parte dell’organo amministrativo di un concorrente senza il consenso dei soci. Qualsiasi limitazione dopo l’uscita del membro deve essere concordata, con ambito e durata |
| Riservatezza e consegna | Cosa costituisce segreto commerciale, durata dell’obbligo e restituzione di documenti, password e accessi all’uscita |
| Responsabilità e assicurazione | Il termine per le pretese della società contro il membro (cinque anni salvo diverso accordo) e chi paga l’assicurazione per la responsabilità di amministratori e funzionari (D&O) |
Due norme del Commercial Code si applicano indipendentemente da quanto stabilito dall’accordo. Primo, se le finanze della società peggiorano significativamente e la prosecuzione dei pagamenti sarebbe estremamente ingiusta per essa, la società può richiedere un compenso inferiore. Il membro può allora risolvere l’accordo con un preavviso di un mese (§ 180¹).
Secondo, una limitazione di responsabilità non vincola i creditori. Se la società non può pagare i propri debiti, un creditore o il curatore fallimentare può comunque richiedere il risarcimento dei danni al membro, anche se la società ha rinunciato alla propria pretesa o abbreviato il termine di prescrizione (§ 187).
Come firmare l’accordo affinché sia valido
Il consueto diritto del membro dell’organo amministrativo di firmare per la società non comprende questo accordo. I soci decidono sulla sua conclusione, modifica e cessazione, ne stabiliscono le condizioni e nominano la persona che firma per la società (Commercial Code § 168(1)(10)). Se la società ha un organo di vigilanza, è quest’ultimo a prendere tali decisioni. Un accordo privo della necessaria approvazione è nullo (§ 181(3)).
Se firmate un accordo, vi servono due documenti: una delibera dei soci che lo approva, stabilisce il compenso e nomina il rappresentante della società, e l’accordo stesso, firmato da tale rappresentante e dal membro dell’organo amministrativo. In una società con un solo proprietario, il proprietario adotta da solo la delibera e vi nomina la persona che firma per la società. Entrambi i documenti possono essere firmati digitalmente con una carta d’identità estone o una carta d’identità digitale e-Residency. Nessuno dei due deve essere depositato presso il Registro delle Imprese estone (Äriregister), quindi conservateli con i registri della società.
Revoca e dimissioni: preavviso, indennizzo e accordo
I soci possono revocare un membro dell’organo amministrativo in qualsiasi momento senza fornire un motivo, e un membro può dimettersi in qualsiasi momento (Commercial Code § 184). Entrambe le azioni pongono fine alla carica nell’organo amministrativo, ma l’accordo termina secondo le proprie condizioni e le norme del Law of Obligations Act sui contratti di incarico. In base a tali norme, ciascuna parte può risolvere in qualsiasi momento un accordo a tempo indeterminato. Un membro dell’organo amministrativo che lascia l’incarico prima che la società possa organizzare una sostituzione potrebbe tuttavia dover risarcire alla società il danno subito (§§ 630–631).
Per questo preavviso e indennizzo meritano una formulazione chiara. La revoca non pone fine all’accordo di per sé, pertanto un membro dell’organo amministrativo revocato potrebbe sostenere che il compenso continui fino alla risoluzione dell’accordo. Quando un membro lascia in buoni rapporti, un breve accordo di risoluzione approvato dai soci può definire l’ultimo compenso, la consegna e l’eventuale divieto di concorrenza. I depositi al registro sono trattati nelle nostre guide sulla modifica di un membro dell’organo amministrativo e sulle dimissioni dall’organo amministrativo.
Redazione o revisione del vostro accordo con Eesti Firma
Il nostro team legale redige accordi con membri dell’organo amministrativo insieme alla delibera dei soci che li approva. Adattiamo le condizioni al vostro organo amministrativo e al modo in cui i suoi membri sono remunerati, e possiamo anche revisionare un accordo già in vostro possesso. I nostri commercialisti possono poi registrare un membro dell’organo amministrativo retribuito e gestire l’elaborazione delle retribuzioni e le dichiarazioni fiscali relative al compenso.
Domande frequenti
Sì. Entrambi i nomi descrivono lo stesso contratto tra una OÜ e un membro del suo organo amministrativo. Gli studi legali estoni e Startup Estonia lo chiamano spesso accordo di servizi del membro dell’organo amministrativo e, qualunque sia il nome, non è un contratto di lavoro.
Sì, come punto di partenza. Startup Estonia, un’iniziativa governativa, pubblica un modello gratuito di accordo di servizi del membro dell’organo amministrativo, ma ogni modello deve essere adattato a doveri, compenso e condizioni di uscita. Richiede comunque una delibera dei soci che lo approvi.
No. Un accordo con membro dell’organo amministrativo può essere firmato su carta o digitalmente e non viene depositato presso il Registro delle Imprese estone (Äriregister). Richiede però l’approvazione dei soci, perché un accordo senza tale approvazione è nullo.
Sì. La legge estone non richiede che un contratto tra una società e il proprio membro dell’organo amministrativo sia in estone, pertanto un accordo in inglese è valido. Usate una lingua compresa da ogni firmatario.
